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公司通過規(guī)范標準業(yè)務(wù)流程,建立了完善的物資管理體系,利用信息化技術(shù)建立一套完整的物資管理信息系統(tǒng),提高了物資利用率和管理水平,盤活了閑置資產(chǎn),降低了物資消耗成本,實現(xiàn)了管具企業(yè)在信息化方面的管理創(chuàng)新,該信息化物資管理系統(tǒng)其具備以下主要特點:
1.覆蓋面廣該系統(tǒng)把公司所有的3000多種20多萬件的管具物資進行科學(xué)分類,逐一進行編碼建立編碼數(shù)據(jù)庫,各項目對資產(chǎn)數(shù)量、種類進行數(shù)據(jù)填報,形成公司的物資管理數(shù)據(jù)庫。同時,該系統(tǒng)把物資管理中的17個工作流程進行規(guī)范,統(tǒng)一固化到物資管理系統(tǒng)內(nèi),確保業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)標準統(tǒng)一,實現(xiàn)了物資的規(guī)范化管理。
2.追溯性強根據(jù)資產(chǎn)特點建立了物資管理跟蹤模塊,從資產(chǎn)、井控設(shè)備的進廠質(zhì)檢、出廠使用、回廠檢驗維修,直至最終的報廢等全過程全部納入系統(tǒng)管理。通過對每項物資進行編制的唯一編號,對鉆具、井控裝備進行準確的跟蹤,使每臺裝備的服役歷史追溯起來方便快捷。
3.時效性高各基層單位根據(jù)系統(tǒng)短信提醒,通過網(wǎng)絡(luò)登陸實時填寫系統(tǒng)內(nèi)的各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù),從而保證系統(tǒng)內(nèi)各種數(shù)據(jù)匯總的時效性,并將物資計劃申報、審批整合在同一系統(tǒng)內(nèi),比起以往各基層單位電郵上報數(shù)據(jù)再手工匯總后各部門分別審核的落后方式,時效性大大提高。
4.操作便捷依托于強大的網(wǎng)絡(luò)平臺及熟悉友好excel操作界面,基層的系統(tǒng)登錄人員可以輕松的進行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入,各種數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表也可以方便的導(dǎo)出,操作起來十分便捷。并且通過移動終端也可以進行系統(tǒng)登錄查詢,極大地拓寬了系統(tǒng)的使用范圍,方便基層單位物資管理人員時時辦公。
二、項目實施效果
1.提高了物資管理水平該物資系統(tǒng)建立后,促使基層單位及時有效方便的填報各種物資變動數(shù)據(jù),通過系統(tǒng)來規(guī)范基層單位的物資管理流程,減少物資轉(zhuǎn)移調(diào)撥時出現(xiàn)的遺漏以及拖延確認現(xiàn)象,同時加強鉆具物資的跟蹤管理提高了鉆具物資使用的安全性。公司物資管理部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)能利用手機、電腦等設(shè)備終端通過網(wǎng)絡(luò)實時動態(tài)掌握工程處物資變動及使用狀況,相關(guān)部門在進行經(jīng)營決策時就會有強大的數(shù)據(jù)作為決策支持,大大提高了公司物資精細化管理水平。
2.有利于降低物資采購成本該物資系統(tǒng)的建立后,物資管理部門能夠更加準確掌握各個單位的材料采購消耗情況,更好地根據(jù)各單位物資庫存情況科學(xué)調(diào)配全處物資和處理各單位上報的需求采購計劃,確保公司物資達到最大利用率。同時解決了長久以來困惑管理部門的材料準確去向問題,使管理部門能夠根據(jù)采購消耗情況有的放矢的進行考核控制。系統(tǒng)實施后,公司在物資使用控制方面取得了“一降三升”的良好局面,即物資采購費用同比下降、物資利用率同比上升、經(jīng)營收入同比上升、產(chǎn)值利潤率同比上升。
