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一、國有企業中后勤部門存在的問題
(一)制度的不完善,責任分工不明。盡管有一些國有企業建立了管理后勤部門,但是都比較單一,沒有相關的制度。而實際的生活中,需要將臨時的工作落定為長期工作時,后勤部門的管理弊端就顯而易見,出現嚴重的人員不足問題。員工之間的工作較分散,沒有協調性,不能匯聚為后勤工作的合力。還容易出現吃大鍋飯的現象。后期管理制度的不完善就是由于沒有明確的責任分工,使得有問題就會出現相互推脫的現象,從而影響企業的正常的運行。(二)跟不上企業發展的腳步,投入不足。當前的國有企業對后勤部門不重視,低估了后勤部門的能力和在企業中的作用,不愿意為其提供相應的人力和物力,人員多為老員工,缺少新鮮血液,導致后勤部門中缺乏人才,管理技術落后。企業中后勤管理水平不能趕上企業的發展的需求,對企業的長遠發展有一定的不利影響。(三)部門間缺乏溝通,不能成為合力。每個部門只關心自己的業績,而不愿意為與自己部門無關的工作花費時間和人力。因此,當一個部門不能完成其工作,就會出現合作不力和支持不夠的現象。后勤部往往是獨立的管理單元,和相關的一線部門關系緊密,但部門之間卻聯系甚少,由于長期缺乏溝通和聯系,導致長期工作出現重復,而影響公司管理上的執行力和實踐力。
二、后勤管理的精細化管理策略研究
(一)加強精細化管理的領導能力。精細化后勤管理,就需要國有企業內部能夠做到思想一致,活動組織有保障,在運營精細化管理的過程時,就必須將后勤部的管理單元利用標準化和精細化的管理理念將各項工作進行合理的疏導和整合,將其成為企業管理制度的標準。與此同時,最重要的還是企業管理者在思想上創造價值的管理理念,使全體員工重視后勤,向后勤部門學習管理知識,將后勤管理和經營之間協調發展,并將后勤管理精細化到每位員工。(二)完善部門結構,搭建管理制度平臺。精細化管理是將后勤工作進行細化和精確化,將責任落實,這種做法能夠極大地提高管理質量。首先,要將后勤部門中的管理內容標準化和程序化。而對后期部的管理進行明確分工,即責任到人,明確誰負責哪個管理模塊,避免出現工作交叉的情況。在這種做法下,能避免推卸責任的現象發生。但是不可以出現沒有任何人管理的問題,這將會導致更大的管理漏洞。對于后勤服務管理,在開發管理程序時,可以根據實際情況和工作單位需要進行協調交流,這有利于實現水利水電企業物流服務的標準化,提高精細管理質量。在管理過程中,以物流業務流程為指導,建立組織架構和結構的管理,注重業務流程的創新和優化,發現不合理的地方,需要及時改進以確保管理質量。將后勤部門之間建立聯動機制,因為許多后勤都不是日常的短期工作,而是長期的工作。對于這個特征,我們需要建立有效的聯動機制來優化工作的流程,并同時降低運營的成本,提高工作的執行力,來不斷建立完善的后勤管理體制。后勤管理的精細化是需要不斷進步的科學管理制度來支撐的。企業在制定制度的時候,應該充分的結合自身的發展利益和員工的福利。應該多聽取普通員工和制度執行者的建議,使企業的后勤管理部門是每個人的責任,形成責任到人,過程有章可循的制度管理體系。(三)后勤精細化管理須做到以人為本。堅持以人為本的管理理念,是國有企業一直遵守的主要特征,也將是精細化管理的條件。在后勤部中推廣精細化管理理念時,必須要重視員工的主導性,提高員工的積極性,這樣就會讓員工自動加入到管理工作中去,并積極發揮其自身的主觀能動性,讓員工覺得自己是企業的主人,愿意發揮自己的能力。
三、結論
國有企業后勤的精細化管理是順應時代所需,更是適應國有企業市場競爭的必經之路。后勤的管理需做到和一線生產和業務的精細化管理,要有效地發揮企業的競爭力和創造力,就要在國有企業中發揮自身的積極作用,為企業的發展做出更大的貢獻。
作者:邵澤湘 單位:中國商用飛機有限責任公司
【參考文獻】
[1]成樹軍.淺析國有企業后勤的精細化管理[J].企業導報,2014(16).
