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電子檔案管理制度范文第1篇

建立現代企業檔案管理制度是企業改革的一項重要措施，是企業檔案工作保持健康發展的必要手段。因為企業制度的創新與現代企業檔案管理制度的建立是互相補充、促進的。

（一）企業改革需要檔案管理制度的創新，在企業改革過程中，無論是轉變經營機制，還是建立現代企業制度.檔案為企業調整組織和產業結構，對外經濟合作、清產核資.進入市場成為具有獨立法人權力競爭者提供重要的信息和依據。

（二）現代企業制度的建立對檔案工作也提出了新的要求，如果企業檔案工作還停留在傳統管理模式下，將阻礙其發展。作為企業科技信息管理的組成部分，檔案部門要積極探索檔案工作發展的新思路，著手進行改革.實現檔案管理制度的創新。

（三）制定檔案管理制度，是為了加強檔案管理工作，提高檔案管理質量，更好地為社會、為民眾、為企事業服務，檔案管理制度的強弱直接影響到檔案管理的效率和效能。

二、結合實際，建立現代企業檔案管理制度體系

檔案管理制度的建設是科學規范開展檔案工作、加強企業信息檔案資源建設工作的首要環節。因為制度是基礎保證和根本保障，它使各項工作有章可循、有法可依。現代檔案管理制度體系的建設應包含檔案工作規章、檔案管理制度、檔案業務規范和重點檔案工作制度等方面的內容。其中檔案工作規章包括各級、各部門檔案工作人員責任及文件形成歸檔責任制度、檔案工作規定、資產與產權變動檔案處置辦法、檔案工作責任追究制度、檔案管理應急預案等方面；檔案管理制度具體又涵蓋了檔案管理辦法、檔案保管制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統計制度、檔案利用制度、檔案保密制度、電子文件歸檔管理制度等制度內容；檔案業務規范則又囊括了檔案整理規范、檔案分類方案、文件歸檔范圍和保管期限表、特殊載體檔案管理規范、檔案全宗管理辦法等內容；而重點檔案工作制度則包含了軍工電子固定資產投資項目檔案管理規范、檔案工作協作組工作規則等等。

筆者所在的中電海康集團有限公司是2014年在總部中國電子科技集團公司“加快安全電子產業發展”的號召下由中國電子科技集團公司第五十二研究所下屬全資子公司浙江海康集團組建而成的安全電子產業子集團，公司建立伊始，公司領導就十分注重制度體系建設工作。中電海康檔案管理辦公室更是積極配合公司制度建設工作，結合檔案工作的特點難點，在貫徹公司制度建設的總體部署和要求的前提下，檔案工作人員勤做功課，積極調研，認真完成《中電海康集團有限公司檔案管理辦法》，其中包含了檔案管理人員工作職責、檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等等規范，奠定了檔案管理工作的基礎，初步在制度建設和執行環節層面上打造了閉環管理平臺。隨后各專兼職專業檔案管理人員結合自身工作實際經驗，相繼出臺《文書檔案管理細則》、《會計檔案管理細則》、《科研檔案管理細則》《儀器設備檔案管理細則》等等制度規范，進一步強化責任落實，嚴格工作標準，使檔案管理工作很快上了一個新的臺階。后續我公司檔案管理部門將進一步完善檔案管理制度建設，從強化企業檔案資源建設角度出發，積極學習、研究先進企業的檔案資源建設經驗，制定出適合我公司發展要求的企業檔案資源建設制度，推進公司檔案資源建設工作的開展，如《企業檔案資源開發與利用制度》、《檔案資源建設管理制度》、《檔案資源建設達標升級考核測評辦法》等制度，最終建立健全一整套科學規范、可操作性強的現代檔案管理制度，夯實公司檔案管理工作的基礎。

三、如何優化創新檔案管理制度體系

（一）制度創新戰略――走實用化之路

沒有永久不變的制度，只要是符合本單位實際情況的，可以進一步提高效率的就是好制度。制度創新的成果要經得起實踐的考驗。在檔案館看來有效可行的制度，未必在基層單位檔案室能順利推廣和應用。檔案人員一定要深入學習和研究本單位的當前發展戰略和中長期發展規劃。制度創新著眼點在于組織內部。機制與制度是密切相關的。機制是由制度內化而來的，檔案管理制度是否符合本單位運行規律，這是檔案管理機制創新能否實現的關鍵。