3.有利于提升企業(yè)競爭力提高了管具競爭力通過該系統(tǒng)建立后,各項目單井消耗生產(chǎn)成本大幅降低,物資利用率的得到了提高,使公司在國內(nèi)管具行業(yè)中的競爭力得到進一步提升,在合同競標上更有主動權(quán),公司外部服務(wù)市場份額同比增加,先后中標為江漢鉆井、湖南鉆井、派特羅爾等單位提供管具租賃服務(wù),為公司更好拓展外部市場建立堅實基礎(chǔ)。
1)加強物資計劃管理過程控制,積極主動做好物資計劃工作
(1)工程物資計劃是以施工方案為依據(jù)的,工程施工方案對工程物資計劃起著決定性的影響,同時物資計劃是采購和供應(yīng)的依據(jù),因此物資計劃編制應(yīng)根據(jù)施工進度合理進行編制,預(yù)留采購周期。
(2)工程負責人要充分認識物資計劃的重要性,對物資計劃要提前統(tǒng)籌、提前安排,積極聯(lián)系相關(guān)單位,盡快盡早落實工程所需物資。工程技術(shù)負責人積極與設(shè)計、甲方進行溝通,按圖紙、甲方及施工的要求,完善所需物資的物料屬性。現(xiàn)場材料員要積極主動,不等不靠,第一時間把握物資計劃,做到心中有數(shù),并積極與現(xiàn)場工程技術(shù)人員、甲方及時要求工程技術(shù)部門復(fù)核圖紙,做好物資計劃的編制工作。物資供應(yīng)部門的計劃人員要積極主動進行溝通,對物資計劃中的物料編碼和物料屬性關(guān)鍵點提前介入,提早把關(guān),幫助和指導(dǎo)施工作業(yè)單位盡早完成物資計劃的編制工作;物資供應(yīng)部門根據(jù)現(xiàn)有存貨量,經(jīng)平庫后,正式提報物資計劃。
(3)各部門相互配合、協(xié)調(diào)和指導(dǎo),加強物資計劃審核申報管理制度,實現(xiàn)工程物資總量控制,避免造成物資的積壓。概預(yù)算部編制預(yù)算料表,制定和下達限額領(lǐng)料,并依此對工程所需物資進行審核;物資供應(yīng)部門按下的限額領(lǐng)料進行總量控制,并完成物資計劃的提報工作。
2)對物資供應(yīng)和物資現(xiàn)場的全過程進行監(jiān)管
(1)施工物資的價格掌握
施工企業(yè)的物資供應(yīng)部門,根據(jù)編制的物資計劃和掌握物資質(zhì)量要求,經(jīng)過多方面、多渠道的了解,摸清市場行情,及時掌握物資的價格,對采購資金進行估算,為后續(xù)的招標工作提供依據(jù)。(2)催辦和催運管理物資供應(yīng)部門對已上報的計劃進行跟蹤,落實物資的采購、合同簽訂、生產(chǎn)周期、到貨周期等信息。并與油田公司物資主管部門加強聯(lián)系,協(xié)助及早確定供應(yīng)商,以確保物資盡快盡早招標。按已招標簽訂的合同進行催運,及時掌握物資的生產(chǎn)、發(fā)貨、運輸以及物資的具體進場等供應(yīng)動態(tài)。并將信息及時反饋各部門,以保證工程進度及生產(chǎn)需要。
(3)現(xiàn)場驗收管理
①驗收是確保采購物資的施工需求的最后防線,為了加強對物資驗收這一重要環(huán)節(jié)的監(jiān)管,物資管理人員按簽訂的合同和技術(shù)文件,組織有關(guān)部門及相關(guān)人員,仔細對物資的品種、品牌、規(guī)格、數(shù)量、外觀質(zhì)量、到貨期、外包裝完好程度,和有關(guān)的技術(shù)文件進行核對,數(shù)量少的逐一驗收,數(shù)量較大的,隨機抽取樣品。對質(zhì)量有問題的物資,物資管理人員及時將有關(guān)情況向施工企業(yè)職能部門反映,職能部門將問題提報油田公司物資供應(yīng)部門進行協(xié)調(diào)解決。對到貨的大宗物資,不便入庫的,為避免二次搬運,降低運輸成本,經(jīng)施工作業(yè)單位負責人認可,可直接送達工地。
②物資經(jīng)驗收合格后,簽署驗收單交現(xiàn)場材料員入庫,現(xiàn)場材料人員對入庫物資分類擺放,并登記入帳,并將有關(guān)單據(jù)返回施工企業(yè)物資供應(yīng)部門。
