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電子檔案管理管理辦法范文第1篇

第一條 為了加強(qiáng)對(duì)電子公文的歸檔管理，有效維護(hù)電子公文的真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)別性，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱的電子公文，是指各地區(qū)、各部門通過由國(guó)務(wù)院辦公廳統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。

第三條 電子公文形成單位應(yīng)指定有關(guān)部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)本單位的電子公文歸檔工作，將電子公文的收集、整理、歸檔、保管、利用納入機(jī)關(guān)文書處理程序和相關(guān)人員的崗位責(zé)任。

機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)參與和指導(dǎo)電子公文的形成、辦理、收集和歸檔等各工作環(huán)節(jié)。

第四條 副省級(jí)以上檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)電子公文的歸檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

電子公文的真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)別性，移交前由形成部門負(fù)責(zé)，移交后由檔案部門負(fù)責(zé)。

第五條 電子公文參照國(guó)家有關(guān)紙質(zhì)文件的歸檔范圍進(jìn)行歸檔并劃定保管期限。

第六條 電子公文一般應(yīng)在辦理完畢后即時(shí)向機(jī)關(guān)檔案部門歸檔。

第七條 電子公文形成單位必須將具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲(chǔ)載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)。

第八條 需要永久和長(zhǎng)期保存的電子公文，應(yīng)在每一個(gè)存儲(chǔ)載體中同時(shí)存有相應(yīng)的符合規(guī)范要求的機(jī)讀目錄。

第九條 電子公文的收發(fā)登記表、機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等應(yīng)與相對(duì)應(yīng)的電子公文一同歸檔保存。

第十條 電子公文的歸檔應(yīng)在"全國(guó)政府系統(tǒng)辦公業(yè)務(wù)資源網(wǎng)電子郵件系統(tǒng)"平臺(tái)上進(jìn)行，各電子公文形成單位檔案部門應(yīng)配置足夠容量和處理能力及相對(duì)安全的系統(tǒng)設(shè)備。

第十一條 電子公文形成單位應(yīng)在運(yùn)行電子公文處理系統(tǒng)的硬件環(huán)境中設(shè)置足夠容量、安全的暫存存儲(chǔ)器，存放處理完畢應(yīng)歸檔保存的電子公文，以保證歸檔電子公文的完整、安全。

第十二條 電子公文形成單位應(yīng)在電子公文處理系統(tǒng)中設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時(shí)自動(dòng)記錄對(duì)電子公文實(shí)時(shí)操作的人員、時(shí)間、設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容等，以保證歸檔電子公文的真實(shí)性。

第十三條 電子公文形成單位應(yīng)在電子公文歸檔時(shí)對(duì)相關(guān)項(xiàng)目進(jìn)行檢查，檢查項(xiàng)目包括與紙質(zhì)公文核對(duì)內(nèi)容、簽章，審核電子公文收發(fā)登記表、操作日志及相關(guān)的著錄條目等，確認(rèn)電子公文及相關(guān)的信息和軟件無(wú)缺損且未被非正常改動(dòng)，電子公文與相應(yīng)的紙質(zhì)公文內(nèi)容及其表現(xiàn)形式一致，處理過程無(wú)差錯(cuò)。

第十四條 歸檔電子公文的移交形式可以是交接雙方之間進(jìn)行存儲(chǔ)載體傳遞或通過電子公文傳輸系統(tǒng)從網(wǎng)上交接。

第十五條 通過存儲(chǔ)載體進(jìn)行交接的歸檔電子公文，移交與接收部門均應(yīng)對(duì)其載體和技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保載體清潔、無(wú)劃痕、無(wú)病毒等。

第十六條 歸檔電子公文應(yīng)存儲(chǔ)到符合保管要求的脫機(jī)載體上。歸檔保存的電子公文一般不加密，必須加密歸檔的電子公文應(yīng)與其解密軟件和說明文件一同歸檔。

第十七條 歸檔的電子公文，應(yīng)按本單位檔案分類方案進(jìn)行分類、整理，并拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。

第十八條 檔案部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)歸檔電子公文的管理，提供利用有密級(jí)要求的歸檔電子公文，應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密的規(guī)定，采用聯(lián)網(wǎng)的方式提供利用的，應(yīng)采取穩(wěn)妥的身份認(rèn)定、權(quán)限控制及在存有電子公文的設(shè)備上加裝防火墻等安全保密措施。

第十九條 超過保管期限的歸檔電子公文的鑒定和銷毀，按照歸檔紙質(zhì)文件的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對(duì)確認(rèn)銷毀的電子公文可以進(jìn)行邏輯或物理刪除，并應(yīng)由檔案部門列出銷毀文件目錄存檔備查。

第二十條 其他類型電子公文的歸檔管理可參照本辦法。

第二十一條 本辦法未盡事宜，參照國(guó)家其他有關(guān)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。

電子檔案管理管理辦法范文第2篇

高校會(huì)計(jì)檔案是在高校從事教學(xué)、科研、行政管理和培訓(xùn)等其他會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的、記錄和反映高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的原始發(fā)票、合同等具有保存價(jià)值的各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。根據(jù)新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，會(huì)計(jì)檔案主要包括紙制檔案和電子檔案兩種形式。

