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1 采購業(yè)務(wù)
1.1 根據(jù)生產(chǎn)計劃,能運用ERP系統(tǒng)制定采購計劃,
1.2 根據(jù)采購計劃要求,督促供應(yīng)商按要求及時供貨;
1.3 對所采購的不合格品及時處理調(diào)換;
2 供應(yīng)商的調(diào)查
2.1 通過傳真、郵寄等方式向供應(yīng)商發(fā)出調(diào)查表;
2.2 及時回收供應(yīng)商調(diào)查表,完成初步的整理統(tǒng)計工作后提交相關(guān)人員。
公司采購員(一級)資格標(biāo)準(zhǔn)
1. 知識:
1.1 專業(yè)知識:統(tǒng)計知識、產(chǎn)品知識
1.2 企業(yè)知識:企業(yè)采購流程,企業(yè)文化
2. 技能:
1.3 專業(yè)技能: 熟悉ERP系統(tǒng)操作
1.4 通用技能:溝通能力,團隊協(xié)作能力
3 經(jīng)驗: 半年以上工作經(jīng)驗
公司采購員(一級)培訓(xùn)要點
1 培訓(xùn)要點:統(tǒng)計方法、相關(guān)工作流程、
2 培訓(xùn)方式:企業(yè)內(nèi)訓(xùn)、在職培訓(xùn)
公司采購員(二級)行為標(biāo)準(zhǔn)
1 采購業(yè)務(wù)
1.1 以傳真、電話等形式向相關(guān)供應(yīng)商發(fā)出詢價要求,進行比價;;
1.2 在采購過程中與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào),了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進度,對供貨進度實行監(jiān)控;
1.3 合理制定采購計劃,控制采購數(shù)量及采購批次;
1.4 以傳真等形式向供應(yīng)商提供完整的采購文件;
2 供應(yīng)商的推薦
2.1 根據(jù)對供應(yīng)商的調(diào)查,進行整理分析后,推薦相應(yīng)的供應(yīng)商;
2.2 及時維護更新ERP系統(tǒng)中的供應(yīng)商信息
3 結(jié)算
3.1 根據(jù)供應(yīng)商的應(yīng)收款情況及雙方約定的付款時間,及時提出付款申請;
3.2 對供應(yīng)商的發(fā)票進行核對,正確后登記交財務(wù)掛賬;
公司采購員(二級)資格標(biāo)準(zhǔn)
1 知識:
1.1 專業(yè)知識:統(tǒng)計知識、產(chǎn)品知識、財務(wù)基本知識、
1.2 企業(yè)知識:同一級
2 技能:
2.1 專業(yè)技能:熟練操作ERP軟件、常用分析方法、
2.2 通用技能:溝通能力,團隊協(xié)作能力
3 經(jīng)驗:從事采購工作一年以上,至少完成過十次的采購任務(wù);
公司采購員(二級)培訓(xùn)要點
1 培訓(xùn)要點:ERP軟件培訓(xùn)、統(tǒng)計培訓(xùn)、財務(wù)基礎(chǔ)培訓(xùn)
2 培訓(xùn)方式:內(nèi)部培訓(xùn),在職培訓(xùn)
公司采購員(三級)行為標(biāo)準(zhǔn)
1 采購業(yè)務(wù)
1.1 根據(jù)比價結(jié)果,確定采購價格,報部長批準(zhǔn);
1.2 根據(jù)部門采購信息,對供應(yīng)商的100%供貨情況等進行分析,每月報部長;
1.3 每月對采購計劃的執(zhí)行情況進行分析,并制定改進措施;
1.4 與供應(yīng)商簽定采購合同,明確各項條款
1.5 對現(xiàn)有的庫存狀況時行分析,制定降低庫存的措施;
2 供應(yīng)商的管理
2.1 根據(jù)被推薦供應(yīng)商的綜合情況,確認(rèn)供應(yīng)商;
2.2 根據(jù)供應(yīng)商的綜合供貨情況,進行加工業(yè)務(wù)種類、數(shù)量的調(diào)整;
2.3 推動供應(yīng)商的持續(xù)改進,不斷提高其綜合能力;
3 結(jié)算
3.1 每月制定應(yīng)付款計劃報財務(wù)審批;
公司采購員(三級)資格標(biāo)準(zhǔn)
1 知識:
1.1 專業(yè)知識:統(tǒng)計知識、產(chǎn)品知識、財務(wù)基本知識、相關(guān)法律法規(guī)、
1.2 企業(yè)知識:同二級
2 技能:
2.1專業(yè)技能:常用分析方法、常用的供應(yīng)商評價方法
2.2通用技能:溝通能力,團隊協(xié)作能力,創(chuàng)新能力,組織能力,談判能力
3 經(jīng)驗: 從事采購工作三年以上,主持某一方面的采購工作;
公司采購員(三級)培訓(xùn)要點