后勤工作內容各部分之間關聯度低,呈現點多面廣和熱點、難點問題多現象。長期以來,后勤部門被定位為安置型、福利型,使得后勤管理職能多,組織結構顯得龐大,管理幅度寬,難以形成流程化作業。同時又將后勤部門的職能簡單化、附屬化,對后勤部門的資源、資金投入有限,對后勤體系整體發展造成了不利影響,后勤工作效率下降,反應相對遲鈍,使得后勤體系發展無法適應企業整體發展要求。附帶也出現了職員節約意識較弱,出現了不同程度的浪費現象。
二、管理體系建立關鍵內容
1.建立責任制。嚴密機制的建立是提高后勤管理質量的根本,健全和規范的制度是管理得以實施的準則,是促進后勤管理制度化、規范化發展的關鍵。后勤管理體系的建立應使后勤工作人員明確自身責任、各司其職,根據后勤崗位的設置制定后勤各類工作人員的崗位職責、工作規程、道德規范等制度,建立專職管理制度,做到職責、規章和制度張貼公布上墻和編印成冊,使后勤責任體系深入人心、落實到位。責任制的完善同時也是建立后勤服務快速反應機制、首問責任制等制度的基礎。2.建立培訓機制。加大后勤工作人員工作技能和服務意識教育等培訓工作,建立高素質管理隊伍和技術隊伍。在后勤部門營造積極的學習氛圍,力爭通過能力及意識的培訓提高管理水平,轉變后勤部門員工和企業其余部門員工觀念。若條件允許,可建立采用少層次系統網絡管理方法的信息化管理系統。實踐表明,后勤管理的信息化對提高管理效率,提高后勤保障效率,節省物力、財力大有裨益。除建立針對后勤部門員工的培訓機制外,還應大力開展群眾活動,做好宣傳教育,以期獲得各方面對后勤工作的大力支持。3.建立健全規范制度。制度是后勤工作人員行為的參考和保證,同時也是考核工作人員是否按章辦事、合理辦事的依據。沒有制度的保證,后勤管理工作就沒有參考標準,難以做到思想統一,工作行為也缺乏準則。后勤管理體系的建立必須通過制度來規范,引導和規范工作人員行為,為建設高效完善后勤服務打下基礎。4.建立資源統籌管理制度。后勤部門的工作內容因企業不同而存在一定差異,但基于企業內部的運行機制和與外部的依存關系,資源統籌管理可實現最大限度的資源共享,避免重復購置,提高使用率。要在低投入前提下最大限度滿足后勤服務保障,資源統籌管理制度的建立刻不容緩。5.建立后勤績效考核體系。績效考核體系只是績效管理其中一環,但行之有效的考核體系不僅對增強后勤部門運行效率、提高員工職業技能和工作積極性有重要意義,還能幫助管理者熟悉員工工作,幫助員工找到改善工作成績的具體方法。從企業長期發展角度出發,征求部門員工意見和建議,討論所列績效考核標準的可行性和考核的周期,明確績效考核計劃,建立一套行之有效的針對后勤部門工作人員的績效考核體系。同時,后勤績效考核體系要與崗位職責制和薪酬管理相配合。
三、實例探討
本文作者:王樹嫻工作單位:南京鐵道職業技術學院
1、服務觀念有待進一步提高在當前階段,高校都在推進后勤社會化,推動物業管理改革深入開展。但是應該看到,高校物業管理還處于發展階段,尤其是很多高校的物業管理企業是由學校原有的后勤部門轉型過來的,很多企業管理者的服務意識和服務觀念還不能適應高校后勤改革的需要,依然停留或保持在原有管理模式上,服務意識不強,市場觀念淡薄。而很多教職員工對于物業管理還存在著誤區,難以接受高校花錢買服務的市場意識和消費觀念,這些就嚴重阻礙了高校物業管理的健康發展。2、物業管理技術水平較低現代物業管理具有較強的技術性要求,而當前高校物業管理還存在著專業技術知識較低,難以滿足高校物業管理發展的需要。根據高校后勤化發展的要求,很多高校都引進了物業管理部門,劃分了保潔、綠化、維修等職能,物業管理得到了快速發展。但是,由于很多管理人員和工作人員但來自于學校原來的后勤服務部門,盡管有一定的工作經驗,但管理水平較低,服務意識不強,很難滿足高校師生的服務需求。