1 新舊《會(huì)計(jì)檔案管理》辦法的對(duì)比分析

1.1 總體情況對(duì)比

新《會(huì)計(jì)檔案管理》辦法共31條，在原來(lái)的基礎(chǔ)上增加了十條，主要做了以下幾方面的修訂：首先，新辦法進(jìn)一步完善了會(huì)計(jì)檔案的定義和范圍，明確了電子檔案也是會(huì)計(jì)檔案的一部分；其次，增加并明確了對(duì)電子檔案的管理要求；此外，新辦法還完善了會(huì)計(jì)檔案的銷毀程序、明確了會(huì)計(jì)檔案出境的管理要求、調(diào)整了會(huì)計(jì)檔案的定期保管期限，延長(zhǎng)了會(huì)計(jì)檔案向單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交的期限。

1.2 管理要求對(duì)比

新辦法從會(huì)計(jì)檔案的范圍、保管、移交、銷毀等方面增加了對(duì)電子檔案的管理規(guī)定。明確了電子檔案在滿足一定條件時(shí)，單位內(nèi)部生成和外部接收的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式歸檔保存，進(jìn)一步肯定了電子檔案的有效性和可替代性；電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，應(yīng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)于特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交；電子會(huì)計(jì)檔案銷毀時(shí)，由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

1.3 管理期限對(duì)比

為便于單位檔案的統(tǒng)一管理，并結(jié)合會(huì)計(jì)檔案的實(shí)際利用需求，新辦法明確了會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。其中定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五類調(diào)整為10年、30年兩類。新辦法明確了對(duì)于需要定期保管的企業(yè)和其他組織的會(huì)計(jì)檔案中，原始憑證、記賬憑證等保管期限為30年，銀行對(duì)賬單等保管期限為10年。

2 當(dāng)前高等學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題

2.1 會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全

高校缺乏學(xué)校內(nèi)部的具體的會(huì)計(jì)檔案管理制度，目前高校財(cái)務(wù)管理基本已實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化管理，但是卻沒有相應(yīng)的電子會(huì)計(jì)檔案管理辦法，沒有根據(jù)自己的實(shí)際情況將會(huì)計(jì)電算化產(chǎn)生的程序文件和數(shù)據(jù)庫(kù)等電子資料納入學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理辦法中，還只是停留在按照舊辦法僅對(duì)會(huì)計(jì)的紙制版材料進(jìn)行收集、整理、歸檔和保管等。

2.2 高校會(huì)計(jì)檔案管理人員的知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)

高校會(huì)計(jì)檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案人員及設(shè)施投入不足。目前，大部分高校的會(huì)計(jì)檔案管理人員大都是會(huì)計(jì)人員兼任，會(huì)計(jì)檔案只停留在對(duì)紙制檔案的保管，不具備電子會(huì)計(jì)檔案管理的專用?O備。那些兼任的會(huì)計(jì)人員更多的只懂會(huì)計(jì)的專業(yè)知識(shí)，而缺乏檔案管理知識(shí)。同時(shí)會(huì)計(jì)檔案管理人員更換和流動(dòng)過于頻繁，再加上大都沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理要求缺乏系統(tǒng)的認(rèn)知，再加上會(huì)計(jì)檔案的數(shù)量逐漸增多，高校會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量無(wú)法保證。高校容易忽視對(duì)專門的會(huì)計(jì)檔案的管理，沒有專門的經(jīng)費(fèi)投入，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理的水平很低。

2.3 高校缺乏對(duì)會(huì)計(jì)檔案的電子化管理

大部分高校都已實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化，有相應(yīng)的財(cái)務(wù)核算軟件進(jìn)行會(huì)計(jì)核算和結(jié)算。這些會(huì)計(jì)軟件可以實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)計(jì)賬簿和報(bào)表的電子化保存，高校會(huì)定期將會(huì)計(jì)賬簿和報(bào)表打印輸出并裝訂成冊(cè)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的紙制化保存，但是對(duì)于賬目的原始發(fā)票等支持材料并沒有掃描形成電子化管理，電子檔案與紙制檔案不同步，裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)檔案沒有實(shí)現(xiàn)電子化管理。各高校使用的財(cái)務(wù)軟件全套文檔資料及財(cái)務(wù)原始數(shù)據(jù)和備份數(shù)據(jù)也沒有連同會(huì)計(jì)檔案同時(shí)歸檔管理并分別存放于三個(gè)以上地點(diǎn)。高校針對(duì)電子檔案的管理意識(shí)和制度都還不夠，沒有專門的電子檔案電子化管理制度及設(shè)施等。

3 規(guī)范并優(yōu)化高校會(huì)計(jì)檔案的建議和對(duì)策

3.1 提高并加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

高等學(xué)校的會(huì)計(jì)檔案管理屬于檔案管理的一部分，應(yīng)受到相關(guān)部門的高度認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)投入。它是國(guó)家各類檢查以及科研結(jié)題審計(jì)的重要支撐材料，是學(xué)校制定方針政策的重要信息資源。因此高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)并增加對(duì)會(huì)計(jì)檔案的投入，妥善安全保管、科學(xué)有序存放，保證會(huì)計(jì)檔案的完整性，方便及時(shí)查閱和利用。