1 培訓(xùn)要點:相關(guān)法律法規(guī)、供應(yīng)商的評價方法
2 培訓(xùn)方式:內(nèi)部培訓(xùn)、在職培訓(xùn)
公司采購員(四級)行為標(biāo)準(zhǔn)
1 采購業(yè)務(wù)
1.1 對采購執(zhí)行過程中所發(fā)生的各類問題,與相關(guān)人員綜合協(xié)調(diào)處理;
1.2 根據(jù)采購業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)運作情況,分析現(xiàn)有流程中存在的瓶頸并制定改進方案;
1.3 制定降低成本的方案,并落實實施;
2 供應(yīng)商的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)
2.1 對現(xiàn)行供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)進行系統(tǒng)分析,找出存在的問題和風(fēng)險;
2.2 提出完善現(xiàn)行供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)的改進建議;組織相關(guān)人員討論和完善并制訂實施方案;
3 結(jié)算
3.1 每月進行采購資金需求的預(yù)測,報財務(wù)備案;
3.2 根據(jù)資金狀況,對各供應(yīng)商進行合理分配;
公司采購員(四級)資格標(biāo)準(zhǔn)
1 知識:
1.1 專業(yè)知識:同三級
1.2 企業(yè)知識:同三級
2 技能:
2.1專業(yè)技能:常用分析方法、供應(yīng)商的管理
2.2通用技能:同三級
3 經(jīng)驗:從事采購工作五年以上,主持多方面的采購工作;
公司采購員(四級)培訓(xùn)要點
3 培訓(xùn)要點:常用管理方法,相關(guān)部門業(yè)務(wù)流程、
[關(guān)鍵詞]政府采購素質(zhì)培訓(xùn)
我國自實行政府采購以來,取得了豐碩的成就,為國家節(jié)約了很多資金,采購規(guī)模每年不斷擴大。1998年,全國實行政府采購的規(guī)模為31億元,1999年擴大到130億元,增長幅度為319%。2000年為328億元,增幅為152%。2001年,政府采購總額為653億元,增幅為99%。[①]2002年為1009.6億元,2003為年1659.4億元,2004年為2135.7億元,2005年達(dá)到2500億元,[②]2006年政府采購規(guī)模預(yù)計將達(dá)到3000億元。
隨著政府采購規(guī)模的擴大,諸多的問題都暴露出來了,比如采購成本不但沒有降低反而有所提高,采購貨物或服務(wù)的質(zhì)量不但沒有達(dá)到預(yù)期效果反而有所降低等等。造成這種現(xiàn)象的原因是多方面的,如采購制度不健全而使得某些人鉆了空子;規(guī)模過大造成規(guī)模效益遞減;由于對采購的監(jiān)督不到位使得采購人員發(fā)生尋租行為;還有,由于采購人員的綜合素質(zhì)不夠高導(dǎo)致采購效率和效益偏低等。隨著我國加入WTO,即將加入WTO的《政府采購協(xié)議》,我國政府采購人員的素質(zhì)不高成了制約我國政府采購發(fā)展的關(guān)鍵因素之一。本文就針對在新形式下如何提高我國政府采購人員的綜合素質(zhì)問題進行探討,并提出建議,以促進我國的政府采購平穩(wěn)地與國際接軌,提高我國政府采購的效率和效益。
一、我國政府采購人員素質(zhì)現(xiàn)狀
政府采購是一項技術(shù)性很強、意義和責(zé)任重大的工作,要做好這項工作,必須要有支精通采購技術(shù)、熟悉商品性能、道德水平高、責(zé)任感強的高素質(zhì)隊伍。
目前,我國政府采購管理隊伍的政策水平、理論水平及專業(yè)管理能力,整體上偏低。我國政府采購人員素質(zhì)與政府采購的要求尚有一定的差距,由于我國實行政府采購制度的時間不長,大部分政府采購人員不夠?qū)I(yè),主要來自財政部門和其他行政部門,他們知識結(jié)構(gòu)不夠全面,在招投標(biāo)、合同、商業(yè)談判、市場調(diào)查、法律、工程、機電設(shè)備等方面了解不多,將采購活動委托給社會中介機構(gòu)承辦時增加了采購成本。對政府采購的復(fù)雜性認(rèn)識不夠,對國際政府采購的方式及程序知之甚少,很多采購人員對現(xiàn)代政府采購業(yè)務(wù)和技巧不夠熟悉,對廠商信譽和商品質(zhì)量把握不準(zhǔn),搜集、分析市場信息的能力不夠強。把政府采購簡單等同于市場招標(biāo),對政府的采購政策不夠敏感,不規(guī)范現(xiàn)象時有發(fā)生。
