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1.與時展相匹配。在我國現代化信息技術高速發展的大環境下,教育領域已經充分引入了這項技術,學校不僅已經全面實現了多媒體教學、電化教學、辦公自動化等,而且也在積極推進電子檔案管理工作。實現電子檔案管理在一定程度上能夠與現代化教學管理節奏相匹配,更好地滿足時展要求。2.為學校制定正確的發展決策奠定堅實基礎。發展決策是否正確會直接對學校穩健運營造成一定影響,而正確發展決策的制定離不開正確的數據信息。若是一個學校在面對機遇和挑戰的時候學校領導能夠根據正確的數據信息對現有的發展決策做出適當調整或制定出新的發展決策,那么就能夠對學校未來穩健發展起一定的促進作用。在學校信息數據管理中檔案管理是重要內容之一,實現檔案管理的信息化能夠充分實現信息數據快速整合,進而能夠為學校領導的正確決策提供信息支撐。3.使檔案管理效率得到提升。一個學校在開展日常教學、科研以及管理等工作過程中難免會產生大量的文書檔案、教學檔案、教務檔案以及學籍檔案等,其中有相當一部分檔案都具有重要的保存價值和使用價值。傳統檔案管理方式具有一定封閉性,這些檔案中的一些重要信息難以被充分發掘,而實現電子檔案管理使一些檔案變活,檔案中的信息能夠通過計算機被提取出來,進而使檔案管理的效益得到充分發揮,對學校事業和教育事業的發展起著重要的促進作用。4.全面實現信息資源共享。學校傳統檔案管理方式主要以紙張為載體,相關人員在使用檔案時復制和修改的成本都很高,不利于信息資源共享。而實現電子檔案管理之后管理載體由紙張變為計算機,相關人員要想使用某一檔案時不再需要通過復印、抄錄等方式進行使用,只需要被授權后通過網絡調取相關信息,使不同地點的人們進行自由交流、信息傳遞和協同工作,全面實現信息資源共享。
二、學校檔案管理工作開展過程中應用電子檔案的優勢與要求
1.電子檔案管理的優勢。相對于傳統檔案管理方式來說,電子檔案管理不僅具有存儲容量大的特點,而且更具便捷性和靈活性。使用電子檔案管理系統進行檔案信息檢索更加智能,而且由于電腦內存大可以大批量存儲各類檔案資源。同時,學校還可以根據自身實際情況對電子檔案管理平臺進行修改,使系統更能夠滿足檔案使用需要,促進檔案管理工作效率的提高。2.電子檔案管理的要求。學校傳統檔案管理并未對檔案管理人員的專業技術水平提出一定要求,因為傳統檔案是紙質的,檔案管理人員只需要具備基本的素質做好分類、日常管理等基本工作就可以了。但是實現電子檔案管理之后單純具備基本素質已經不能滿足實際需要,不僅需要具備計算機操作能力,能夠熟練運用檔案管理軟件,而且還需要掌握一些統計、法律等相關知識才能滿足電子檔案管理要求。
三、學校開展電子檔案管理工作過程中存在的幾點問題
1.檔案管理理念存在滯后性。目前,一些學校還沒有樹立正確的檔案管理理念,管理層沒有認識到實現電子檔案管理的重要性,對此項工作的進展不太關注,沒有對如何全面實現電子檔案管理提出一定要求,難以提高檔案管理人員的工作積極性。同時,一些檔案管理人員將電子檔案管理工作的側重點定位在對檔案進行分類、整合方面,沒有意識到電子檔案的安全保存、有效利用和信息化管理的重要性,自身工作主觀能動性較差,難以起到推進全面實現電子檔案管理的作用[1]。2.電子檔案管理規章制度有待完善。現階段各級學校都在不斷完善自身檔案管理工作,努力構建一套較為完善的檔案管理系統,并制定了相應的電子檔案管理制度。