3、管理制度不夠完善規范的物業管理制度是加強物業管理的基礎。物業管理制度主要包括行政、財務、業務等方面的管理制度,主要明確職責范圍、崗位要求、工作程序以及服務規范等。在當前階段,很多高校物業管理公司主要是由本校后勤職工組建而來的,雖然也明確了崗位職責、工作程序、服務規范等相關制度,但與很多社會中的物業管理企業相比還存在著較大的差距,高校物業管理制度不夠完善,很多制度沒有得到嚴格的執行。4、物業管理投入嚴重不足在當前高校物業管理過程中,由于學校教職員工人數較多,很多資源使用率較高,大大增加了物業管理的難度。而隨著高校公共設施技術水平的快速提高,這就對物業管理與服務提出了更高的要求。而高校的物業管理費用來源于學校的撥款以及一定的物業服務收費。由于高校物業管理經費來源單一,物業公司對于物業管理和服務的投入嚴重不足,物業管理過程中存在著管理松散、服務質量難以滿足廣大師生的需求等問題。
在實施后勤社會化改革的背景下,高校物業管理對于提高教育教學質量,優化育人環境,構建和諧校園等方面發揮著重要作用。因此,為了做好高校物業管理工作,必須采取以下措施:1、切實轉變觀念,提高經營意識隨著高校后勤社會化改革的深入發展,物業管理公司要加強宣傳力度,改變物業管理人員的傳統觀念,提高物業管理的服務意識和經營意識,高校物業管理的健康發展創造有利條件。2、加強技能培訓,提高綜合素質高等教育事業的快速發展對物業管理提出了越來越高的要求。物業管理部門及企業要著眼于學校事業發展的需要,加強對員工進行技能培訓,提高員工的綜合素質。培訓內容主要應當包括專業技能、文明禮儀、工作作風等。在進行技能培訓過程中,要制定科學的培訓計劃,創新培訓方式,邀請社會上專業的物業管理專家來開展技能培訓或示范訓練,切實做好實踐考核工作。要逐步實現持證上崗,不斷提高物業管理從業人員的技術能力和管理水平。3、注重制度建設,實現規范管理高校物業管理要真正走向市場化,就必須改變以前的行政化管理方式,建立起市場化制度體系。一方面,要建立起完善的管理制度,包括崗位職責、人事制度和考核辦法等。另一方面,要制定合理的服務工作規程,包括管理制度、培訓制度以及會議制度等。4、拓展服務范圍,提高服務質量在高校后勤社會化發展過程中,要根據高等教育發展的需要對物業服務項目進行優化和調整,加強教室及教學設施的管理和維護工作,切實做到為廣大師生服務,為教學工作服務方面。同時,要結合高等學校實際,積極拓展維修、家政等相關服務項目,積極開設和優化各種商業服務網點,廣開財源,推動物業管理工作不斷向前發展。
高校物業管理工作是高校后勤化改革的重要組成部分。當前高校物業管理還處于發展階段,很多企業管理者的服務意識和服務觀念還不能適應高等教育事業發展的需要,必須要切實轉變觀念,加強技能培訓,不斷提高物業服務質量。
【摘 要】高校后勤企業正在進入一個從轉型發展到持續發展的新階段,企業制度和企業文化不匹配,已經嚴重影響企業的生存與發展。本文從分析企業文化與企業制度關系入手,研究后勤企業文化與企業制度的問題與沖突,提出后勤企業文化與企業制度整合對策與措施。
【關鍵詞】企業制度 企業文化 問題與沖突 整合對策
隨著我國高校后勤社會化改革不斷深入,高校后勤企業正在進入一個從轉型發展到持續發展的新階段,但由于企業制度和企業文化不匹配,導致高校后勤企業現階段面臨 “經濟屬性”和 “教育屬性”的兩難困境。因此,如何整合高校后勤企業文化與企業制度,使兩者協調統一,相得益彰,形成合力,對于平衡高校后勤企業“經濟”和“教育”兩個屬性,促進后勤企業可持續發展顯得相當重要。
1.企業管理制度與企業文化的內涵