（二）管理創新戰略――走復合化管理模式之路

新世紀的新技術革命，正在推進組織管理現代化和辦公自動化。檔案形成的規范性和檔案利用的廣泛性，將使檔案和檔案工作走出檔案室，走向組織管理的每個角落，使檔案事業成為組織內全體干部職工的共同事業。搞檔案工作信息化也好，搞檔案數字化也好，千萬不能忽視傳統檔案管理模式。我們主張在傳統的基礎上進行改進，引進現代化的技術和管理手段。數字檔案和紙質檔案同步推進，采用復合化管理模式。復合化檔案管理模式是檔案載體多元化，兩種不同載體的檔案如何有機結合保存的模式，有利于檔案管理發展的良好模式。

電子檔案管理制度范文第2篇

關鍵詞：房屋；管理員；電子檔案；檔案管理

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：

引言：隨著城鎮化進程的加速發展，城市建設規模的不斷擴大，道路、市政配套、房屋建設較之前有了巨大變化。住宅及商業用地不斷推出，商品房及商業辦公用房的建設工作已經成為城鎮化發展的主要表現。在此建設過程中，房地產企業作為投資建設的業主方，有著重要的地位。房地產企業作為業主方，在工程竣工后交付使用前，有兩大驗收需要通過，一是工程實體驗收，二是工程檔案驗收。由此可見，工程檔案與工程實體同等重要，兩者密不可分。房地產企業作為一個企業來說，不單單只有工程檔案，在運行過程中還會形成行政檔案、人事檔案、成本檔案、營銷檔案、財務檔案等。本文以項目公司為例，就如何做好這些專業檔案的管理工作來進行探討。

1、房地產企業項目公司檔案管理現狀

1.1制度執行力度不夠，領導重視不夠，各部門檔案未能集中統一管理。集團檔案管理制度下發已經較長時間，制度培訓也已開展幾次，但僅憑檔案管理員個人能力，無法完成集中統一管理，公司領導對檔案管理工作沒有切實的重視，對集中統一管理沒有要求，對一些財務檔案、人事檔案等屬于公司層面的保密資料的考慮，致使各部門檔案沒有集中統一管理。其實說白了，就是專職檔案管理員，只有責任，沒有權利。公司賦予專職檔案管理員有對接集團及外部相關單位一切檢查及制度執行的責任，但對下，卻沒有管理各部門兼職檔案管理員的權利，致使制度執行不下去。

1.2由于辦公條件的限制，要實現檔案的集中統一管理難度較大。檔案室過小，辦公地點不固定。往往很多項目公司，辦公地點根據項目地點來定，無法長期固定在一個辦公場所，經常搬遷，導致檔案資料在搬遷過程中部份丟失或不同程度的損毀。因辦公環境限制，公司無法給專職檔案管理員較大的檔案室，檔案室面積較小，無法容納公司所有專業檔案的入庫保管工作。分配給各部門僅是較小的一個個的檔案室，各部門自行保管部門檔案。

1.3兼職檔案管理員專業知識不夠，人員變動較頻繁。兼職檔案管理員往往不只負責本部門檔案業務工作，都還有一份主要的本職工作，檔案收集整理僅作為副業，招聘時也未注明需有檔案管理業務知識。因僅是兼職的檔案管理員，主管工作并不在此，故工作變動機率較大，移交工作較頻繁，導致移交不細致，有檔案遺漏現象。

1.4資料繁多，歸檔不及時，尤其工程施工過程資料。房地產企業檔案，包含工程檔案、行政檔案、人事檔案、財務檔案、成本檔案、營銷檔案等，這些檔案分別由責任部門負責收集整理歸檔，經辦部門由于考慮到資料的后續利用問題，往往不會移交到專職檔案管理員處保存。施工過程中形成的施工資料，往往是現場施工完成后補，等工程竣工后才能完整移交。