但是很多學校現有的電子檔案管理制度還不能完全滿足實際工作需要,有的學校存在著管理員權限責任不明的情況,一旦出現電子檔案丟失、篡改等情況難以落實到個人。還有的學校在電子檔案規章制度中沒有對一些新增的電子檔案類型進行準確定位,對于一些較為特殊的黨政活動、教學和科研檔案管理較為隨意,對電子檔案管理效率的提高非常不利。3.對電子檔案管理的監管力度不夠。一些學校的管理層對自身電子檔案管理力度不夠,沒有實現電子文件的形成、收集、處理、歸檔等工作過程的全方位監管,主要體現在以下幾點:第一,學校沒有安排相關人員定期或不定期檢查檔案管理工作人員業務進展情況,監督其相關檔案信息是否及時進行錄入、分類和歸檔。這樣一來就會間接導致一些人員不認真開展工作,難以確保電子檔案的準確性、真實性、安全性和共享性,不能使電子檔案的價值得以充分發揮;第二,有的學校管理層及時發現了電子檔案管理問題,但是由于缺乏相應的懲罰措施,不能夠切實改變一些工作態度不端正人員的錯誤行為,這樣也有可能導致電子檔案管理工作難以順利推進[2]。4.電子檔案管理設施有待進一步優化。電子檔案的特性決定了對它的存儲、歸檔和使用離不開計算機設備和網絡技術,要想更好地開展電子檔案管理工作必須重視軟硬件設備上的優化。但目前我國很多地區的學校在電子檔案管理設施上的投入不夠,有的雖然已經構建了電子檔案管理系統,但是由于現代化信息技術的不斷進步,一些系統已經被淘汰不能滿足實際工作需要,而學校方面沒有安排專業技術人員對系統進行升級和完善,進而使電子檔案管理工作效率低下。同時,一些學校沒有投入一定資金用于電子檔案管理系統的安全防護措施建設,沒有安裝和升級殺毒軟件和防火墻軟件,難以保證電子檔案在相對安全的環境中存儲和使用。還有的學校雖然能夠在電子檔案管理系統上下功夫,但是硬件設備存在著老化的情況,難以帶動系統運行,如果不及時對這些設備進行更新換代,那么電子檔案管理工作將會面臨著癱瘓的危險。5.電子檔案管理人員的綜合素質有待提高。在這個現代化信息技術蓬勃發展的大環境下,學校實現電子檔案管理對相關工作人員的綜合素質提出了更高的要求。但是一些學校的檔案管理人員綜合素質偏低,不能掌握和運用電子檔案管理系統對檔案進行錄入、分類、處理及歸檔,嚴重影響了此項工作效率。同時,學校也沒有加大對檔案管理人員專業技術能力及相關法律知識的培訓力度,致使一些工作人員對于新升級系統的操作方法及檔案管理法律知識一無所知,不利于其順利完成檔案管理的任務[3]。
四、對學校開展電子檔案管理工作的幾點建議
1.樹立正確的電子檔案管理理念。目前,學校應當積極樹立正確的檔案管理理念,管理層要認識到實現電子檔案管理的重要性,加大對此項工作進展情況的關注力度,加強對相關人員檔案管理重要性的宣傳力度,采取會議等方式落實檔案管理精神,明確電子檔案管理工作的側重點,探究合適的電子檔案管理模式和方法。同時,學校還應當對自身電子檔案管理提出一定要求,督促檔案管理人員積極開展工作調動其工作積極性,確保電子檔案管理工作順利開展。2.完善電子檔案管理相關規章制度。建立健全電子檔案管理機制是解決電子檔案管理問題的重要途徑。對此,各地區學校應當仔細研讀國家相關部門頒發的《全國檔案信息化實施綱要》《電子文件歸檔與管理規范》以及《電子公文歸檔管理暫行辦法》等文件,在此基礎上完善自身電子檔案管理相關規章制度。首先,學校應當對檔案管理人員的權責進行明確,給予相關人員管理員權限,一旦在某一環節出現問題能夠責任落實到個人,有效控制和防范電子檔案丟失、篡改等情況的發生。