廣義的企業管理制度涵蓋現代企業經營思想、經營戰略及領導制度、人才開發、激勵機制、組織機構、管理標準及文化特色等。狹義的企業管理制度也稱管理標準、規章制度,是企業所制定的、以書面形式表達的、用以規范企業經濟、技術、生產等活動的條例、規則、程序和辦法之集合。企業管理制度是企業進行正常經營管理所必需的,是實現企業目標的有力措施和手段,它作為員工行為規范的模式,能使員工個人的活動得以合理進行,同時又成為維護員工共同利益的一種強制手段。
2.企業管理制度與企業文化的相互關系
首先,企業文化和企業制度之間存在辨證統一的關系。統一面表現在企業文化和企業制度都是企業正常經營管理所必須的。對立面主要表現在它們對企業經營管理所產生作用的方式不同。一個行為符合企業文化,但不一定符合企業制度;同理,符合企業制度但不一定符合企業文化。
其次,企業文化和企業制度之間存相互依存的共生關系。企業文化通過全體員工共同的價值觀和行為規范,可以使企業生成強烈的認同感、凝聚力,同時可以對企業的戰略、策略形成良好的溝通和默契;企業制度通過強制力的保證可以使員工在企業制定的游戲規則里行事,長期形成習慣,使企業經營管理規范和高效,企業制度的相對穩定性又能使確保經營管理穩定和持續。
第三,企業文化和企業制度之間存正反相互作用的關系。優秀的企業文化能促進企業制度化建設和管理。反之則妨礙企業制度化建設和管理。科學合理的的企業制度能促使好的企業文化的形成,反之則妨礙優秀企業文化的形成。
3.企業管理制度與企業文化整合原則
3.1一致性原則
企業文化,企業精神,要靠具體的企業制度來承載,要體現在企業的各種規章制度中,對企業成員的行為起到引領與規范作用。制度一定要與企業理念保持高度一致并充分反映企業文化,成為企業經營理念的有機載體。企業制度對員工的各項要求必須協調一致,不能自相矛盾。
3.2動態平衡原則
任何企業文化和企業制度都是在不斷變化的環境中發展與生存的,都必須隨著時代和環境的變化而變化。企業文化與企業制度要服務于企業發展戰略,要根據企業的經營宗旨的變化而變化,通過不斷的調整、磨合,實現兩者的匹配與融合、兩者之間的動態平衡。
3.3現實性原則
企業制度和企業文化都具有鮮明的針對性。只有符合本企業現狀,從企業員工的行為實際出發,這樣才能對良好的行為習慣產生激勵和正強化,對不良行為產生約束與進行負強化。只有這樣,才能使員工行為規范的結果與企業的要求相一致,促進企業與員工共同成長。
4.高校后勤企業制度與企業文化的沖突
4.1企業文化建設滯后企業制度建設
隨著高校后勤社會改革,高校后勤實體完成從依附于學校的行政組織到適應市場經濟大環境的現代化企業演變,完成從事業型管理到企業化管理的演變,突出的表現在:通過分配、獎懲、考核等制度,依靠“錢”來激勵員工,推動企業的發展。社會企業的企業文化正以強大的滲透力影響著高校后勤企業的發展,而高校后勤服務企業要在改革中融入社會企業的大家庭并且脫穎而出,除了被動接納文化的影響、重視文化的塑造外,必須跟上社會發展和企業發展的步伐,主動建設適合高校后勤實體的企業文化,形成一套完整的企業理念宣言,包括使命、宗旨、價值觀、哲學、精神、經營理念、人才理念、營銷理念等,為企業的發展提供具有戰略意義的指導方針和經營思想。
4.2企業文化與企業制度相分離
企業文化建設與企業制度建設分離是指企業文化與企業制度相關性比較低,企業文化說企業文化的事, 企業制度說企業制度的事。其結果是各自為政,自說自話,沒有相得益彰,形成合力。高校后勤企業把“ 安全” 列為企業核心價值觀,強調安全第一,有關安全宣傳無處不在, 但是有關安全管理的核心制度措施卻少之又少。高校后勤安全涉及到:人身安全、財務安全、消防安全、飲食安全等等,安全工作不能停留在文化建設層面,停留在宣傳和教育層面,更加重要的是體現在制度層面,要通過制度保障安全經費投入,通過制度完善安全組織機構,通過制度完善監督檢查機制和獎懲機制。