因此,形成一支業(yè)務(wù)過硬、素質(zhì)精良、執(zhí)業(yè)規(guī)范的政府采購隊伍顯得尤為迫切。
二、政府采購對采購人員的素質(zhì)要求
作為政府采購部門的采購人員,與非政府部門的采購有著明顯的不同。非政府部門或者說私營企業(yè)在采購時使用的是自有資金,采購的產(chǎn)品都是直接為自己服務(wù),能否節(jié)約資金直接關(guān)系到本企業(yè)的發(fā)展,所以在使用時一般都會精打細(xì)算。而作為公共部門的政府采購部門,采購時使用的是公共資金,這些資金來源于納稅人,采購的產(chǎn)品大多是公共產(chǎn)品,能否節(jié)省資金與他們本身的收入沒有直接的聯(lián)系,甚至采購成本高時自己反而能得到好處。所以政府部門采購人員與非政府部門的采購人員面臨的環(huán)境不同,那么對他們的要求也應(yīng)有所不同,除了技術(shù)性的要求外,對采購人員的思想、品行也有很高的要求。具體說來,有以下幾點[③]:
1.政治思想素質(zhì)
政府采購實際上是政府拿公共資金(即納稅人的錢)為公眾辦事,代替公眾購買公共產(chǎn)品,也就是說,政府采購也是一種公共服務(wù)。要履行公共服務(wù)職能,政府采購人員的政治思想素質(zhì)就顯得格外重要。我國政府采購人員的政治素質(zhì)主要包括以下幾個方面:首先,忠實的貫徹黨和政府方針、路線,深刻領(lǐng)會政府采購政策,強化服務(wù)意識,樹立為政府采購主體服務(wù)的思想;其次,樹立法制觀念,認(rèn)真學(xué)習(xí)、領(lǐng)會有關(guān)政府采購的法律、法規(guī),嚴(yán)格遵守政府采購的行業(yè)工作規(guī)范,在工作中做到以身作則。再次,樹立服務(wù)精神,熱愛政府采購工作。
2.理論水平和政策水平
理論是政策的先導(dǎo),政策是理論實現(xiàn)的具體化。作為政府采購工作者,較好的理論修養(yǎng)是做好政府采購工作的根本前提。政府采購人員具有較高的理論水平主要表現(xiàn)在能夠把握并靈活運用哲學(xué)、政治經(jīng)濟學(xué)的基本原理及社會主義市場經(jīng)濟理論,精通財政、稅收、政府采購和國有資產(chǎn)管理的原理和知識,熟悉經(jīng)濟、法律和法規(guī),有較強的改革開拓精神,并能熟練運用他們分析和解決現(xiàn)實問題;政策水平主要表現(xiàn)在能深刻理解并掌握現(xiàn)行的財政政策、經(jīng)濟政策、政府采購政策,做到觸類旁通。
3.專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力
政府采購涉及面廣,對專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力有很高的要求。政府采購涉及到招標(biāo)、決標(biāo)、履約管理、仲裁等許多環(huán)節(jié),同時還要求對市場行情、商品和勞務(wù)的特性有深入、細(xì)致的了解,這是一種技術(shù)性很強的事務(wù),對政府采購從業(yè)人員的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)技能有很高要求。
作為專業(yè)化的政府采購,國外發(fā)展的比我國要早,在采購人員的選拔上也較早的形成了相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。[④]
國外政府在選拔采購官員或雇員時,一般從大企業(yè)選拔。年齡一般在30歲-35歲之間,具體條件為:畢業(yè)于高等院校的商學(xué)院或管理學(xué)院,修完商業(yè)課程,取得同等學(xué)歷資格者優(yōu)先,有成功和負(fù)責(zé)的采購工作和管理經(jīng)驗;有關(guān)于市場條件分析、調(diào)研、現(xiàn)行價格、關(guān)稅程序、倉儲和會計的實際工作經(jīng)驗;完全熟悉獲得競爭性而又最少標(biāo)價的手段;了解合同法和合同程序;足智多謀,誠實冷靜,有管理能力和管理策略。
根據(jù)近些年的具體實踐,我國政府采購人員應(yīng)具備以下素質(zhì):熟悉政府采購規(guī)則、制度、國際慣例,掌握采購技能、商品及其檢驗、儲運、保險、通關(guān)知識,掌握財政、稅務(wù)、財會知識;熟悉國內(nèi)外經(jīng)濟法知識;全面了解信息系統(tǒng)應(yīng)用知識。在能力方面,要求具備成本意識與價值分析、邏輯思維、決策、預(yù)測知識,靈活性與敏捷性及談判技巧,在合作意識和行為上要注重團隊精神,有效的溝通與交流。三、提高政府采購人員素質(zhì)的建議
通過上面的分析,我們發(fā)現(xiàn),政府采購人員應(yīng)具備的素質(zhì)包括思想、理論、業(yè)務(wù)三個方面,那么改進措施也應(yīng)該圍繞這三個方面進行,下面就如何改進和提高政府采購人員素質(zhì)提幾條建議:
1.加強對政府采購人員的基礎(chǔ)教育
第一,加強政府采購人員的政治思想教育。
具體做法為:可在政府采購機關(guān)大力發(fā)展黨員,爭取人人入黨,通過黨支部加強對政府采購人員的思想教育。教育他們樹立真正的“公仆”意識,樹立為人民服務(wù)的理念。讓他們知道政府采購不僅僅是“政府采購”,還是一項重大的對經(jīng)濟進行宏觀調(diào)控的國家政策,培養(yǎng)興趣,積極完成任務(wù)。
湖南省汝城縣財政局關(guān)于政府采購加強政治學(xué)習(xí),結(jié)合政府采購工作的特點,采取多種行之有效的形式,廣泛深入地開展學(xué)習(xí)教育活動,堅持做到在不義之財面前不動心,在親情面前不動搖,在政策面前不變通,并敢于同一切違法亂紀(jì)行為作斗爭,努力建設(shè)一支政治堅定、作風(fēng)過硬、業(yè)務(wù)精通的政府采購管理隊伍。該縣財政局還積極加大對《政府采購法》的宣傳力度,印發(fā)了各類政府采購資料,舉辦了政府采購聯(lián)絡(luò)員培訓(xùn),開展了知識競賽等,使政府采購政策深入人心。[⑤]
第二,通過學(xué)校加強理論教育。
學(xué)校是學(xué)習(xí)的天然場所,是開展理論教育最好的地方。除了開展對現(xiàn)政府采購人員的教育外,還應(yīng)為將來進入政府采購單位的人員做準(zhǔn)備。那就是培養(yǎng)政府采購人才。現(xiàn)在開設(shè)政府采購專業(yè)及課程的大中專院校還比較少,今后要大力發(fā)展。在經(jīng)貿(mào)類、管理類專業(yè)要開始政府采購課程,還有開設(shè)政府采購專業(yè),尤其是加強研究型人才的培養(yǎng)力度,開展政府采購專業(yè)的碩士、博士學(xué)位教育,以加強對政府采購各方面研究。
2.開展對政府采購人員的培訓(xùn)
對政府采購人員的政治思想教育及理論教育是政府采購人員應(yīng)該具備的基本素質(zhì),由于政府采購是一項技術(shù)性、專業(yè)性很強的工作,那么在專業(yè)方面需要對政府采購人員進行有針對性的培訓(xùn)。
培訓(xùn)是政府采購人員迅速提升專業(yè)采購技巧的捷徑。隨著我國政府采購市場的國際化,有關(guān)政府采購的新事物層出不窮,可以說,培訓(xùn)要貫徹政府采購的始終。培訓(xùn)的具體做法為:
第一,正式培訓(xùn)與非正式培訓(xùn)相結(jié)合。
正式培訓(xùn)場所可設(shè)在當(dāng)?shù)刎?fù)責(zé)實施政府采購的部門或高等院校。尤其是與高等院校建立合作關(guān)系,由學(xué)校的政府采購理論家和經(jīng)驗豐富的資深政府采購員講授。尤其要加強案例的教學(xué)分析,培養(yǎng)政府采購員的理論與實踐相結(jié)合的能力。
非正式培訓(xùn)是正式培訓(xùn)的有效補充。非正式培訓(xùn)主要在實施政府采購的過程中進行,為了不影響采購效率,由接受培訓(xùn)的人員和經(jīng)驗豐富的采購員同時進行采購決策及與采購相關(guān)的其它事宜的處理,先按照有經(jīng)驗的采購員的決策行事,等采購結(jié)束,接受培訓(xùn)的人員再對比二者的差別,發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。非正式培訓(xùn)可采取類似于導(dǎo)師帶研究生的方式,一個資深采購員帶三或五個學(xué)員。
第二,崗前培訓(xùn)和崗后培訓(xùn)相結(jié)合。
由于學(xué)校教育的局限性,一般來說,上崗前都要進行崗前培訓(xùn)。崗前培訓(xùn)主要是解決理論教育與實踐相脫節(jié)或滯后的問題,由政府采購部門負(fù)責(zé)培訓(xùn)。培訓(xùn)時可以結(jié)合本采購單位歷年來的采購實例及將來的采購計劃。
上崗后也要培訓(xùn),主要解決現(xiàn)有知識不能解決采購過程中出現(xiàn)新事物的問題。我們現(xiàn)在是個終身教育的時代,采購部門也要開展只要在崗就要不斷接受培訓(xùn)的活動。
第三,國內(nèi)培訓(xùn)與國外培訓(xùn)相結(jié)合。
國內(nèi)培訓(xùn)是指在國內(nèi)接受培訓(xùn)。我國國內(nèi)有著巨大的采購市場,我國現(xiàn)在也有了有法可依的《政府采購法》及相關(guān)的法律法規(guī)。我國又有著特殊的國情,開展業(yè)務(wù)教育不能撇開政治思想教育,所以,在國內(nèi)是開展培訓(xùn)的主要場所。