③工程所需物資經(jīng)安裝調(diào)試、驗收合格后,現(xiàn)場材料員按照物資主管部門合同、到貨通知單和實收的物資,核對規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量,經(jīng)確認后,通知供應(yīng)貨開具發(fā)票,同時項目部以書面的形式向本單位物資供應(yīng)部門確認辦理貨款結(jié)算,并由物資供應(yīng)部門向物資主管單位予以確認付款。
(4)施工物資內(nèi)部領(lǐng)用控制
①施工作業(yè)單位對到場入庫的物資實行內(nèi)部領(lǐng)料制,建立收發(fā)料制度。按施工作業(yè)的內(nèi)容,劃分施工作業(yè)單元(機組、班組),施工作業(yè)單元憑據(jù)內(nèi)部領(lǐng)單進行領(lǐng)料。由單元負責人指定材料領(lǐng)用人,由施工作業(yè)單位負責人在內(nèi)部領(lǐng)料單簽字,到現(xiàn)場庫房領(lǐng)料。庫房保管人員要審核內(nèi)部領(lǐng)料單,雙方檢查型號、規(guī)格、數(shù)量和質(zhì)量,并簽字認可,庫房保管人員對發(fā)出物資登記入帳;對物資的發(fā)放要實行兩級臺帳制。無論是大宗物資還是零星生產(chǎn)輔材都要做到領(lǐng)用合理,流向清楚,手續(xù)齊全。
②施工企業(yè)對生產(chǎn)輔材和零星材料制定消耗定額,施工作業(yè)單位根據(jù)消耗定額按工作量對施工作業(yè)單元實行定額發(fā)放制,便于有計劃、有準備的供應(yīng)施工生產(chǎn)用料,同時也有利于落實物資消耗定額和節(jié)約物資。發(fā)料的方式可根據(jù)不同條件和進度,按天發(fā)料或全月一次限額,分次發(fā)料。發(fā)料嚴格按施工作業(yè)單位制定的發(fā)料計劃進行發(fā)放,沒有計劃的不發(fā)料,沒有定額的不發(fā)料,更不能超額發(fā)料。因特殊情況而需補料時,必須說明原因,并經(jīng)施工企業(yè)主管部門和領(lǐng)導(dǎo)批準后,才予以補料,實行補料審核制。因材料節(jié)約、計劃變更,領(lǐng)用的材料有剩余時,將材料退還現(xiàn)場庫房或在下次領(lǐng)中扣除,工程完工后,必須退庫。
③施工企業(yè)主管部門會同施工作業(yè)單位按完成工程進度和消耗定額,加以核實,避免虛報、冒領(lǐng)和物資浪費的現(xiàn)象發(fā)生,同時要定期對消耗定額的執(zhí)行情況進行檢查,分析差異的原因,提出改進措施和意見,不斷完善消耗定額。④物資發(fā)出后,現(xiàn)場庫房保管人員要登記發(fā)出明細臺帳。現(xiàn)場庫房經(jīng)常收、發(fā)料,數(shù)量變動頻繁,為了及時準備掌握物資的存量,避免物資的短缺、丟失和超儲積壓,依據(jù)收料臺帳和發(fā)料臺帳進行仔細核對,做好清倉盤點工作,做到帳物相符,嚴防物資的流失和浪費。
3)提高專業(yè)物資管理人員的素質(zhì),不斷提高物資管理人員的管理能力人才是企業(yè)不斷發(fā)展的動力和源泉,在施工企業(yè)資源的配置中,人才的優(yōu)化配置是重中之重。物資管理是一門科學(xué),不是誰來才能干好。它需要優(yōu)秀專業(yè)化的人員。按照目前施工企業(yè)用人機制,施工企業(yè)應(yīng)以施工作業(yè)單位的人員為主,不斷根據(jù)自身發(fā)展需要,有系統(tǒng)、有計劃、有重點、有步驟的對相關(guān)人員進行培訓(xùn)、培養(yǎng),提高人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合管理能力,尤其是要加強企業(yè)員工的主人翁意識,增強責任感和愛崗敬業(yè)精神,使其形成一種制度,并逐步成為企業(yè)文化的一部分。同時,要充分發(fā)揮企業(yè)自身調(diào)配功能,使人員在企業(yè)范圍內(nèi)合理流動,實現(xiàn)配置的最優(yōu)化。這樣,既可解決專業(yè)人才缺乏的問題,又能為提高企業(yè)物資管理水平奠定基礎(chǔ)。