1.5電子檔案歸檔工作較差。目前來講，大家對電子檔案的歸檔意識不強，電子檔案都放在經辦人電腦里，兼職檔案管理員對電子檔案的內容及數量并不清楚，造成收集不及時，不完善，從而導致公司電子檔案歸檔工作的嚴重缺失。更有一些對電子文件隨意進行增加、刪除、修改等操作，不把電子文件作為檔案來源對待，因而是原始的電子稿件面目全非，影響電子檔案的保存價值。

2、就目前檔案管理的現狀，解決辦法

2.1加強制度學習，嚴格貫徹落實制度要求集中統一管理。確定檔案收集整理歸檔的統一標準，建立公司檔案管理制度，組織全體員工，認真學習檔案管理制度，加大各部門負責人對部門檔案歸檔的重視程度，從上而下的引導大家嚴格按制度執行。建立獎懲措施，對檔案整理較好移交及時的個人予以獎勵，對未按照規定整理移交的予以處罰。

2.2克服辦公地點不固定的弊端，搬遷過程中切實做好檔案的打包裝箱工作；搬遷后及時拆箱整理。不定期對各部門檔案歸檔工作進行檢查，督促及時整改，對各部門檔案室進行定期檢查，對檔案整理不規范情況進行整改復查，對檔案庫房里設備不合要求情況進行整改。每年定期對各部門檔案室檔案歸檔情況進行統計，切實掌握各部門檔案狀況。

2.3定期組織兼職檔案管理員進行檔案管理制度培訓，加強業務知識學習。公司定期組織兼職檔案管理員進行集中培訓學習，相互溝通，對資料收集過程中產生的問題進行集中解答。盡量保持兼職檔案管理員的穩定性，兼職檔案管理員離職需專職檔案管理員簽字認可，所保管檔案資料需全部移交專職檔案管理員方可離職。

2.4針對各專業檔案內容繁多，歸檔不及時現象，制定統一的標準，明確歸檔的時間節點和歸檔范圍。公司專門設置兼職檔案管理員，負責各部門歸檔資料的收集整理工作，對經辦人員進行催收，及時整理歸檔入庫。施工過程中的資料，需由施工單位資料員進行收集整理，過程中督促施工單位資料員，不定期對施工過程資料進行現場檢查，發現問題及時整改落實，對資料不及時現象進行嚴肅處理，杜絕事后補資料。

2.5電子檔案的收集主要靠經辦人自覺移交，為此，制定一整套電子檔案收集整理保管的制度要求，經常組織全員培訓，讓大家養成電子檔案自覺移交檔案管理員的習慣。電子檔案的保存方面，刻錄只讀光盤，使用可保存50年以上無障礙使用的優質只讀光盤，索尼、三菱等進口光盤。使用專門的光盤檔案盒，并對每份光盤檔案進行說明。

3、總結

針對目前大多數房地產項目公司來說，要徹底解決檔案管理方面的問題，歸根結底是制度的制定和貫徹落實。房地產企業根據自身情況及條件，制定一套切實可行的檔案管理制度及獎懲措施，根據企業發展的程度不斷完善各項檔案管理制度，堅持走依法治檔的道路。引導企業領導重視檔案管理工作，明確領導的職責要求，形成企業領導主管，各部門協同，檔案部門檔案管理員具體負責的管理模式，才能確保檔案管理制度的最終落到實處，才能保證房地產企業檔案的完整性、準確性。企業保存檔案的最終目的是為了檔案的利用，只有檔案保管做到的完整性、準確性，才可能對最終的利用起到作用，否則，檔案管理工作就是虛的，無意義的。

參考文獻：

[1]郭美孝：建設項目檔案收集歸檔存在的問題與對策[J].機電兵船檔案，2008（1）.

[2]高峰：淺談房地產建設項目檔案管理[J].浙江檔案.2000.6.

[3]董桂英：房地產企業的檔案管理[J].蘭臺世界，2006.4.