國外培訓(xùn)是指在政府采購隊伍中選派部分有潛力的采購員到國外接受培訓(xùn)。此計劃可針對各個階層中優(yōu)秀有潛力的采購人才,給予赴國外訓(xùn)練的機會,以培養(yǎng)其國際觀及語言能力,建立涉外能力,使其成為優(yōu)秀的對外采購人才。隨著世界經(jīng)濟一體化的進行和我國加入WTO,政府采購市場也變得越來越國際化。我國加入《政府采購協(xié)議》是遲早的事,所以,抓緊時間學(xué)習(xí)國外先進的采購經(jīng)驗,提高我國政府采購的效率與效益,保護民族產(chǎn)業(yè),就顯得非常必要。
第四,專業(yè)培訓(xùn)與交叉培訓(xùn)相結(jié)合。
專業(yè)培訓(xùn)是指,不管何種形式的培訓(xùn),培訓(xùn)內(nèi)容都是與政府采購直接相關(guān)。這是培訓(xùn)的主要內(nèi)容。目前,我國開展的各種形式的培訓(xùn)大多屬于專業(yè)培訓(xùn)。
由于政府采購是一項技術(shù)性及相關(guān)性極強的工作,也就是說,政府采購需要采購人員具備較綜合的知識結(jié)構(gòu),所以,專業(yè)培訓(xùn)不能滿足采購的要求,需要對政府采購人員進行交叉培訓(xùn)。
這里,我把政府采購人員到外界各種研究機構(gòu)、協(xié)會、團體等進行研習(xí)和到與采購相關(guān)的部門掛職培訓(xùn)稱為交叉培訓(xùn)。這樣做使采購人員彼此間能交換心得,擴大視野,并通過專題交流,交換意見,解決疑點,以補充能力不足的缺陷。這應(yīng)該是一種很好的補充培訓(xùn)方式。
[參考文獻(xiàn)]
【1】倪東生:《政府采購的有效運作》,中國物資出版社,2003年。
【2】郭浪文:《政策看點采購制度改革五大問題》,eNet硅谷動力網(wǎng)。
一般人會認(rèn)為采購處于優(yōu)勢地位是當(dāng)然的,畢竟這是朝南坐的職位。如果說采購相對于供應(yīng)商處于劣勢,很多人會笑。但讓采購感到自己處于優(yōu)勢地位,至少和供應(yīng)商是雙贏,卻是供應(yīng)商的銷售員努力要做到的工作。
曾和某企業(yè)家談到采購價格管理問題,他說,我們價格管理沒問題,因為我們還價都還得對方要哭了。我說:那也要看是真哭還是假哭。他楞了一下,笑了起來,因為曾經(jīng)作為供方的他也很擅長裝哭。很少有采購員會為了供應(yīng)商感覺爽快而絞盡腦汁。但供應(yīng)商會,他們會想盡辦法讓采購感覺良好,哪怕俯視他們也在所不惜。一個合格的銷售員都會在每次會談后詳細(xì)記錄過程,尤其是問題,試圖發(fā)現(xiàn)采購的弱點,愛好,甚至生日,家庭的情況等等。目的就是讓采購有個好感覺,從而獲得更大訂單。采購就不會做這些事,反過來,采購?fù)鶗庵驳馁I方面孔,為的就是避免銷售員借梯上樓,提出過分的要求。曾經(jīng)有個銷售培訓(xùn)師問我如何去理解銷售中的“客情關(guān)系”。我回答,所謂“客情關(guān)系”就是銷售員通過各種方式讓采購覺得自己欠他的情,最后用銷量來還情。
雙贏這個詞自從納什均衡發(fā)表以來越來越火。但納什均衡是基于信息對稱情況下,雙方的理智選擇。現(xiàn)實是采供雙方的信息對稱情況基本不存在。這種情況下,雙贏往往就成了供應(yīng)商安慰采購方最好的詞匯。
如果說這個采購真要有點優(yōu)勢,一是盡量多地掌控信息,包括市場上供應(yīng)商的資料,價格信息,產(chǎn)品成本結(jié)構(gòu)。目的是盡量讓信息比較對稱。另一方面是巧妙地運用這些信息,讓對方不知道你自己掌握什么信息。形成反向信息不對稱。商場如戰(zhàn)場,兵者詭道也。
作為采購員,自己要十分清楚自己是真的有優(yōu)勢,還是被供應(yīng)商哄出來的假優(yōu)勢。每一個被慣壞的采購員背后都有一個精明無比的銷售員。
采購員的崗位職責(zé)
一、采購員應(yīng)根據(jù)不同季節(jié)采購不同的食物,盡力滿足師生的需要。
二、不準(zhǔn)采購腐爛變質(zhì)的物質(zhì),如果購回不合衛(wèi)生要求和市場不準(zhǔn)出售的物資者,應(yīng)負(fù)責(zé)賠償全部損失。
三、凡內(nèi)線回物資超過市場上一般價格,質(zhì)量又差者,應(yīng)賠償超出價的全部金額和次品的差價。
四、購回的物資一定要經(jīng)驗收人當(dāng)面點清,數(shù)量,金額一定要單據(jù)相符,簽后方可報銷,嚴(yán)禁白條報帳。
五、采購員私人需要購的物資,不能在公家的物資中分拿出來,更不能同時購買與公家相同的物資,違者除罰款20%外,物資歸公。
六、愛護學(xué)校配給供采購用的工具,保管好供采購用的周轉(zhuǎn)金,如果造成違反學(xué)校有關(guān)的規(guī)定外的損失,應(yīng)有采購員負(fù)責(zé)。
一,目的作用:
1.1可作為供應(yīng)部開展工作的規(guī)范依據(jù).