4)建立資源共享信息平臺,為施工企業(yè)經(jīng)營管理提供依據(jù)工程因其功能化和個性化的要求,其所需物資涉及品種、規(guī)格較多,同時近年來新材料的不斷涌現(xiàn),材料的價格市場變動和差異較大,造成了施工企業(yè)在物資招標和概預(yù)算工作中的被動局面。因此,為實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資源的共享,最大限度降低成本,提高整體效益,施工企業(yè)根據(jù)自身的特點,在企業(yè)內(nèi)建立一個信息溝通平臺顯得尤為重要。其優(yōu)勢主要體現(xiàn)在:一是可以使閑置資源得到充分有效的利用;二是可以在最短時間內(nèi)保證工程項目急需;三是節(jié)約時間,可以使管理人員將更多的精力投入到工程施工或現(xiàn)場物資管理工程中去;四是為物資招標和工程概預(yù)算提供依據(jù),掌握工作的主動權(quán),也為施工企業(yè)管理層提供決策依據(jù)。
2.結(jié)束語
內(nèi)控管理模式是目前我國工程項目物資管理的主要手段,這一管理模式容易受到不可預(yù)見因素的影響。在對物資運輸、采購等成本預(yù)算上很難控制。而在項目進行中,管理人員對工程質(zhì)量的監(jiān)管不嚴,不合理的工程進度安排等容易造成物資短缺或者浪費。總之,在工程項目施工前后,物資管理都存在供應(yīng)問題和管理不善問題。并且,在物資核算上,多數(shù)企業(yè)缺少預(yù)見性,這對物資的合理采購具有一定影響。
2工程項目物資管理中信息資源規(guī)劃的作用
信息資源規(guī)劃是工程項目物資管理的重要基礎(chǔ)。如何將企業(yè)分散的信息進行統(tǒng)一管理是企業(yè)信息管理和規(guī)劃的核心內(nèi)容,通過集成化的、網(wǎng)絡(luò)化的信息管理系統(tǒng),可以對企業(yè)物資資源的合理規(guī)劃和整理,構(gòu)建物資管理的業(yè)務(wù)流程標準和與各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)相匹配的數(shù)據(jù)標準,其具體作用體現(xiàn)為以下幾點:
(1)明確企業(yè)物資管理業(yè)務(wù)流程,促進施工涉及單位的業(yè)務(wù)聯(lián)系,滿足其業(yè)務(wù)需求。通過信息資源規(guī)劃,還可以建立更加合理的業(yè)務(wù)流程,滿足投資、施工、監(jiān)理等各個單位的需求。從而實施有計劃、有原則的項目開發(fā)物資管理,確保企業(yè)項目開發(fā)的順利進行。
(2)通過對工程項目物資管理的數(shù)據(jù)建模,建立規(guī)范化數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu),為改造和建立高檔次的數(shù)據(jù)庫打下堅實的基礎(chǔ)。
(3)通過信息資源規(guī)劃,可實現(xiàn)物資管理業(yè)務(wù)流程與管理機制的優(yōu)化,將物資管理轉(zhuǎn)化為信息管理,有助于管理效率的提高,管理業(yè)務(wù)的科技化。另外,信息資源規(guī)劃有助于企業(yè)實現(xiàn)物資管理創(chuàng)新。
3工程項目物資管理的信息資源規(guī)劃方案
3.1項目物資管理業(yè)務(wù)流程分析
物資管理業(yè)務(wù)流程分析過程是信息資源規(guī)劃的主要流程之一,其主要作用為幫助企業(yè)設(shè)置合理的業(yè)務(wù)流程,將原有的物資管理轉(zhuǎn)化為高效化的信息管理手段。其過程為分析物資管理的主要業(yè)務(wù)流程,并明確企業(yè)物資管理的目的,將管理責任下發(fā)到人,要求企業(yè)管理人員掌握物資管理信息技術(shù),實現(xiàn)對物資管理業(yè)務(wù)流程的分析,展示其分析結(jié)果,以為物資管理提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。
3.2工程項目物資管理的數(shù)據(jù)流分析