電子檔案管理制度范文第3篇

【關鍵詞】創新；人事檔案；管理制度

1.引言

隨著市場化經濟改革的不斷深化，各單位為適應新形勢下社會發展的需要，不斷創新管理制度，提高管理效率。人事檔案是記錄和反映職工的學習經歷、思想品德、工作經歷、日常表現等內容的記錄檔案，是各單位日常管理制度的重要組成部分，尤其是在當今社會人才流動頻繁、流動量大的背景下，人事檔案管理制度的科學性和高效性顯得更加重要，探索一條適應社會發展的人事檔案管理制度勢在必行。

2.我國人事檔案管理制度的現狀

人事檔案管理制度在我國的發展建立相對于西方發達國家來說相對滯后，雖然最近幾年國家加大了檔案管理的立法力度，逐漸健全人事檔案管理制度，但由于發展時間較短，還存在一些問題。首先，人事檔案存在的“棄檔”現象嚴重。造成這種現象的主要原因就是人們對個人檔案管理重視程度不足，當個人工作或學習單位發生變化時，并不能及時將檔案隨本人一起轉至新的單位，根據相關部門的統計數據，現在已有70多萬份“棄檔”。其次，人事檔案內容不完善。現階段我國人事檔案中的內容主要包括學習經歷、日常表現、工作經歷等內容，但是隨著社會的不斷進步，這些內容已經無法真實反映一個人在社會活動中的主要內容，如個人誠信、道德素質、特殊技能等方面。第三，人事檔案管理機構缺少專業化人才。目前我國人事檔案管理機構工作人員的專業化水平較低，很難實現人事檔案的科學化和高效化管理，一直處于一種被動的工作狀態，檔案管理不僅僅是檔案的整理和保管，還要進行規范分類、檔案修復等工作。所以，在當今社會快速發展，人才流動頻繁的新形勢下，加快人事檔案管理制度創新勢在必行。

3.人事檔案管理制度與模式的探索

3.1創新人事檔案管理制度遵循的原則。人事檔案管理制度應該符合現階段人才市場流動性大的特點，能夠對人員流動做出快速的反應，創新人事檔案管理制度需要遵循以下幾方面：3.1.1人事檔案內容要與時俱進，保證完整性。人事檔案記錄的內容必須要準確、詳細、全面，新型人事檔案的內容能夠真實反映一個人在各個階段的生活、工作或學習情況，增加個人道德素質、特殊技能等方面的記錄內容，這樣就能給國家提供一個詳細和準確的檔案信息。3.1.2人事檔案管理標準化。人事檔案要依據國家有關檔案管理規定進行管理，各地方和單位不得隨意違反有關法律法規，保證人事檔案規范統一。3.1.3人事檔案管理要以服務為原則。人事檔案是全面反映一個人的履歷資料，是求職者向用人單位證明自己的重要材料，所以人事檔案的建立和管理要以服務個人為原則，能夠適應市場化需要，對人才的流動管理有很大幫助。3.2創新人事檔案管理的措施。針對目前我國人事檔案管理存在的問題，今后創新人事檔案管理要從以下方面著手。首先，打破現有人事檔案管理統一的現狀。現在人事檔案都是有各單位或政府人事部門進行統一管理，實踐證明這種管理模式存在種種弊端，效率低、不科學。人事檔案應該是每一個公民都應該具有的，不受職業、身份等因素的限制，而實際社會中只有在正式工作單位工作的人員才有人事檔案，而自由職業者、農民等特殊群體沒有自己的檔案，這對于社會管理來說存在很大的困難。人事檔案管理可以根據不同人群進行分類管理，對于事業單位、企業、學校等類別人員的人事檔案可以轉交給個人所在單位進行管理，組織各單位檔案管理員進行專業培訓，學習先進的人事檔案管理知識。對于像自由職業者、農民等無固定工作單位人員的人事檔案可以轉交給當地所在居委會或村委會，這類人員的人事檔案內容無需像企事業單位人員的檔案內容一樣詳細，只需要體現個人最基本的信息即可，這樣降低基層部門對人事檔案管理的難度。人事檔案分類管理不僅可以提高檔案管理效率，而且對于現在人才流動頻繁造成檔案跟進不及時的問題有很大幫助。其次，人事檔案平等性。人事檔案管理要遵循平等的原則，我國人事管理制度規定政府工作人員、科研機構研究人員、國有企業員工、高學歷人才等特殊人群才能夠建立檔案。一般情況下，不具備人事檔案的人員在享受社會福利、就業、入學等方面會有很大差別。所以，人事檔案制度要消除檔案身份限定，對全社會公民建立人事檔案，由各單位或政府檔案管理部門進行管理。最后，建立電子檔案管理制度。傳統的紙質檔案存在管理和攜帶不方便、容易丟失、不易保存等缺點，而現在隨著互聯網技術的發展，大數據和云存儲技術的不斷完善，建立電子人事檔案是今后人事檔案管理模式的發展方向，電子人事檔案可以進行快速查找、調用，便于集中管理，更加高效便捷。