3.2 建立并健全高校會(huì)計(jì)檔案的管理制度

各高校應(yīng)根據(jù)新的《會(huì)計(jì)檔案管理》辦法的要求，結(jié)合自身實(shí)際情況，出臺(tái)或修訂具體的會(huì)計(jì)檔案管理制度文件以供參考和查閱。同時(shí)制定會(huì)計(jì)檔案工作目標(biāo)，將會(huì)計(jì)檔案管理工作納入學(xué)校內(nèi)部治理范圍，促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化，做到有法可依，有章可循。具體制度可包括：（1）完善會(huì)計(jì)檔案檢查監(jiān)督制度。由高校財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門的主要負(fù)責(zé)人聯(lián)合，開展會(huì)計(jì)檔案檢查，并將檢查結(jié)果記錄在案留存，不斷地促進(jìn)高校會(huì)計(jì)檔案管理工作水平的提高。（2）建立和完善會(huì)計(jì)檔案保管制度。在會(huì)計(jì)檔案保管上，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案及其數(shù)據(jù)元，特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)與其讀取平臺(tái)一并保存，應(yīng)實(shí)行雙重備份，異地保管的制度。（3）建立會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)部牽制制度。應(yīng)建立以內(nèi)部管理、會(huì)計(jì)控制和審計(jì)監(jiān)督為核心的內(nèi)控體系。以經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度、不相容職務(wù)和崗位為風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，具有相互牽制和監(jiān)督作用的會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)部牽制機(jī)制。

3.3 加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)

高等學(xué)校的會(huì)計(jì)檔案管理人員大都是專業(yè)的會(huì)計(jì)人員，缺乏檔案管理的經(jīng)驗(yàn)和認(rèn)識(shí)，缺乏全面綜合會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)。因此，高校應(yīng)配備專業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理人員，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，保證會(huì)計(jì)檔案管理人員既懂得會(huì)計(jì)電算化的相關(guān)知識(shí)，又懂得檔案管理的專業(yè)知識(shí)，進(jìn)而提高本單位的會(huì)計(jì)檔案管理水平。

3.4 加大會(huì)計(jì)檔案管理工作的投入

高校應(yīng)提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的高度認(rèn)識(shí)，加大對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作的投入，改善會(huì)計(jì)檔案管理工作環(huán)境，既要適應(yīng)安全保管會(huì)計(jì)檔案的需要，又要提高會(huì)計(jì)檔案管理水平和效率。保證足夠的會(huì)計(jì)檔案存放空間，同時(shí)配備專用的計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化管理設(shè)備，方便查閱。

3.5 提高會(huì)計(jì)檔案管理的信息化程度

高等學(xué)校應(yīng)該根據(jù)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的發(fā)展，采用先進(jìn)技術(shù)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理，充分利用現(xiàn)代技術(shù)，實(shí)現(xiàn)高校會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化、信息化與數(shù)字影像技術(shù)，不斷實(shí)現(xiàn)高校會(huì)計(jì)檔案管理工作的技術(shù)創(chuàng)新。

電子檔案管理管理辦法范文第3篇

[關(guān)鍵詞]科技檔案 管理 創(chuàng)新

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2015）24-0344-01

傳統(tǒng)的科技檔案管理辦法僅局限于實(shí)體檔案的收集、整理、保管和查閱，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷普及，傳統(tǒng)的檔案管理辦法已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)信息時(shí)代對(duì)資料的迫切需求。科技檔案的類別、內(nèi)容、載體、信息不斷增加，使科技檔案信息化管理工作的重要性、必要性和緊迫性都提高，必須加強(qiáng)科技檔案管理的創(chuàng)新工作，利用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息自動(dòng)管理，嘗試科學(xué)的方法與傳統(tǒng)管理辦法相結(jié)合，綜合管理科技檔案信息。

1 如何做好科技檔案創(chuàng)新管理

新形勢(shì)下企業(yè)科技檔案管理部門面對(duì)新的考驗(yàn)和新任務(wù)，必須改變?cè)械目萍紮n案管理觀念、管理模式、組織機(jī)構(gòu)、管理方法、服務(wù)方式等，勇于創(chuàng)新勇于實(shí)踐，才能從根本上做好科技檔案管理工作。

1.1 改變思想觀念，解決科技檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案信息化建設(shè)工作提高認(rèn)識(shí)度，高度重視、支持和加強(qiáng)科技檔案管理工作，將其納入企業(yè)檔案信息化建設(shè)總體規(guī)劃，納入企業(yè)有關(guān)職能部門的崗位職責(zé)和員工績(jī)效考核范圍。檔案部門要解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，對(duì)科技檔案信息化建設(shè)要做到有組織、有計(jì)劃、有安排。企業(yè)要將科技檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)列入年度財(cái)務(wù)預(yù)算，充分考慮科技檔案保管數(shù)量的增加和檔案載體形態(tài)、技術(shù)手段的變化等因素，增加經(jīng)費(fèi)投入，配置先進(jìn)的配套設(shè)施、檔案管理軟件、網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備等，解決好科技檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等關(guān)鍵性問題。

1.2 創(chuàng)新組織機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)科技檔案管理向技術(shù)型轉(zhuǎn)變

在檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)方面需要企業(yè)設(shè)置專門的綜合檔案室，配備配齊專職檔案工作人員，建立健全檔案工作規(guī)章制度，要將科技檔案管理作為一項(xiàng)重要內(nèi)容抓好。在檔案人員隊(duì)伍建設(shè)上，要大力引進(jìn)檔案、計(jì)算機(jī)應(yīng)用等相關(guān)專業(yè)管理人才；要加強(qiáng)檔案人員的培訓(xùn)教育，開展提升計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力培訓(xùn)，使檔案人員熟練掌握計(jì)算機(jī)基本知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和操作技術(shù)，不斷提高檔案人員的知識(shí)水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)科技檔案管理手段由手工型向技術(shù)型轉(zhuǎn)變。