4.3企業文化與企業制度沖突
企業文化與企業制度沖突主要表現在企業文化倡導的內容跟企業制定規定的要求相互矛盾, 相互沖突,甚至有時完全相反。其結果就是相互削弱,讓員工無所適從, 導致企業戰略發展事倍功半。高校后勤企業除了具有經濟屬性還具備教育屬性,高校后勤企業文化鮮明的特色就是“育人”,強調管理育人、服務育人,環境育人,強調為教學、科研中心工作服務,然而在高校后勤企業實際管理運行過程中,在制度表現上更多是強調“經濟屬性”,追逐經濟效益,強調成本核算,把“經濟效益”和職工考核掛鉤,分配掛鉤,獎懲掛鉤。
5.高校后勤企業管理制度與企業文化整合對策
5.1優化后勤企業文化和企業制度的共生環境
在我國實施節約型社會的背景下,高校的后勤管理模式改革也要遵循該原則,即在堅持“公益性”、“三服務、兩育人”的基礎上,積極引進精益化理念,改變高校傳統的粗放型后勤管理模式,解決高校后勤管理中所存在的制度問題、人事問題以及質量管理問題等難點。
2高校后勤管理所存在的問題
隨著高校管理體制改革的不斷推進,高校后勤管理要實現市場化管理運作模式,利用市場競爭規律提高高校后勤管理組織的效益,降低高校的成本負擔,以便高校集中精力發展教育,但是截止到目前,高校后勤社會化管理改革還遠遠沒有達到規定的要求,在高校后勤管理中仍然存在不少的問題:
2.1高校后勤管理思想落后,對精益化改革的認識不到位
很多高校后勤管理人員受到計劃經濟觀念的束縛,他們不愿意實施市場化改革,認為實施市場化會破壞他們穩定的工作狀況,影響到他們的個人利益,因此他們在進行后勤社會化管理改革過程中表現地不積極。歸根結底,造成后勤管理人員如此觀念的主要原因是缺乏對精益化理念的正確認識,他們認為實施精益化就是要取消他們的穩定工作關系,使得他們需要在競爭中生存,為此他們不愿意實施市場化改革。另外高校的管理者也不愿意實施市場化后勤管理模式,擔心實施市場化管理模式之后會影響到高校的各項日常工作,破壞高校原有的平衡關系。
2.2高校后勤管理制度還不完善
高校實施精益化管理就是要求高校后勤進行產權制度改革,建立科學的法人治理結構,按照市場規律在滿足“公益性”的基礎上,實施企業化管理。但是目前我國很大一部分高校的后勤管理制度建設還不完善,最明顯的就是校企不分,后勤管理收益與高校掛鉤,高校后勤管理的風險沒有脫離高校。比如后勤投資所帶來的投資風險則完全由高校承擔,從而會增加高校固定資產的流失風險。
2.3后勤管理隊伍的綜合素質偏低
縱觀高校后勤管理人員的專業知識結構發現,很大一部分人員是由高校的其它崗位走向后勤管理崗位的,他們缺乏后勤管理經驗與知識,導致其在具體的工作中不能適應現代高校后勤管理改革發展的要求,具體表現在:一是后勤管理人員的專業素質不高。很多后勤管理人員缺乏專業的后勤管理知識,尤其是缺乏管理知識,他們不能科學地處理管理工作中的事務;二是后勤管理人員缺乏創新精神。高校后勤實施精益化管理前提需要后勤管理人員具有創新精神,敢于打破傳統管理模式,創建具有創新性的管理模式;三是后勤管理人員缺乏“服務”意識。后勤人員在實施管理模式改革過程中,過分地強調后勤的市場化運作改革,將后勤的經濟效益作為改革的重點,卻忽視了高校后勤的本質特點,即為高校師生提供服務。
3高校后勤實施精益化管理理念的具體對策建議
精益化管理理念強調的是以人為本、為師生提供全面的服務、提高后勤管理組織的工作效益與效率。在高校后勤管理中實施精益化管理模式是一項系統工程,因此需要高校后勤部門采取以下措施促進高校實施精益化管理模式。
3.1創新高校后勤工作理念,創建精益管理文化