人事檔案管理制度的創新需要國家制定相應的法律法規，完善我國的人事檔案管理制度，堅持以人為本，秉承服務于民的宗旨，結合我國的國情建立一套符合我國現狀，順應社會發展趨勢的人事管理制度，促進社會穩定發展。

作者:徐鵬 單位:黑龍江省有色金屬地質勘查七O二隊

參考文獻：

[1]朱傳芳.關于創新人事檔案管理制度與模式的探索[J].黑龍江史志,2014,(23).

[2]楊群英.新時代人事檔案管理制度與模式的創新探索[J].勞動保障世界,2015,S1:37.

電子檔案管理制度范文第4篇

關鍵詞：電子管理 圖書檔案管理 重要性

將圖書檔案進行電子管理最終形成電子檔案，電子檔案就是將具有一定價值的數據或文件進行整理、歸檔和保存而形成的電子文件。隨著信息技術的發展，這種方便、快捷、有效的管理方式在圖書管理中大受歡迎，提升了圖書管理的電子化水平，成為圖書管理工作順利進行的最佳選擇。

一.電子檔案管理的優越性體現

1.電子檔案方便快捷，能提高工作效率。相較于傳統人工管理方式，電子檔案管理最重要的特點就是方便快捷，工作人員無需再進行繁重的手工操作，只需用計算機處理圖書的歸檔、檢索等工作，這大大減輕了檔案管理人員的勞動強度。同時，電子檔案管理的準確性很高，操作起來也相對簡單，增刪信息的流程被簡化，有效提高圖書檔案管理工作的效率。之外，電子檔案的傳輸速度也相應加快，檔案管理者通過網絡傳播就可以將檔案傳輸給需要者，達到網絡資源共享的目的。

2.電子檔案管理能夠防止文件丟失。傳統圖書檔案管理都是紙質存檔，很容易丟失或者損壞，一旦丟失或者遺漏文件只能靠拆卷重裝來補救，繁重的工作給圖書管理者增加了不小的負擔和麻煩。電子檔案管理就避免了這一問題的出現，本來進行紙質歸檔的文件上傳到網絡以后，可以隨時補漏增缺，可以多復制幾份進行存檔，就不會出現文件丟失等問題。

3.電子檔案管理形式多樣，易于保存。傳統的紙質圖書檔案保存方式較為單一，電子檔案則不同，它的存儲形式多種多樣，包括文字、圖形、音像，影像等都可以保存在浩瀚的網絡媒介中。紙質檔案存在著被人亂涂亂畫或被有意銷毀的弊端，一旦損壞，很難有備份可以參考，那么，電子檔案則不會出現這樣的問題，它能夠將圖書檔案長久的安全的保存下去，供人調配使用。

二.加強電子圖書檔案管理的策略

雖然電子檔案在實際應用中已經取得了較多的成績，但是在具體的圖書檔案管理工作中仍然存在很多問題，如電子圖書檔案管理的網絡安全性問題，電子圖書檔案管理制度存在不完善現象，以及工作人員的業務水平有待提高等。因此，就電子圖書檔案管理中存在的這些問題，下面將一一提出解決策略。