1.3 創(chuàng)新管理模式，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化信息管理

在管理體制上，企業(yè)科技檔案工作要實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的體制，避免科技檔案由部門或個(gè)人分散保存，確保科技檔案完整、準(zhǔn)確和齊全。在管理機(jī)制上，要實(shí)行總經(jīng)理負(fù)責(zé)、總工程師分管、檔案部門和技術(shù)部門齊抓共管的機(jī)制，真正抓好落實(shí)。在管理方式上，要做好科技檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，大力加強(qiáng)科技檔案信息化建設(shè)，應(yīng)用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，對(duì)科技檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)，使科技檔案管理模式由傳統(tǒng)的檔案實(shí)體保管，逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的檔案實(shí)體的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化信息管理。

1.4 創(chuàng)新管理辦法，建立科技信息管理和提取中心

建立科技檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化信息管理中心。首先要正確選用企業(yè)檔案管理軟件，其體系結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)功能、適用網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)、后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)、與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口、以及科技檔案管理模塊等要符合檔案信息化建設(shè)的要求。其次要做好科技檔案案卷級(jí)、文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的錄入、查詢和維護(hù)工作，通過查找目錄、原文傳輸及掃描等方式，實(shí)現(xiàn)科技檔案案卷、文件目錄檢索和全文查詢，逐步建成母子（分）公司等兩級(jí)科技檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化信息管理平臺(tái)，形成電子文件、電子檔案管理和利用中心。

1.5 創(chuàng)新服務(wù)方式，提供主動(dòng)的現(xiàn)代化的服務(wù)

通過局域網(wǎng)和因特網(wǎng)為本單位各部門提供科技檔案查詢服務(wù)，開展科技檔案在線服務(wù)，可以跨越時(shí)空，突破地域限制，實(shí)現(xiàn)科技檔案信息資源高度共享，充分保證科技檔案的安全性和保密性，有效預(yù)防和杜絕網(wǎng)上泄密、侵權(quán)或違法行為，更好地保護(hù)和利用科技檔案， 促進(jìn)溝通交流，提高工作效率，提升企業(yè)形象，為企業(yè)發(fā)展提供高效服務(wù)。利用主動(dòng)的、現(xiàn)代化的服務(wù)方式逐步取代被動(dòng)的、手工式的檔案查閱利用方式。

2 企業(yè)科技檔案管理創(chuàng)新的意義

2.1 科技檔案管理創(chuàng)新有助于實(shí)現(xiàn)企業(yè)利益最大化

科技社會(huì)的飛快發(fā)展促使企業(yè)的體質(zhì)、機(jī)制和信息管理的方式都朝著信息化、集成化、電子化、智能化等趨勢(shì)發(fā)展。企業(yè)依托資源優(yōu)化發(fā)展，走可持續(xù)發(fā)展的道路，創(chuàng)新的科技檔案管理方法可以幫助企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)環(huán)境中掌握先機(jī)，實(shí)現(xiàn)利益最大化。

2.2 科技檔案管理創(chuàng)新便于信息查閱和提取

科技檔案管理就是為企業(yè)開發(fā)和運(yùn)行提供信息資料服務(wù)，通過創(chuàng)新的服務(wù)體制和服務(wù)觀念，強(qiáng)化市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)意識(shí)，勇于開拓新思路、新方法，擴(kuò)展全面領(lǐng)域的服務(wù)，結(jié)合信息化計(jì)算機(jī)技術(shù)，提高檔案管理效率，便于用戶及時(shí)迅速的查閱信息。

2.3 科技檔案管理創(chuàng)新可以為用戶提供準(zhǔn)確信息

通過創(chuàng)新工作思路和工作方式，應(yīng)用全新理念實(shí)現(xiàn)科技檔案信息全方位多層次的高效管理，減少繁瑣的程序，為企業(yè)開發(fā)和運(yùn)行提供準(zhǔn)確信息。

2.4 科技檔案管理創(chuàng)新實(shí)現(xiàn)信息科學(xué)管理和保存

創(chuàng)新管理手段，改變?cè)械姆诸惐４鏅z索方式，實(shí)現(xiàn)科學(xué)分類和信息檢索，更好的完成資源分類、保存和保密工作。

3 結(jié)論

創(chuàng)新企業(yè)科技檔案管理辦法，有助于切實(shí)整理好科技檔案，方便用戶使用，有利于挖掘企業(yè)生產(chǎn)潛力，增強(qiáng)企業(yè)的科技創(chuàng)新能力，提高企業(yè)的現(xiàn)代化管理水平，具有重要的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展意義。

參考文獻(xiàn)

[1] 宋慧英.淺談科技檔案管理創(chuàng)新.[J]機(jī)電兵船檔案.2008.3.

電子檔案管理管理辦法范文第4篇

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校 電子信息檔案 規(guī)章制度

0 引言

2008年9月1日頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》指出高等學(xué)校檔案是指“高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。”高校檔案不僅記載著學(xué)校的辦學(xué)歷史，而且記載著全校師生員工的德、能、勤、績(jī)和學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，它全面反映了學(xué)校最基本的職能活動(dòng)。目前我國(guó)高校檔案管理已經(jīng)進(jìn)入信息化、電子化階段，計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的大量使用，給高校檔案工作帶來(lái)了新的機(jī)遇，同時(shí)也帶來(lái)了壓力和挑戰(zhàn)。如何適應(yīng)新形勢(shì)，對(duì)檔案工作進(jìn)行科學(xué)化管理，提高高校檔案管理工作水平，成為擺在我們面前的一個(gè)新的課題。本文根據(jù)我校檔案工作的現(xiàn)狀談?wù)剛€(gè)人對(duì)新時(shí)期提高高校檔案管理工作水平的幾點(diǎn)思考。