影響高校后勤管理改革推進的主要原因就是高校后勤工作人員的觀念比較落后,缺乏服務意識、創新意識以及競爭意識,因此在高校中推行精益化管理模式,就要對高校后勤員工的思想進行革新:首先創新后勤員工的思想意識,讓他們意識到精益化管理模式給自己帶來的好處,精益化管理模式不會降低他們的個人收益,反而會增加后勤工作的個人收益。因此高校要加強對精益化管理理念的宣傳,提高員工對該理念的正確認識;其次高校要創建精益管理文化。精益化管理文化是精益化管理模式得以發展的基礎,通過建立濃厚的精益化文化,可以在高校內部營造一種良好的氛圍,進而使得員工在內心深處具有精益化管理的理念。當然精益化文化的構建需要完善的戰略流程。高校后勤戰略是后勤發展的規劃,是規范高校后勤流程的具體指導,因此高校在制定戰略流程時一定要讓員工參與到其中,這樣不僅能夠提高員工的工作積極性,而且還有助于員工對精益化管理模式的正確認識,改變他們落后的思想觀念。
3.2建立以精益化管理理念為指導的管理制度
管理制度是規范后勤具體工作的“紅頭文件”,高校后勤精益化管理模式的實施就必須要進一步完善以下制度:一是建立基于精益化管理的績效考核管理制度。隨著高校之間的競爭,高校清楚地意識到必須要依靠管理創新提高高校的市場競爭力,而高校的管理最終需要人來完成,因此高校要建立基于精益化管理的績效考核制度,將精益化管理納入到績效考核中;二是建立基于精益化管理的成本核算制度。傳統的高校后勤管理模式實施的是行政管理模式,即高校后勤運作從不考慮成本支出,而實施精益化管理模式強調的是市場化運作,需要高校后勤的所有活動都考慮成本因素,加強高校后勤企業內部價值鏈的分析,利用價值鏈對高校后勤管理作業進行分析,消除不增值甚至減值的作業,降低企業的成本;三是建立基于精益化管理的人事管理制度。高校后勤管理改革必須要改變傳統的工作人員編制制度,打破傳統的“干多、干少都一樣的現象”,引入市場化競爭模式,按照高校后勤崗位進行公開招聘。
3.3提高基于精益化管理理念的信息管理水平
充分利用信息技術是現代高校后勤管理改革的重要內容,通過信息技術實現對后勤信息的自動采集、處理與分析,可以為高校后勤決策提供科學的理論依據。提高基于精益化管理理念的信息管理水平,需要做好以下幾方面:一是高校后勤信息化建設要充分利用高校的信息資源。高校后勤信息化建設要借助高校圖書館以及高校網絡平臺的現有資源實現對高校師生的全方位服務。比如高校食堂借助高校網絡平臺對每日的菜譜信息進行更新,及時讓學生了解食堂的飯菜信息;二是深化工作程序、疏通信息流程。高校后勤信息管理要根據精益化管理模式的要求,從信息的實用性和及時性兩個方面入手,提高信息的質量。后勤信息工作依托高校現有資源平臺,雖然能夠提高信息工作的效率,但是由于高校信息資源平臺比較側重學術知識信息,缺少商業信息,因此,這就要求高校后勤的信息管理人員做好信息的實用性區別,在信息處理的技術和處理流程方面進行有效地組合,篩選出對后勤管理有價值的信息來;三是提高后勤工作人員的綜合素質。根據后勤具體工作開展針對性地教育培訓,提高后勤管理人員應用現代計算機技術的能力。同時轉變后勤工作人員的服務作風,樹立“服務至上”的精神,全心全意為廣大師生服務。
3.4加強對高校后勤工作的質量管理
推行精益化管理,實行全面質量管理是關鍵因素,因此在高校后勤管理中要推行全面質量管理體系:一是對后勤全過程實施質量管理。高校后勤管理是由許多環節所構成的,任何一個環節出現問題都會影響高校后勤的精益化管理,因此要加強對后勤全過程的管理,以高校食堂為例,需要從產品來源的采購、制作、銷售以及回收等環節加強質量管理;二是對后勤工作人員的質量管理。全員質量管理需要全體員工積極參與實現全面質量管理,應使后勤員工自覺地參加質量管理的各項活動,并對自己和相關部門的質量活動進行監督,這是高校后勤全員質量管理的靈魂所在。
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