1.提高電子圖書檔案存放空間的安全性。電子圖書檔案的存放環境是保障其信息安全可靠的基本條件，加強電子圖書檔案管理首先應該強化對電子圖書檔案存放環境的保護措施。因此，需要工作人員對辦公場所加強管理，防止發生電擊、火災等突發事件，保證電子檔案能夠有一個安全可靠的存儲環境。與此同時，工作人員最好將電子檔案進行多個備份處理，放在不同的存儲位置能夠保證發生意外時及時予以補救。尤其是遇到電腦病毒入侵或者其他破壞程序的侵害時，因為有多個備份，就不必擔心數據或文件大量丟失。

2.完善電子圖書檔案管理制度。在電子圖書檔案管理過程中，為了確保文件或數據的存儲安全，務必要加強管理制度設計。要培養一批高素質高水平的工作人員來負責電子圖書檔案的編制工作，進行編制設計時要以確保文件真實可靠為前提和依據。而且，工作人員要以檔案的級別作為劃分依據，及時對圖書檔案進行整理、歸檔和保存，在存儲之前必須要交給審查人員核實，以確保存儲數據的準確無誤。例如，針對單位檔案的館藏狀況進行系統化整理，根據檔案資料的實際情況來確定電子存儲方式，包括照相機、掃描儀或者光盤的恰當使用，從而建立起相對完整的電子圖書檔案管理制度。

3.加強電子圖書檔案系統管理設計。除了提高電子圖書檔案的存放安全性以及完善電子圖書檔案管理制度以外，加強電子圖書檔案系統管理設計也顯得尤為必要。電子圖書檔案管理系統的不健全會直接影響信息安全性，所以針對這一問題，需要設計者在設計管理系統時進行加密設計，并且定期更換密碼，設置訪問權限，以防止任何不法分子通過某些途徑獲取信息，破壞電子圖書檔案信息。同時，規定時間內要對管理系統進行維修和保護，防止病毒侵入而產生系統漏洞，以保障電子圖書檔案系統的安全性。

4.提升工作人員的業務能力和水平。電子圖書檔案管理系統省去了大部分人力，但是并不意味著不用任何人力就能完成整個系統的運作，在整個操作過程中，工作人員的業務能力決定了電子圖書檔案管理系統能否正常高校運行。所以，為了保證操作的安全，還應該加強培訓工作人員的業務能力和水平，包括對計算機技術的掌控能力和網絡知識水平等。

電子檔案管理制度范文第5篇

關鍵詞：電子檔案 醫院管理 應用

中圖分類號：G270.7

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2012）04-277-01

電子檔案是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄。隨著信息時代的高速發展，醫療技術及醫療相關信息技術也日新月異，醫院檔案的管理范圍也從以往傳統的文書檔案發展為多層次、多形式的檔案模式，電子文檔在醫院檔案管理中的新內容及新要求，如何提高醫院的電子文檔檔案管理質量，是醫院檔案管理中亟待解決的問題。加強檔案管理的現代化建設，是醫院檔案實行現代化管理的根本任務。提高醫院電子檔案管理的質量，推進電子檔案管理的建設。

一、電子檔案的整理、開發和利用

1.電子檔案的整理。在電子文件轉化為電子檔案后，由于計算機可以按需求隨時將電子檔案的單份文件從任何角度進行分類、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個基本保管單位。電子檔案整理的主要任務也從對案卷的整理而轉為對光盤磁介質的整理;即對接收來的脫機保存的光盤數據進行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統中的電子檔案制作光盤備份，同時對光盤進行編目、排架等。