在傳統(tǒng)的工程項目物資管理過程中,管理人員主要采用“實體—關(guān)系”這一數(shù)據(jù)分析方法。隨著企業(yè)管理的進步,這一方法得到簡化。將用戶視圖等同于外部數(shù)據(jù)流是這一方法簡化的主要手段,基于這一理論,管理人員將視圖分析及其規(guī)范化作為主要管理方案。而對于用戶視圖,我們通常將其定義為所有管理人員以及項目執(zhí)行人員在物資管理過程中所涉及的報表、單據(jù)和賬單等。數(shù)據(jù)流分析有助于反映管理人員的觀念,對數(shù)據(jù)實體的判斷能力,是將物資管理轉(zhuǎn)化為信息管理的重要手段,也是信息調(diào)研主要針對的對象。通過數(shù)據(jù)流分析,的管理人員和繪制信息數(shù)據(jù)的分級流程圖,通常可分為一級和二級。其中,一級數(shù)據(jù)流程圖將物資管理作為核心,建立物資管理與其他部門的數(shù)據(jù)連接,通過一級圖還應(yīng)為管理者提供清晰的數(shù)據(jù)流定義和識別方式。從而結(jié)合用戶視圖的記錄數(shù)與生存期,實現(xiàn)其數(shù)據(jù)管理的量化。而二級數(shù)據(jù)流程圖的主要作用是傳遞和表達物資管理所涉及的業(yè)務(wù)流程之間的數(shù)據(jù)存儲與傳遞。即將業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)存儲,從而進一步實現(xiàn)信息化的管理流程。根據(jù)企業(yè)物資管理現(xiàn)狀和項目規(guī)模,還可考慮繪制三級數(shù)據(jù)流程圖,最終完成物資管理的數(shù)據(jù)流分析。
3.3工程項目物資管理數(shù)據(jù)模型和體系結(jié)構(gòu)模型
3.3.1工程項目物資管理數(shù)據(jù)模型
在工程項目物資管理中,管理人員通常利用數(shù)據(jù)模型進行數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建。具體流程為通過構(gòu)建數(shù)據(jù)模型表達組成數(shù)據(jù)庫的基本表,并分析每個表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。在具體分析數(shù)據(jù)模型時,要將傳統(tǒng)的實體關(guān)系分析方法和數(shù)據(jù)流程圖中的用戶視圖分析結(jié)合起來。在設(shè)計數(shù)據(jù)庫的表結(jié)構(gòu)時,要將其進行分解、并規(guī)范化至三范式。
3.3.2工程項目物資管理的體系結(jié)構(gòu)模型
體系結(jié)構(gòu)模型是將業(yè)務(wù)模型同數(shù)據(jù)模型相結(jié)合所得到的結(jié)果,其主要用來體現(xiàn)企業(yè)項目業(yè)務(wù)流程、并表現(xiàn)業(yè)務(wù)活動同相關(guān)數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系。通常采用C-U矩陣的方式表達。這一結(jié)構(gòu)模型的構(gòu)建,可以進一步了解企業(yè)項目業(yè)務(wù)同項目數(shù)之間的創(chuàng)建與使用關(guān)系,了解數(shù)據(jù)資源的使用權(quán)限。每個表對應(yīng)一個業(yè)務(wù)過程,在企業(yè)物資管理中,多個環(huán)節(jié)都可應(yīng)用這一數(shù)據(jù)體系結(jié)構(gòu)。
4結(jié)論
關(guān)鍵詞手術(shù)室物資管理
隨著現(xiàn)代工業(yè)現(xiàn)代科技的突飛猛進,醫(yī)學(xué)科學(xué)也得到了極大的發(fā)展,各種先進的醫(yī)療儀器及一次性醫(yī)用器材的大量使用,對各種高難度手術(shù)的開展及提高手術(shù)安全系數(shù),帶來了很大的便利,但如何管理好日益增多的各種儀器及一次性醫(yī)療用品,是現(xiàn)代手術(shù)室管理的重要組成部分。