1 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度

高校檔案管理工作是一項(xiàng)綜合性的工作，它涵蓋了高校人事、文件、教學(xué)、科研、基建、財(cái)務(wù)、校產(chǎn)設(shè)備、學(xué)生學(xué)籍管理等多個(gè)方面，它的發(fā)展變化，是隨著高校的發(fā)展一路走來(lái)的。要做好這項(xiàng)工作，應(yīng)該從以下幾方面考慮：

1.1 領(lǐng)導(dǎo)重視，加大資金投入 2008年9月1日頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》指出“高校檔案工作由高等學(xué)校校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)”，并賦予其4項(xiàng)主要職責(zé)。辦法還規(guī)定“遇有特殊情況，應(yīng)當(dāng)立即向校長(zhǎng)報(bào)告”。這些規(guī)定的推出有助于高校領(lǐng)導(dǎo)更新觀念，增強(qiáng)檔案意識(shí)，了解本校檔案工作的現(xiàn)狀，統(tǒng)籌全校檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，把其作為學(xué)校管理工作的重要事情來(lái)抓。檔案管理工作既是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，又是一項(xiàng)服務(wù)性工作。要做好這項(xiàng)工作，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須加以重視，應(yīng)把檔案管理工作列入學(xué)校工作的重要議事日程，努力做到“三納入”，“四同步”，即納入學(xué)校的計(jì)劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。

1.2 建立完善的檔案管理工作制度 建立系統(tǒng)有序的管理制度，是檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。沒有完善的管理制度，就會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作始亂終廢。要順利開展檔案管理工作，必須建立一套行之有效的管理制度，以制度管人，憑規(guī)矩辦事。第一，高校檔案機(jī)構(gòu)要在貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，綜合規(guī)劃全校檔案工作，擬訂和落實(shí)本校檔案工作規(guī)章制度，如歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫(kù)房管理有措施，開發(fā)利用有目標(biāo)等，這就在細(xì)節(jié)上保證了檔案管理的順利開展。第二，高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立、健全檔案工作的檢查、考核與評(píng)估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作，保障檔案工作正常、有序地開展。第三，強(qiáng)化檔案行政部門對(duì)高校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，提高學(xué)校檔案管理水平。檔案管理人員在工作中堅(jiān)持照章辦事，努力做到堅(jiān)持原則不動(dòng)搖，執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不走樣，履行程序不變通，遵守紀(jì)律不放松，才能保證高校檔案管理工作高效有序地開展依法治檔，依法護(hù)檔，依法用檔。

2 加快檔案信息化步伐，搞好電子信息檔案管理工作

2008年9月1日頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》》明確提出了高等學(xué)校檔案包括“有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”，突破了高校檔案原來(lái)所涵蓋的以紙質(zhì)、錄音帶、錄像帶、實(shí)物等傳統(tǒng)檔案載體的藩籬，突出了電子或數(shù)字載體在新時(shí)代檔案物理載體中的重要地位。高校檔案信息化建設(shè)是以檔案資源建設(shè)為核心，以紙質(zhì)檔案數(shù)字化及現(xiàn)行電子文件管理為重點(diǎn)，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，確保館藏重要檔案、照片、底片及錄像檔案數(shù)字化的一項(xiàng)重要的檔案建設(shè)。隨著辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善，許多日常工作可以直接在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上辦理，文件管理幾乎可以不使用紙和筆，多采用大量的電子文件。高校電子信息檔案也經(jīng)歷了一個(gè)從無(wú)到有、從不規(guī)范到規(guī)范化管理的過程。把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發(fā)好和利用好，并得到長(zhǎng)期保存，使人類活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄在電子時(shí)代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)。

2.1 適應(yīng)文件載體的變化，做好電子文件歸檔工作 以紙質(zhì)為載體的文件是在文件形成以后，先由文書部門立卷，再交檔案部門歸檔，一般文檔一年歸檔一次，基建等特殊檔案完工年歸檔。經(jīng)過長(zhǎng)期實(shí)踐，它已形成一整套嚴(yán)格的歸檔制度，它包括歸檔范圍，歸檔時(shí)間，歸檔的案卷質(zhì)量要求，歸檔手續(xù)，為高質(zhì)量檔案的形成打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。對(duì)于電子文件的歸檔，我校采用的方法是：電子文件的歸檔范圍參照本校制定的各單位紙質(zhì)文件歸檔范圍，并應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。為做好電子文件歸檔工作，檔案工作者提前參與各單位的電子文件形成過程，在電子文件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)之初，檔案工作者必須對(duì)電子文件生成系統(tǒng)的軟硬件和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)及歸檔、維護(hù)等做出明確的規(guī)定，以使電子文件能有效地進(jìn)行歸檔。電子文件歸檔主要采取物理歸檔方式，并可根據(jù)電子文件內(nèi)容與性質(zhì)的不同選擇網(wǎng)絡(luò)傳輸歸檔方式或介質(zhì)傳遞歸檔方式。各單位在每年文書歸檔的同時(shí)進(jìn)行與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)的電子文件的歸檔，并按照檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)中要求的電子文件格式、大小，通過校園局域網(wǎng)將電子文件全文傳輸?shù)健澳洗笾恰睓n案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，專職檔案員再進(jìn)行全校檔案系統(tǒng)整理，編目上架以及開發(fā)利用工作。