2.電子檔案的開發利用。電子檔案的獨特性決定了電子檔案的開發和利用比傳統檔案更加快捷、方便，更具實用性。（1）開發平臺的選擇。系統的目標是將各科室管理的數據通過網絡連為一體，便于共享數據資源，因此應選用分布式數據庫管理系統作為開發平臺，同時在檔案管理所在科室建立數據庫，數據直接上機存取，既節約了經費，又方便了各科室互訪數據。（2）硬件要求。各科室檔案的計算機在處理大量各類檔案信息的同時，又要互相進行數據通信，所以硬件必須具備相應的需求條件。（3）數據庫模式設計。數據庫的模式設計是一個非常復雜的問題，設計的目標既要滿足當前的應用需要，又要滿足可預見未來的應用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴充。（4）應用程序設計。設計數據輸入、查詢、事務處理、報表處理等應用程序。（5）數據的備份及故障恢復。檔案數據是珍貴的數據資源，為避免出現系統對數據資源的破壞，應用系統必須能定期對數據進行備份，以便于數據信息被破壞后的恢復。（6）數據庫的安全性保護。電子檔案利用必須在保證數據庫的安全性的前提下進行。所謂安全性保護就是防止非法使用數據庫。在一個系統中，安全性保護非常重要，并不是所有用戶都可以使用檔案數據庫。這就需要對用戶使用數據庫提供鑒別方法，即使用權鑒別，也要由計算機確認合法性。例如:設置口令等，對存取控制權的鑒別，檔案本身的保密程度不同，開放程序也不同，應對獲準使用系統的人員及其訪問數據庫的范圍加以限制，對不同的人員予以不同使用權限。檔案管理者可根據電子檔案內容的密級程度，確定提供利用載體的方法，使用者按照使用權限使用載體拷貝，由計算機確認是否合法，并按期回收，同時通過網絡傳輸電子檔案。互聯網的開通方便了檔案部門之間信息的相互交流，同一份材料可以同時為多人利用，也可以直接各科室到檔案電腦上查詢權限范圍內提供的相關內容。電子檔案的開發利用應充分發揮計算機信息采集、綜合統計的功能對整個過程進行分析、統計，找出規律，探求新的方式與途徑，加強計算機軟硬平臺建設，滿足用戶需求，最大限度開發利用電子檔案，與此同時，還要注意確保檔案資源安全利用。

二、建立完善的醫院檔案管理網絡

1.醫院檔案管理信息量大、類別多，可采取相應的高科技手段，為數據庫無紙化創造契機。建立健全醫院檔案管理的醫院、檔案室、科室三級管理網絡是醫院檔案管理的重要保證。通過三級檔案管理網絡的建立，明確醫院電子檔案管理的職責、線條及要求。這種管理模式有利于統一領導、統一機構、統一制度、統一操作、統一保管；有利于組織監督各部門的檔案管理工作。醫院的電子檔案管理可以實行檔案管理與其他信息管理分開的方式，這種方式主要由信息科和綜合檔案室組成，信息科負責醫院病案統計管理、圖書管理和計算機管理，綜合檔案室主要對各種門類、載體的檔案進行統一管理，并對本單位的檔案工作進行監督、指導和檢查。兩個部門職責明確，互相配合，共同協作。

2.制定電子檔案管理制度。要做好醫療電子檔案的管理工作，制度建設是重要環節。根據電子檔案管理規范，結合醫院實際情況，制定一套切實可行的電子檔案管理制度，規范電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責任、檢查鑒定等一系列工作環節，做到有章可循。制定電子檔案管理制度時應注意劃清歸檔過程中各級各類人員的責任；歸檔時機應適合醫院工作實際；歸檔電子文件的責任簽署應明確以及電子文件的動態管理問題。可把電子檔案管理制度納入醫院的崗位責任制和考核辦法中，使醫院的電子檔案管理按規范化的流程進行管理。

三、加強對電子文件所依賴的計算機軟、硬件設施管理

1.軟件管理上，要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設備，對應歸檔的電子文件、數據資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限。

2.硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環境，強化防磁設施的完善和維護，有條件的應及時升級服務器主機和數據庫的硬件設施，確保檔案電子信息數據在保存和傳輸過程中安全、穩定。

隨著科學技術及信息技術不斷地發展，醫院檔案的管理也出現了許多新的變化，醫院檔案管理必須從管理思想、管理方法、管理手段及管理創新等方面不斷改進，緊跟時代步伐。檔案管理人員也要不斷學習，不斷提高自己，不斷以創新的精神去改進工作，以滿足醫院對檔案管理不斷提高的需要，為醫院的檔案管理事業做出貢獻。

參考文獻：

1.夏利宏.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策[J].新西部（下半月），2009（8）

2.趙晏.淺談加強電子檔案管理[J].商業文化（學術版），2009（12）