同時,學校還應當完善電子檔案規章制度中的內容,對一些新增的電子檔案類型進行準確定位,使較為特殊的黨政活動、教學和科研檔案準確歸檔,進而提高電子檔案的管理效率[4]。3.加大對電子檔案管理的監督力度。首先,學校應當安排相關人員定期或不定期檢查檔案管理工作人員業務進展情況,監督其相關檔案信息是否及時進行錄入、分類和歸檔,并將其業務進行情況與其績效相掛鉤,提高其工作的主觀能動性,確保學校電子檔案的準確性、真實性、安全性和共享性,使電子檔案的價值得以充分發揮;其次,學校還應當針對電子檔案管理工作制定相應的獎懲措施,對于一些工作完成出色的人員要給予其一定的精神和物質上的獎勵,樹立典型,對于一些工作拖拉的人員要嚴懲,從根本上杜絕其工作態度不認真情況的發生,進而提升電子檔案的管理效率。4.優化電子檔案管理設施。學校應當投入一定資金用于電子檔案管理設施的優化。在軟件方面,應當專業技術人員定期對電子檔案管理系統進行升級和完善,使系統能夠緊跟時展,間接起到提高電子檔案管理工作效率的目的。同時,學校還應當重視自身電子檔案管理系統的安全防護措施建設,安裝和升級殺毒軟件和防火墻軟件,保證電子檔案能夠在相對安全的環境中存儲和使用。在硬件方面,學習應當對一些已經老化和淘汰的設備進行清點,根據實際需要購進一些先進的硬件設備,使硬件設備能夠與系統相匹配,為學校電子檔案管理工作順利開展奠定堅實基礎。5.提高電子檔案管理人員的綜合素質。學校應當重視對電子檔案管理人員綜合素質培養,加大對檔案管理人員專業技術能力及相關法律知識的培訓力度,邀請專業人士采取講座或實地指導等多樣化方式來提升檔案管理人員對于新升級系統功能的認識、運用能力并普及檔案管理相關法律知識。同時,學校在檔案管理人員的選聘上也應當嚴格要求,不能只看其學歷,更應當通過面試及實習等方式考察其實務能力,盡可能地選擇一些業務能力強的人員擔任相應職務,為學校電子檔案管理工作全面推進提供一定保障。
參考文獻
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[2]張輯哲.淺析電子檔案管理在中專學校檔案管理中的應用[D].中國人民大學出版社,2014.
[3]劉敏.論高職院校電子檔案的管理與保護[J].東方企業文化,2013(14).
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一、加強電子病歷檔案的規范管理
第一,監控環節病歷的質量。醫院質控部門應當按照《病歷書寫規范》的相關規定去審核與抽查各科病人的病歷質量。檢查人員要遵循客觀、真實、完整、準確、及時的原則,重點詢問病人的病史,并認真仔細做記錄,查體的記錄要實事求是,不能用查體記錄的模板來代替患診斷分析者的查體記錄;擬診、診療要有目的性和針對性。做好日常的病歷記錄工作,病人病情的變化、醫生的診斷意見、對檢查結果的分析與處理,治療理由的更改,以及治療的效果都要有詳細的記錄。如果發現病歷質量有缺陷,要及時進行糾正,保證病歷的完整性和正確性,防止造成重大事故,危害病人的身體健康。
第二,監控終末病歷的質量。終末病歷是醫生對病人診斷結束后的歸檔病歷。終末病歷質量監控是病歷的最后一道關卡,如發現病歷中的缺陷,要及時反饋給各個科室,在原始病歷的基礎上進行補充和完善。具體從以下幾個方面做起:首先,各個科室的領導者要做好歸檔前的病歷檢查工作;其次,歸檔后醫院的質控部門要對終末病歷的首頁、病歷記錄、病程記錄等方面,按照《病歷書寫規范》進行質檢,對于其中的不足要及時進行修改,并將其反饋給各個科室,提高臨床醫生的記錄意識,提高記錄的價值,杜絕丙級病歷的出現。