2.2 適應(yīng)文件載體的變化，做好電子檔案的安全防護(hù)工作 紙質(zhì)檔案的安全防護(hù)工作，只要在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)做到排列整齊，按規(guī)定借閱，杜絕丟失，防火、防盜、防蟲、防鼠、防潮、防光、防塵、防高溫，修表加固和字跡恢復(fù)等，一般室溫控制在攝氏14度—24度，濕度控制在45%—60%既可。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)產(chǎn)生的電子文件歸檔后即形成電子檔案。而電子檔案的載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展、病毒入侵等都會(huì)影響電子檔案的安全。做好電子檔案的安全防護(hù)工作首先要抓好電子信息存儲(chǔ)載體，特別是磁性載體的安全防護(hù)。定期拷貝，對(duì)長(zhǎng)久保存的電子信息應(yīng)該拷貝到耐久性好的可寫光盤載體上。光盤應(yīng)放在盒中直立存放，做到防塵、防變形，避免陽(yáng)光直接照射，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、熱源，并與有害氣體隔離。一般室溫控制在14oC—24oC，濕度控制在45%—60%。對(duì)于經(jīng)常產(chǎn)生新數(shù)據(jù)的電子檔案系統(tǒng)，可選用性能較穩(wěn)定、費(fèi)用較低的磁帶介質(zhì)作為數(shù)據(jù)載體。二是做好數(shù)據(jù)備份工作，采用軟件備份與人工保護(hù)相結(jié)合，保證信息安全。三是保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運(yùn)行安全，實(shí)行內(nèi)部網(wǎng)與一切外網(wǎng)的物理隔離，設(shè)置登錄限制和使用文件權(quán)限的限制，這樣，就可以既保證數(shù)據(jù)共享，又保證數(shù)據(jù)的安全。四是預(yù)防病毒，防止網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遭受侵害。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安裝高可靠性的防火墻，經(jīng)常更新殺毒軟件，預(yù)防病毒入侵。

2.3 做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作 檔案是一種信息產(chǎn)品，又是人才信息資源庫(kù)，合理利用這種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用及獲得最佳效益，這是檔案管理的宗旨。根據(jù)時(shí)展的需要，對(duì)檔案館管理水平的評(píng)價(jià)不能單純地看場(chǎng)所、設(shè)備和館藏，檔案管理主要應(yīng)看檔案館對(duì)資源的開發(fā)利用程度和服務(wù)效果。檔案利用工作是檢驗(yàn)檔案管理各項(xiàng)工作的試金石。傳統(tǒng)的檔案利用方式有到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件。現(xiàn)代的檔案利用工作的方式多種多樣，既有以館內(nèi)閱覽為主體的接待利用，又有檔案展覽、檔案公布、二次文獻(xiàn)出版、網(wǎng)上查閱等利用方式。網(wǎng)絡(luò)檔案管理使檔案利用率大大提高，利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)所具有的檢索速度快、傳播速度高、信息量大等特點(diǎn)，給高校檔案的利用工作帶來(lái)新的飛躍，利用率提高，范圍也以校風(fēng)為主逐步向立足校園面向社會(huì)轉(zhuǎn)變。高校檔案館建立了自己的網(wǎng)站，其主要功能是：文件上傳、網(wǎng)上查詢、網(wǎng)上閱覽，實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)；建立了必要的專門數(shù)據(jù)庫(kù)，如：建立“電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心”，它集中管理網(wǎng)站內(nèi)各部門的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享；建立“館藏基本目錄數(shù)據(jù)庫(kù)”、“學(xué)生成績(jī)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)”、“學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)”、“人才數(shù)據(jù)庫(kù)”、“重大科研成果數(shù)據(jù)庫(kù)”等，為利用者提供了直觀、快捷、開放的檔案信息服務(wù)，也符合2008年9月1日頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》中規(guī)定的高等學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)該面向?qū)W生開展服務(wù)的重要體現(xiàn)。

3 提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理人員的自身建設(shè)

檔案管理是一門綜合性的學(xué)科，涉及的知識(shí)面廣，不僅要有檔案知識(shí)、歷史知識(shí)、情報(bào)學(xué)方面的知識(shí)，還要具備計(jì)算機(jī)應(yīng)用、復(fù)印等技術(shù)方面的知識(shí)。2008年9月1日頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》要求高校檔案工作人員應(yīng)當(dāng)“具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和相應(yīng)的科學(xué)文化知識(shí)以及現(xiàn)代化管理技能”，突出了國(guó)家人才興檔、科學(xué)管檔的決心。在當(dāng)今飛速發(fā)展的信息時(shí)代，作為檔案管理工作者，如果僅僅站在傳統(tǒng)的手工操作管理模式上，就不可能滿足現(xiàn)代檔案工作的要求。只有把工作著力點(diǎn)放在數(shù)字化管理和網(wǎng)絡(luò)化資源建設(shè)上，才能使檔案工作越來(lái)越科學(xué)高效。因此，檔案管理工作者必須做到：