1.2可作為公司領(lǐng)導(dǎo)考核供應(yīng)部工作業(yè)績的衡量依據(jù).
1.3可作為供應(yīng)部人員工作中相互監(jiān)督與協(xié)作配合的依據(jù).
二,管理歸口
總經(jīng)理是供應(yīng)部的上級直接領(lǐng)導(dǎo).
供應(yīng)部的工作直接對總經(jīng)理負(fù)責(zé).
三,工作職責(zé)
1,采購計劃的編制
負(fù)責(zé)根據(jù)生產(chǎn),總務(wù),設(shè)備及檢驗等各部室物品需求計劃,編制與之相配套的采購計劃,并組織具體的實施,保證經(jīng)營過程中的物資供應(yīng).
2,物資供應(yīng):
2.1負(fù)責(zé)原輔材料,中藥材,包裝材料,備品,備件,辦公用品,檢驗用品及燃料等的采購供應(yīng)工作.
2.2認(rèn)真做好市場調(diào)查和預(yù)測.掌握物資供應(yīng)情況.
2.3及時采購物資采購計劃中提出的各類物資,做到既要價格合理,又要保證質(zhì)量.
2.4負(fù)責(zé)各類采購合同的簽訂與管理,落實工作,并制訂相應(yīng)的管理制度.
2.5嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)制定的物資供應(yīng)制度,按照采購原則進行采購作業(yè),根據(jù)生產(chǎn)安排做好物資供應(yīng)的進度控制,實現(xiàn)物流的優(yōu)化管理.
3,采購物資的入庫與結(jié)算:
3.1負(fù)責(zé)辦理購進物資的到貨后的相關(guān)手續(xù)的辦理工作.
3.2對不合格產(chǎn)品及時退貨.
4,供貨單位的質(zhì)量審核:
4.1參加對供貨單位進行質(zhì)量管理體系的審核工作.
4.2加強物資供應(yīng)檔案的管理,做好物資信息情報的工作,建立起牢固可靠的物資供應(yīng)網(wǎng)絡(luò),并不斷開辟和優(yōu)化物資供應(yīng)渠道.
4.3負(fù)責(zé)制訂物資采購工作各項管理制度.
4.4建立可靠的物資供應(yīng)基地,會同質(zhì)量管理部等有關(guān)部門做好供應(yīng)商評估,優(yōu)化選擇,關(guān)系處理等工作.使之按時,按質(zhì),按量進行物資供應(yīng).
5,負(fù)責(zé)企業(yè)外委托加工的出入庫業(yè)務(wù).
6,與企業(yè)內(nèi)各部門加強溝通配合,處理好生產(chǎn)經(jīng)營過程中發(fā)生的各物流管理需求協(xié)調(diào)平衡的事項和突發(fā)問題.
7,完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù).
四,職責(zé)權(quán)限:
4.1對于未經(jīng)批準(zhǔn)的計劃有權(quán)拒絕供應(yīng).
4.2有權(quán)要求倉庫保管員提供報庫存表.
4.3采購權(quán):
4.3.1食堂用具的采購權(quán).
4.3.2辦公用品,用具及勞動保護用品,工裝的采購權(quán).
4.3.3衛(wèi)生用品,用具的采購權(quán).
4.3.4公司內(nèi)備品,備件,生產(chǎn)用品用具及維修用料的采購權(quán).
4.3.5檢驗用品及用具的采購權(quán).
4.3.6企業(yè)用燃料的采購權(quán)
五,工作標(biāo)準(zhǔn)
5.1堅決執(zhí)行總經(jīng)理下達(dá)的各項工作指令,并且圓滿地完成.
5.2根據(jù)生產(chǎn)需求計劃和物資庫存情況編制合理的采購計劃,按時,按質(zhì), 按量地供應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營所需要的各種物資,為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動提供了物資保障.
5.3嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)物資供應(yīng)制度,遵守企業(yè)制定的采購原則,采購作業(yè)及供應(yīng)商管理,供應(yīng)渠道的建立等方面的工作均符合企業(yè)規(guī)定要求.
5.4與其他部門能夠很好地溝通和協(xié)作配合,對物資供應(yīng)發(fā)生異常情況或生產(chǎn)任務(wù)的臨時調(diào)整變動,均能較好地與有關(guān)部門協(xié)調(diào)處理.
5.5根據(jù)各部門需注計劃,實行定期訂購和定量訂購方式,達(dá)到最小限度地占用流動資金,提高資金使用效益.