第三,病歷錄入要及時。首次記錄應當在病人入院24小時內完成;病程記錄應當在病人入院8小時內完成;搶救記錄應當在搶救結束以后6小時內完成;手術記錄、出院記錄、死亡記錄,都應當在病人手術結束后、出院后、死亡后的24小時內完成,出院病歷在72小時內完成歸檔等。但是在實踐中,由于醫療事務繁瑣并且復雜,一些醫務人員如果沒有及時書寫,事后緊憑印象去補寫,可能會有遺漏或者錯誤,使病歷的可信度大打折扣。使用電子檔案后,能夠及時、快速的錄入病人相關信息,并且實現資源共享,為醫生的診斷提供了強有力支持,同時及時更新病歷信息,提高醫生診斷的正確率,減少了遺漏或者錯誤現象的發生,提高醫生工作效率,同時也病人的身體健康提供了強有力的保障,使醫院更好地為病人服務,提高醫院的形成,促進我們醫療事業進一步向前發展,為我們的和諧社會建設提供了強有力的支持,早日實現祖國的社會主義現代化建設。
二、完善電子病歷檔案的安全認證
要充電利用信息安全保護技術,保護電子病歷檔案的信息。電子病歷檔案的更改、復制非常簡便,并且不留痕跡,這使得電子病歷檔案的原始性和憑證性大打折扣。目前電子病歷檔案的安全認證體系是醫療事務中一項非常重要的工作,其有利于檔案的形成、保護、以及利用。通過實現先進的科學技術,完善電子病歷檔案的相關制度,確保電子病歷檔案的真實性、完整性、以及可靠性。具有需要運用以下科學技術,如:數字證書技術、加密技術、電子簽署技術、以及跟蹤技術和權限控制技術等,明確醫生簽名的合法性,以及醫生在電子病歷檔案上的權限,防止隨意修改電子檔案。同時明確各類參與人員的責任,制定一套科學、嚴密的管理制度,如:載體及轉換登記制度,徹底消除電子病歷檔案的弊端,保護電子病歷檔案的安全,提高醫務人員的檔案管理意識,保護病人的生命安全,提高醫療事務的整體管理水平,促進醫療事業的發展,進而更好地為人民服務,提高人民的整體生活水平。完善檔案安全認證體系,克服電子病歷檔案的弊端,保障電子病歷的完整性和真實性,使其成為醫生診斷的依據和強有力的保證,從而更好地為病人服務。
三、落實電子與紙質病歷的同步歸檔
一、中職《網絡營銷》的教學改革勢在必行
網絡營銷是一門交叉和綜合很強的學科,而中職學校的學生來說,理論接受能力原本薄弱、更沒有社會實踐經驗的教育對象,等待他們的卻是如此復雜,陌生,全新的課程,單純的進行理論傳授,則顯得枯燥、難懂,甚至讓學生產生厭學情緒,所以我們應該在教學過程中合理采用案例教學法,選用生動具體,切合實際,緊跟時勢,有針對的典型案例貫穿與整個網絡營銷教學之中,這可提高教學質量,能取得事半功倍的效果。
二、網絡營銷案例的教學實踐與思考
案例的選取及運用直接關系到案例教學效果,結合中職學生原有知識基礎,教師在選取案例時應注意以下幾點。
1.強調緊密性,體現“以生為本”
案例教學是圍繞理論教學展開的,選取要做到針對性強、具有典型性,并盡量做到題材廣泛,做到案例內容與理論知識的高度一致性,具有上述特點的案例能更好地激發學生的興趣,有助于學生對知識點的理解和把握。例如,在章節開始的第一節課,可以用中國本土產品“腦白金”的營銷案例,從市場調查,產品定位及定價,銷售渠道,廣告內容,軟文營銷等全方位地向學生介紹,從而引導學生走出兩個誤區:第一、網絡營銷不是網上銷售;第二、網絡營銷不僅限于網上。第三、網絡營銷建立在傳統營銷理論基礎之上。如“如何把梳子賣給和尚”,“如何把一個蘋果買到一百萬”,可以作為前置作業,讓學生主動思考,提高學生聽講的興趣。