3.1 加強(qiáng)高校檔案工作人員的職業(yè)道德教育 檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作，是為高校的全面建設(shè)事業(yè)服務(wù)的，檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。首先，在加強(qiáng)政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時(shí)，它要求高校檔案工作人員具有吃苦耐勞、無(wú)私奉獻(xiàn)的敬業(yè)精神，有高度的責(zé)任感和榮譽(yù)感以及正確的行為規(guī)范。熱愛本職工作，忠于職守，既有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度，又有耐得住寂寞、樂于奉獻(xiàn)的工作精神；既有扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)和檔案管理的基本技能，又有不斷更新知識(shí)的意識(shí)和行動(dòng)；既有不斷創(chuàng)新的意識(shí)，又能全面掌握辦公自動(dòng)化技術(shù)，將現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)熟練運(yùn)用于高校檔案管理工作中。同時(shí)，檔案工作工員要牢固樹立“服務(wù)第一”，一切服從、服務(wù)于學(xué)校中心工作，全心全意為教學(xué)、科研和各項(xiàng)管理工作服務(wù)的思想，克服重管輕用的思想，積極主動(dòng)地想辦法，創(chuàng)造性地開展工作，充分發(fā)揮檔案在教學(xué)科研中的重要作用，不斷提高檔案的服務(wù)水平。服務(wù)過程中要做到態(tài)度熱誠(chéng)，細(xì)心周到，百問不煩，用滿腔熱情做好自己的工作。

3.2 提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì) 檔案管理工作專業(yè)性強(qiáng)，同時(shí)也是一門科學(xué)。處于信息化社會(huì)的今天，要提高高校檔案管理水平，關(guān)鍵是要形成一支高素質(zhì)的專業(yè)隊(duì)伍。作為學(xué)校的檔案管理工作人員，不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財(cái)富的擁有者和提供者；檔案館也不再是單純的收藏機(jī)構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。這就要求檔案管理工作人員應(yīng)該是既懂得檔案管理，又具有較高的計(jì)算機(jī)水平和良好的信息處理能力、合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)的高素質(zhì)“通才”。這就要求檔案工作人員的素質(zhì)培訓(xùn)工作應(yīng)該著重在提高檔案工作人員的管理能力、創(chuàng)新能力和對(duì)新技術(shù)的吸納、整合能力上下功夫。提高人員素質(zhì)的根本途徑是抓好培訓(xùn)和繼續(xù)教育，要將培訓(xùn)內(nèi)容與實(shí)際工作相結(jié)合，針對(duì)不同崗位人員的工作職責(zé)和素質(zhì)要求，制定相應(yīng)的培訓(xùn)方案，加大計(jì)算機(jī)知識(shí)的培訓(xùn)力度，強(qiáng)化與圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)等相關(guān)學(xué)科的聯(lián)系，重視網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的運(yùn)用，并適當(dāng)設(shè)置檔案專業(yè)的課時(shí)，傳授有關(guān)檔案工作的新知識(shí)、新技術(shù)、新技能，使檔案工作人員及時(shí)了解檔案界的研究動(dòng)態(tài)、檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)及現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作中的運(yùn)用，進(jìn)一步拓展學(xué)習(xí)領(lǐng)域，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)。

綜上所述，實(shí)行檔案全方位綜合管理，使檔案專業(yè)人員無(wú)論是在職業(yè)道德、業(yè)務(wù)素質(zhì)方面，還是在管理、服務(wù)工作等方面，都能做到人無(wú)我有，人有我優(yōu)，人優(yōu)我新，使高校檔案工作始終順應(yīng)時(shí)展，符合時(shí)代要求，把檔案工作提高到一個(gè)新水平。

參考文獻(xiàn)

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電子檔案管理管理辦法范文第5篇

一、新農(nóng)保檔案管理流程風(fēng)險(xiǎn)分析

1、檔案、資料歸檔中存有風(fēng)險(xiǎn)。大多數(shù)檔案管理者為兼職人員，整理檔案工作存在間斷、持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)、人員變動(dòng)大等特點(diǎn)，檔案、資料歸檔時(shí)容易造成遺漏，該接收的檔案資料不齊全，使賬、物不符，影響檔案存管的真實(shí)性。

2、檔案、資料傳遞中存有隱患。大多數(shù)地區(qū)的新農(nóng)保檔案資料均由村級(jí)協(xié)管員負(fù)責(zé)管理，由于協(xié)管員對(duì)其重要性的思想認(rèn)識(shí)不到位，存在著“說起來(lái)重要，做起來(lái)次要，忙起來(lái)不要”的現(xiàn)象，在接收、傳送及移交過程中，可能導(dǎo)致檔案資料數(shù)量有誤或丟失，給日常經(jīng)辦工作帶來(lái)許多不便。

3、檔案借閱使用制度不健全。由于沒有完善的新農(nóng)保檔案借閱管理辦法，經(jīng)辦人員在借閱使用時(shí)沒有固定的標(biāo)準(zhǔn)，執(zhí)行不力，容易造成檔案借閱后到期未歸還、存放位置不準(zhǔn)確等情況，使得檔案損壞、遺失現(xiàn)象嚴(yán)重。

4、存管場(chǎng)所隱患依然存在。檔案安全保護(hù)教育不普遍，一些檔案工作者沒有經(jīng)過必需的安全業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，缺乏安全常識(shí)；對(duì)存管檔案的庫(kù)房?jī)?nèi)各種設(shè)備、設(shè)施缺乏定期檢查，一些設(shè)施出現(xiàn)故障、不能正常運(yùn)作，也未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修復(fù)，從而引起災(zāi)害事故。另外，隨著人們參保意識(shí)的不斷增強(qiáng)，參保人數(shù)急劇膨脹，原有的檔案室規(guī)模無(wú)法滿足檔案日益增多、存管年限較長(zhǎng)的特點(diǎn)，空間不足給檔案規(guī)范化帶來(lái)困擾。