1.目前我院管理方法
1.1.采購管理
一個具有一流醫(yī)療技術(shù)的現(xiàn)代化醫(yī)院,首先應(yīng)擁有良好的醫(yī)療人材隊伍,其次必需配備一流的醫(yī)療設(shè)備,才可以施展才華。手術(shù)室的設(shè)備直接關(guān)系到手術(shù)技術(shù)的提高及新項目的開展。但是,先進的醫(yī)療設(shè)備必須科學(xué)地管理和保養(yǎng),否則會造成設(shè)備的閑置、損壞及大量浪費,就此,我院加強醫(yī)療設(shè)備購置前的論證和競價管理。對大型儀器設(shè)備,手術(shù)室根據(jù)具體需要,提出申請,醫(yī)院組織專家進行論證,設(shè)備科根據(jù)論證方案公開招標,和審計處一起對設(shè)備進行三家公司以上的價格競爭,最終能為醫(yī)院購買到價格便宜,質(zhì)量可靠,售后服務(wù)優(yōu)良的醫(yī)療設(shè)備。
由于一次性的醫(yī)用產(chǎn)品越來越多,消耗量甚大,生產(chǎn)廠商也越來越多。我院為了保證質(zhì)量嚴防偽劣商品、降低醫(yī)療保險費用,使采購規(guī)范化。醫(yī)務(wù)處、設(shè)備科、手術(shù)室組成一個購貨集體,對于每一個新增項目,先由手術(shù)室護士長向醫(yī)務(wù)處提出申請,經(jīng)醫(yī)務(wù)處審核,符合醫(yī)保政策即通知設(shè)備科,由設(shè)備科檢查供應(yīng)商的“三證”,并核準價格,和供應(yīng)商簽訂以“保證質(zhì)量,隨時供貨”的協(xié)議書,然后進貨。手術(shù)室護士長每月根據(jù)手術(shù)例數(shù)和一次性醫(yī)用物品存放面積分批通知設(shè)備科的采購員,這樣既防止醫(yī)院資金的閑置,又減少庫房面積的占用,同時也防止物品過期而造成經(jīng)濟損失。價格昂貴的一次性操作器械少量備貨以供急診所需,其它根據(jù)手術(shù)通知單,按隨叫隨到的協(xié)議進貨。通過這些措施,避免了臨床使用科室的醫(yī)務(wù)人員個人聯(lián)系采購,然后再補辦入庫、領(lǐng)用手續(xù),使不合格的產(chǎn)品進入醫(yī)院[1]。
1.2儲存管理
對于一般手術(shù)器械建立一個庫存擋案,分科存放于手術(shù)室的小庫房,以備用并及時補充。而將一次性醫(yī)用滅菌物品和高壓蒸汽滅菌物品分柜放置于滅菌物品室。該室保持清潔干燥、通風良好、空氣含菌量<500cFu/m3、溫度保持在18-220C、濕度保持50-70%[2],室內(nèi)每天二次紫外線照射30分鐘,每周末進行空氣消毒。手術(shù)室護士長必須親自負責或指派一位具有高度責任心的高年資護士檢查每批貨物的外包裝和有效期,并隨時聽取醫(yī)生和護士們的意見,不符合要求及時匯報設(shè)備科要求退貨或更換。手術(shù)室護士長還經(jīng)常與供應(yīng)商聯(lián)系,將使用情況反饋給他們,不斷改進產(chǎn)品質(zhì)量和包裝。一次性滅菌醫(yī)用物品必須存放于滅菌物品存放室的專柜內(nèi),由專人保管和檢查,排列整齊,以保證物品先到先用,防止有效期過期和外包裝材料破損。
1.3使用管理
設(shè)備儀器的好壞直接關(guān)系到手術(shù)醫(yī)生操作和情緒,最終影響手術(shù)的效果。手術(shù)室對新進的設(shè)備,護士長首先認真閱讀使用說明,掌握其操作順序和保養(yǎng)技術(shù),然后制訂操作和保養(yǎng)的規(guī)程,并教會全體護士。我們對精密的手術(shù)器材進行專人保管,專柜放置,定期檢查定期保養(yǎng),用前由專職人員進行消毒滅菌,用后洗凈-吹干-上油,交專職人員檢查保管。