5.6對供應(yīng)商的管理辦法行之有效,所建立的物資供應(yīng)渠道及供應(yīng)網(wǎng)絡(luò)牢固
可靠,對物資供應(yīng)的情報工作及物資供應(yīng)檔案資料管理均達(dá)到了規(guī)范要求.
5.7對業(yè)務(wù)員的日常管理嚴(yán)格,外出工作人員沒有出現(xiàn)損害企業(yè)利益及違章違紀(jì)現(xiàn)象,工作效率普遍反映均好.
5.8日常工作管理有條理,辦公室整潔,工作秩序好,效率高.
5.9與其他部門在工作上能較好地溝通和協(xié)作配合.
采購內(nèi)勤崗位職責(zé)
一、 在項目施工前,為項目組員提供必要的生活環(huán)境保證;
二、 為項目組員提供可靠的工作辦公環(huán)境;
三、 查詢生產(chǎn)原材料的庫存情況和設(shè)備備件使用情況,了解需要采購的信息;
四、 確認(rèn)采購品種數(shù)量,制訂采購計劃,報主管或總經(jīng)理核準(zhǔn);
五、 向供應(yīng)商確認(rèn)訂單,跟蹤訂單生產(chǎn)進度及交貨情況;
六、 安排提貨員提貨或倉庫收貨;
七、 安排驗貨;
八、 處理所購產(chǎn)品質(zhì)量糾紛;
九、 安排向供應(yīng)商付款;
十、 建立供應(yīng)商資料,定期不定期與供應(yīng)商進行溝通;
十一、制作材料試用報告,報批后納入正常采購計劃;
十二、查詢新材料供應(yīng)商;
十三、向潛在供應(yīng)商詢問產(chǎn)品類型、質(zhì)量、價格、交貨期等相關(guān)信息;
十四、建立新供應(yīng)商資料;
十五、完成上級委派的其他任務(wù)。
采購經(jīng)理崗位職責(zé)
1、嚴(yán)格按照公司規(guī)定的報價原則進行對外報價。
2、確保每月的發(fā)票正常收回。
3、凡與經(jīng)銷產(chǎn)品相關(guān)的廠家資質(zhì)、培訓(xùn)計劃、促銷政策、獎勵、返點、廠家資源的掌握、價格體系更新等必須做到了如指掌,落實到人。
4、要積極主動配合業(yè)務(wù)部門做好每個項目方案,并與業(yè)務(wù)部門達(dá)成共識。
5、采購要嚴(yán)格按流程執(zhí)行并做到貨比三家,控制降低采購成本,對供應(yīng)商進行管理及考評,每年按一定比例更新供應(yīng)商(形成表單)。
6、密切與供應(yīng)商的合作關(guān)系,做到投入、細(xì)致、深知,達(dá)到低價、快速、及時供貨。
7、嚴(yán)格執(zhí)行合同管理規(guī)定,要按時簽訂,不得延誤,并在第一時間將合同傳遞給與項目相關(guān)的人員。
8、負(fù)責(zé)客戶部項目執(zhí)行中與技術(shù)部、財務(wù)部的協(xié)調(diào)及結(jié)算信息的傳遞。
9、綜合調(diào)配公司庫存資源,訂貨時必須要了解當(dāng)前庫存情況,在有庫存的情況下要以先出庫存為主。
10、負(fù)責(zé)門市產(chǎn)品選型、市場導(dǎo)向、宣傳資料。
一、完成工作方面:
1、完善采購制度,降低成本:根據(jù)材料采購計劃,按時、按需對公司主要產(chǎn)品及輔材進行申購。在請購材料的同時,并把材料的價格信息及時提供給相關(guān)技術(shù)部門,為產(chǎn)品設(shè)計選材提供
圖紙和成本估價。提高采購員的自身知識及業(yè)務(wù)水平,保證貨比三家,質(zhì)優(yōu)價廉的購買到材料,減少工程成本,提高采購效率,提高企業(yè)利潤。
為降低成本,通過尋找多方供方,做到詢價、比價、議價,從中選擇物美價廉的供方
2、與各供應(yīng)商建設(shè)立并保持良好的關(guān)系,下半年進一步加強對供應(yīng)商的管理,對每家來訪的供應(yīng)商進行分析了解,確保每一個合適的供應(yīng)商的資料不流失,同時也利于采購對供應(yīng)商信息的掌握,從而進一步擴大市場信息空間。建立合格供應(yīng)商名錄,對供應(yīng)商進行評價和分板,合格者才具備供商資格。
3、工作中團結(jié)同事,能正確處理好與領(lǐng)導(dǎo)同事之間的關(guān)系,保持良好的溝通,充分發(fā)揮崗位職責(zé),認(rèn)真完成各項工作任務(wù),協(xié)助相關(guān)部門的工作需要,能按照技術(shù)部的要求及時與各供應(yīng)商進行溝通協(xié)調(diào),盡最大努力按照我司的標(biāo)準(zhǔn)供應(yīng)產(chǎn)品。