5、電子檔案安全技術(shù)管理措施的跟進(jìn)應(yīng)變不及時(shí)。電子檔案是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與人交互而形成的，在輸入、輸出、存貯、傳輸過程中不可避免地會(huì)產(chǎn)生誤操作、信息丟失等失誤，從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。另外，計(jì)算機(jī)技術(shù)迅速發(fā)展，病毒危害、黑客攻擊等各種攻擊以及破壞手段層出不窮，給檔案的安全保管帶來(lái)威脅。

6、檔案管理者素質(zhì)良莠不齊。檔案管理者綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案工作的成效和質(zhì)量。目前，大多新農(nóng)保檔案管理人員系兼職，缺乏對(duì)專業(yè)知識(shí)的理解與滲透，安全意識(shí)淡薄，檔案管理工作的平淡性使管理人員容易產(chǎn)生“管理即存放、工作即保管”的想法，滿足于應(yīng)付眼前事務(wù)，思想倦怠，不愿花費(fèi)時(shí)間和精力來(lái)整合提高新的技能，這就直接導(dǎo)致管理理念與時(shí)展脫節(jié)，從而忽視新農(nóng)保檔案在養(yǎng)老及服務(wù)民生方面所起的支持、依據(jù)作用。

二、新農(nóng)保檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)防控措施

新農(nóng)保檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)直接影響檔案的安全及利用水平，風(fēng)險(xiǎn)無(wú)處不在，而控制好風(fēng)險(xiǎn)才能規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的不利一面。

1、強(qiáng)化檔案管理者的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。提高檔案工作者的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，把安全意識(shí)及安全管理的理念植入管理者的心中，是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵。通過風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、安全知識(shí)培訓(xùn)，檔案法律、法規(guī)學(xué)習(xí)，相關(guān)案例分析與警示教育，進(jìn)行消防演習(xí)等不同形式的學(xué)習(xí)方式，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，并自覺成為一種習(xí)慣。

2、制定檔案?jìng)鬟f管理辦法，嚴(yán)把檔案交接關(guān)。無(wú)規(guī)矩不成方圓。制定切實(shí)可行的檔案?jìng)鬟f管理辦法，確保新農(nóng)保檔案的完整無(wú)誤，既是對(duì)參保百姓利益的維護(hù)，也為明確傳送檔案人員的責(zé)任提供了依據(jù)。檔案?jìng)鬟f管理辦法要嚴(yán)密、簡(jiǎn)明且便于執(zhí)行；運(yùn)送檔案人員要檢查好運(yùn)送工具，遇陰雨天氣，要提前做好風(fēng)險(xiǎn)防范；收發(fā)雙方必須嚴(yán)格履行移交程序，認(rèn)真填寫交接清單，逐一核實(shí)并簽字；撤銷檔案要經(jīng)檔案管理小組多人進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)用經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可進(jìn)行銷毀。

3、嚴(yán)格檔案借閱管理。落實(shí)檔案借閱審批手續(xù)，借閱必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，并認(rèn)真填寫《檔案借閱記錄表》，詳細(xì)記錄借閱單位、借閱人、借閱原由、借閱內(nèi)容及借閱時(shí)間等。借閱檔案必須與管理人員當(dāng)面點(diǎn)清、雙方共同簽字。檔案借閱非極特殊情況不得拿出檔案借閱室。在檔案借閱過程中，檔案管理者要做好監(jiān)督工作，防止隨意摘抄或變動(dòng)，防止撕掉、涂改、圈畫檔案。

4、采取針對(duì)性技術(shù)措施確保電子檔案的安全性。為了確保電子檔案在存儲(chǔ)或傳輸過程中“完好如初”，可以采用消息認(rèn)證技術(shù)及訪問控制技術(shù)等。比較常用的方法有利用密碼進(jìn)行認(rèn)證，如果不知道密碼就無(wú)法對(duì)檔案進(jìn)行訪問，確保檔案的安全性。在硬件方面，配備UPS電源、使用單獨(dú)的服務(wù)器等，防止因突然停電造成數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)還可以采用防火墻訪問控制、網(wǎng)絡(luò)權(quán)限控制、屬性安全控制等方式和只讀型防改寫措施，防止電子檔案遭到非法訪問和惡意改寫。

5、實(shí)施重要檔案異地備份保存制度。在危害檔案安全的突發(fā)社會(huì)事件和自然災(zāi)害頻發(fā)的今天，進(jìn)一步強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，實(shí)施重要檔案異地備份制度，才能不斷提高災(zāi)害應(yīng)對(duì)能力。采取重要文件異質(zhì)異地備份保存制度，逐步將紙質(zhì)檔案掃描為電子檔案，再將這些電子文件轉(zhuǎn)換成其他載體如膠片、光盤等異質(zhì)保存。這樣既能保持微縮影像技術(shù)在檔案存儲(chǔ)方面的優(yōu)點(diǎn)，又能發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案開發(fā)、利用中的優(yōu)勢(shì)，是新農(nóng)保檔案管理工作理想且謹(jǐn)慎的選擇。

6、嚴(yán)格執(zhí)行檔案“八防”，切實(shí)做好檔案室風(fēng)險(xiǎn)防控。著力加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高檔案管理的軟硬件設(shè)施水平，基本實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房、檔案查閱、辦公各自獨(dú)立，安裝報(bào)警系統(tǒng)，消防器材定期檢查更換，定期檢查電氣線路，并配置與檔案數(shù)量相適應(yīng)的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計(jì)、空調(diào)、計(jì)算機(jī)等專用設(shè)備。