2.要求創新性,體現“與時俱進”
案例除了要和教學內容結合,還應該考慮到學生的原有知識水平和興趣所在。互聯網世界日新月異的變化,以及絕大部分學生對網絡世界的熟悉,運用一些舊案例,是很難激發學生的興趣,所以作為教師要充分利用網絡資源,與時俱進,及時更新教學案例庫。在2009年的教學過程中,所使用的大事件營銷案例可以更多地結合2008的奧運盛事,比如可口可樂與騰訊的“在線奧運圣火傳遞”活動,搜狐網的“圣火到我家”活動;而在2010年的時候,就可以從上海世博會及廣州亞運會跟某些產品或某些網站的合作去分析教學知識點。
3.引導德育化,體現“網絡文明”
近年來,互聯網已成為人們學習、工作、生活的重要工具,而網絡事件營銷,對于大眾來說已經并非一個新鮮的概念。比如從芙蓉姐姐到天仙妹妹,從2006年的中國版“別針換別墅”神話艾晴晴的網絡騙局到“奧巴馬女郎”的個人事件營銷。最近這幾年的“網絡紅人們”幾乎均是通過這樣的方式被大家熟悉,無一例外。事件營銷利用人們對事件本身的關注,企業從中獲得非常高的知名度。這一營銷方式更是被企業廣為采用:制造新聞事件,吸引媒體注意,通過體傳播,達到宣傳品牌的目的。在復雜的事件營銷環境下,教師在教學過程中運用案例時必須注意提倡“網絡文明及其建設”,引導學生正確使用這種營銷形式,必須要端正自己的營銷動機,采用正確的方式,杜絕為達目的不擇手段的做法。
4.注重可行性,體現“理論與實踐的統一”
營銷案例中,我們會用提到一些新的網絡應用方式,在教學過程中,我們應該注重這些變化帶來的利弊,并能運用到網絡營銷里加以實踐,鞏固知識。一般情況下,學生都很樂于接受新鮮事物,實踐表明,如博客營銷,微博營銷案例進行教學,這些平時生活中學生經常用于娛樂的網絡應用方式可以更加有效的提高學生的學習興趣。而對網絡營銷工具的實踐應用能力,特別是新的營銷工具,學生需要實踐才能深刻體會。讓學生從實踐中去感受:近年來,博客,微博作為一種新興的網絡應用形式,不僅加強了人與人之間的聯系,還日益被企業作為一種重要的網絡營銷工具來應用。利用博客,微博進行公關,可以快速的消除負面影響;進行產品的宣傳推廣,容易引起消費者的信任與好感;進行招聘,有更多的機會招聘到對自己企業持續關注的應聘者。因此,在網絡營銷教學活動中,應該從分析新型營銷案例入手,引導學生使用博客,微博,將此類網絡營銷工具溶入到日常的學習與生活中,增強學生對網絡營銷的認知和應用能力,這樣可以在部分程度上達到在企業參加實踐進行網絡營銷的效果。
1 醫德醫風管理系統的具體應用與主要內容
在當代,我國經濟的迅速發展也大大推進了信息化技術的進程。近幾年,隨著我國醫院規模的不斷加大和患者數據的增加,醫德醫風電子化管理憑借其獨特的優勢,受到了各大醫院的青睞。同時對于實現醫院管理現代化、信息化也起著積極作用。
寬城滿族自治縣醫院黨委辦公室經過幾年的摸索和實踐,于2012年正式投入使用醫德檔案信息化管理平臺,這一平臺的實行使全院的醫務人員工醫德醫風檔案的管理,不僅大大提高了檔案管理工作的工作效率,同時也使得對員工醫德醫風檔案的收集與管理更加具有科學性、合理性和系統性。