4、上半年的工程訂單所需設(shè)備均可按時交貨,未能及時到貨設(shè)備也及時向上級反映,并做出相應(yīng)的處理。供應(yīng)商供貨時也要求其提供必要的資料。
二、采購工作的幾點體會:
1、公開透明的按采購制度程序辦事,在采購前、采購中、采購后的各個環(huán)節(jié)都主動按受財務(wù)及其他部門的監(jiān)督,有問題將會在第一時間反饋給上級領(lǐng)導(dǎo)。
2、圍繞控制成本、采購性價比最優(yōu)的產(chǎn)品等方面進行開展工作,采購員在充分了解市場信息的基礎(chǔ)上進行詢價、比價,注重溝通技巧和談判策略。
3、加強對供應(yīng)商的管理協(xié)調(diào),合作過程中,采購員必須公正嚴(yán)明,最終為公司選擇最優(yōu)且具有戰(zhàn)略伙伴的供應(yīng)商。
4、逐步加強對設(shè)備及材料的價格信息管理,提高部門采購員的工責(zé)任感覺,下半年采購部將特別注重采購人員的工作分配,保證采購設(shè)備及材料信息的有效追蹤。在專業(yè)知道得到提高的同時,業(yè)務(wù)素質(zhì)及責(zé)任感非常重要,做一個有責(zé)任感的采購員,把好公司的進口關(guān)。
三、采購工作上的小要求:
對各部門的請購問題上,希望請購部門給采購部一定的采購時間,請購材料時做好請購計劃,盡量避免當(dāng)天請購要求當(dāng)天要貨,或是第二天馬上要貨。為此將打亂采購員的工作計劃,急需的物料有可能會造成價格方面或運費偏高,不利于控制成本。請各部門做好請購物料的計劃。
四、工作上的缺點和不足:
1、關(guān)于鳳崗深聯(lián)設(shè)備新裝s11-250kva臨時變壓器工程,由于采購及施工過程中沒有及時發(fā)現(xiàn)并提供相關(guān)的證書和報告,導(dǎo)致在工程驗收通電時,出現(xiàn)了低壓計量柜不符合標(biāo)準(zhǔn)的問題,給公司造成了極壞的影響,和很大的損失。此類低級錯誤是完全可以避免的,但是由于采購部的疏忽,給公司帶來不必要的影響與麻煩,公司作出任何的處罰都愿意承擔(dān)。通過這次的教訓(xùn),今后的采購部工作要求更加完善,在設(shè)備進廠前,各種相關(guān)資料必須全部到位,后續(xù)并要求供應(yīng)商設(shè)備如有任何的變更必須把資料補全。并了解市場的變化,要求各采購對設(shè)備要充分了解,避免此類問題再次發(fā)生。
2、供應(yīng)商體系沒有完善,對重要的材料/設(shè)備沒有建立健全的資料庫。工作的計劃性不強,沒有充分了解市場的行情,有關(guān)于東莞市變壓器方面的變化情況沒有掌握到位。部門與部門之間的溝通也未能達(dá)到理想的效果。
以上都是采購部現(xiàn)所存在的問題,自身所清楚的問題,我們會一一的克服,有什么做得不對或不到位的,也希望領(lǐng)導(dǎo)及各部門同事多提出你們寶貴的意見和建議,你們都是我們身邊的良師益友,有你們支持,我們才可以進步得更快。
五、下半年的工作計劃:
1、完善供應(yīng)商體系,對重要材料/設(shè)備的供應(yīng)商要求達(dá)到2-3家,確保材料/設(shè)備能夠了及時供應(yīng)。隨時關(guān)注市場變化,盡量利用多渠道來降低成本、控制質(zhì)量。穩(wěn)定現(xiàn)有供應(yīng)商,開發(fā)有潛力的供應(yīng)商,不斷優(yōu)化供應(yīng)商體系,在工本中不斷改進工作方法,不斷積累經(jīng)驗。
2、隨著市場的因素影響,各種原材料的價格都在不同程度上漲或是下調(diào),采購員要做好價格的比對,做好比價、議價,了解市場價格,從中選擇優(yōu)秀的供應(yīng)商,避免供應(yīng)商以各種理由對公司提出漲價的要求。
3、繼續(xù)配合項目部完成工程上所需求的設(shè)備及輔材的購買及設(shè)備進場,以及工程所需的設(shè)備的各種質(zhì)資。
4、采購物資進行分類,制定分類物資采購制度,如工程設(shè)備和設(shè)備零部件的采購無法在短期內(nèi)完成,所以在采購的過程中要做好采購計劃;如日日常所需文具等常用物資,做好相應(yīng)的存貨,購買量大則可以降低成本。
5、配合倉庫,掌握好倉庫庫存,了解銷售的情況,使采購工作不處于被動狀態(tài),及時清查庫存呆滯品,并上報上級處理。
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