(一)該平臺建立在醫院已有的OA辦公局域網上,具有良好的兼容能力和安全性,對計算機操作系統要求不高,醫德檔案信息化管理平臺采用電子錄入方式,一人一檔,實行院科兩級網絡化管理,由院黨委辦確定專人負責收集,錄入與量化評分,具體方法與實踐簡要如下:
1、由專業人員對各科室兼職網管人員進行專業的培訓,提高其專業水平,掌握電子文件的管理知識,同時培養他們的管理和保密意識,使其稱為有素質的專業的檔案管理人員,加快傳統醫德檔案的數字化管理轉型的進程。
2、醫德檔案網絡信息化建設首先要有一套科學合理、方便快捷的比較完善的管理方法。另外還要對于醫德檔案收集范圍要明確,最后為了方便以后對檔案信息的科學研究,還要建立標準化、規范化的數據庫并建立與之相對應的數據分析庫。
3、需要填寫的科室及個人需在規定的時段登陸系統并完成相關填寫項目,在填寫項目完成并核查無誤后保存退出,這樣的方式有利于保證數據的準確性。在規定的登錄時段結束后,服務器將自動關閉系統。
4、運用網絡辦公自動化信息平臺(OA系統),
根據醫德醫風填表信息編制交互網頁,最終錄入數據庫中,實現安全、高效的醫德檔案動態管理。整個過程全部利用計算機進行,形成收集、統計、分析和評價為一體的多功能管理體系。
(二)醫德電子檔案重點在于對醫德內容的設置,該系統內共分為3大項、16個小項,比較全面地涵蓋了醫德評價指標的各個方面。
1、平臺基本構成:《醫務人員基本情況登記表》、《醫務人員考核醫德醫風檔案表》(內含“工作人員基本情況”、“違反醫德醫風情況登記表”、“醫德醫風考評匯總表”、“受獎勵情況登記表”)、《年度醫務人員醫德考核評審表》和相關個人先進材料,行政獎勵或處罰的復印電與版材料等等。
2、平臺設置了不同等級的權限,分為一般權限、部門權限、管理者權限和超級管理員權限,以對應醫德考評自我評價、科室評價和單位評價的三個環節:對員工僅開放一般權限,用于個人醫德檔案的操作;各科室負責人增加部門權限,可對管理范圍內員工的醫德檔案進行科室評價意見的填寫意見、查詢和管理;管理者權限僅對各職能部T的具體責任人開放,可隨時記錄醫務人員的醫德表現;超級管理員權限只對醫德檔案管理員開放,負責進行后臺操作,可對填寫不符合要求的醫德檔案予以退回或刪除,提取未及時上報人員名單進行通報,查詢所有考評對象的醫德信息,最關鍵的是可以進行數據的匯總統計,從而實現醫務人員醫德狀況的記錄、歸檔、分析、比較、統計等全方位信息化管理。
2 實行醫德檔案信息化管理的特點與成效
(一)醫德檔案信息化平臺的建立徹底改變了以往使用傳統紙質檔案建檔的繁瑣流程,管理者和員工根據系統的提示可以簡單、方便地完成整個考評過程電子化醫德檔案順應了無紙化辦公的時展趨勢,減少了資源浪費,使這項工作更加方便快捷,節約了人力成本。管理者可以在短時間內調閱了解醫院醫德醫風建設動態,并可基于系統進行數據挖掘分析,推進了醫德醫風建設的科學化、規范化和系統化管理進程,形成了醫院醫德醫風建設的規范體系。
(二)醫德檔案和獎懲記錄實行電子平臺集中管理,各職能部門可將日常監管和科室日常考核結果及時存檔,動態記錄每位醫務人員歷年來所受到的表彰、先進事跡、存在的問題等方方面面的信息,保證了醫德檔案的完整性、全面性和長期性。
(三)從2012年寬城滿族自治縣醫院首次在全市縣級醫院建立醫德醫風檔案信息化管理以來,促進了行風的建設,并且促進了醫療服務、醫療質量的有效提高。在對行風建設檢查中,寬城縣醫院醫德醫風檔案網絡信息化管理系統展現的內容一直是全院的亮點和驕傲,受到了市縣衛計委多次表彰。