手術(shù)器械準備是手術(shù)室護理人員的重要工作。一定數(shù)量的器械物品,是保證手術(shù)正常進行的必備條件[3]。為此,我們在器械室里配備一名有一定經(jīng)驗的專職護士管理手術(shù)器械,并制訂其崗位職責。根據(jù)各手術(shù)的需要,編制手術(shù)器械卡,使各個手術(shù)器械包的物品數(shù)固定。術(shù)前一日器械室護士根據(jù)手術(shù)安排表將已滅菌的手術(shù)器械包發(fā)放到各手術(shù)房,術(shù)后由洗手護士按“消毒-清洗-烘干-上油-打包”的操作規(guī)程處理,在打包前必須由器械室護士按《手術(shù)器械卡》清點數(shù)目和檢查清洗的質(zhì)量、有無損壞,如有損壞及時更換,一切符合要求方可打包,包內(nèi)必須放置高壓蒸汽滅菌指示卡,包外貼上高壓蒸汽滅菌指示帶并在其上寫上包名、有效期、姓名,送高壓蒸汽滅菌后,放入無菌物品存放室的各科器械柜內(nèi),以供備用。
手術(shù)臺上使用的鋪巾是高支數(shù)全棉布,質(zhì)地細密不易滲水,手術(shù)紗布均為鑲有不透X光標記的四層光邊紗布(一次性使用)。為了節(jié)約護理人員的資源,轉(zhuǎn)門培訓(xùn)一位工勤人員負責敷料室的保管、清潔、打包、送消毒和發(fā)包工作,由值班護士負責核對。我們是根據(jù)各類手術(shù)對敷料的需要,制訂各手術(shù)敷料包內(nèi)的敷料基本數(shù),由工勤人員按數(shù)打包,,打包前必須檢查每一塊手術(shù)巾、包布是否破損、有無污跡,一切符合要求按30*30*40的標準打包,同樣,包內(nèi)要放指示卡、外貼指示帶,注明有效期、包名并簽名,消毒后發(fā)放到各手術(shù)房和滅菌室的敷料柜內(nèi)。
1.4廢棄物管理
由于手術(shù)室的廢棄物品,基本上都沾有患者的血跡和體液,屬嚴重污染物品。根據(jù)中華人民共和國醫(yī)院消毒衛(wèi)生標準,必須進行無害化處理,不得檢出致病微生物[4]。故手術(shù)后將廢棄物品分門別類放置,按“消毒—毀型—廢棄”的原則處理。
2.存在的問題
2.1為了加快醫(yī)院資金的流動,設(shè)備科庫房實行零庫存管理,因此手術(shù)室需要備一定量的貨物,因為手術(shù)室的物品種類繁多,一旦忽視檢查,就有可能造成缺貨而影響手術(shù)進行。目前是護士長每天檢查每天補充庫存,無形增加了護士長的工作,化費了大量時間。如此龐大的手術(shù)室物品沒有進入電腦管理。
2.2目前尚有少量手術(shù)用品由手術(shù)醫(yī)生自己帶入手術(shù)室使用,這樣沒經(jīng)審批、驗收合格的產(chǎn)品,難免會混進不合格產(chǎn)品,以致發(fā)生手術(shù)失敗而引起醫(yī)療事故,給病人帶來痛苦、給醫(yī)院帶來負面影響。
2.3手術(shù)室的滅菌室甚小,滅菌物品存放擁擠,放取不方便,且外包裝容易損壞。
2.4一些尖銳的廢棄物(如刀片、針頭)只是僅僅拋棄在普通垃圾袋中,極易刺破垃圾袋而損傷他人造成感染。
3.國外動態(tài)
由于國外的社會體制與我國不同,所以他們在物資的采購方面,與我們有著很大的不同。但他們在物資的使用管理及廢棄物的管理上,有許多先進經(jīng)驗,值得借鑒。例美國哈特福德醫(yī)院手術(shù)室的建筑設(shè)計時均對各種醫(yī)用物品的管理使用、儲存、廢棄物的轉(zhuǎn)移等因素,在硬件上有很嚴格的保證。一般在二間能進行相似手術(shù)的手術(shù)房間設(shè)置一間物品存放室,不同的手術(shù)基本固定手術(shù)房,因此各科的特殊用品也存放于各自的手術(shù)房或物品存放室,不易丟失且取存方便、節(jié)約時間。在二間手術(shù)室之間有一臺快速消毒鍋,以備急用;對于各種手術(shù)器械的日常清洗、烘干、上油、分類、打包、消毒、入庫等工作,均有受專業(yè)培訓(xùn)的工人操作,人員配備為二間手術(shù)房有一名清洗工人,且實行全天三班制,24小時不缺人,這樣既節(jié)省許多護士的勞動力又保證了器械的質(zhì)量。對于醫(yī)用廢棄物品,美國哈特福德醫(yī)院手術(shù)室、馬來西亞仁愛醫(yī)院手術(shù)室管理部門甚嚴,凡接觸過病人血液體液的廢棄物,都扔進外有危險物品標記紅色或黃色高強度的塑料袋,易碎的物品扔進硬質(zhì)塑料筒,刀片針筒扔進無法打開的塑料筒內(nèi),由院外清潔公司回收處理。
4.設(shè)想與討論
4.1.完善醫(yī)院物資管理制度是基礎(chǔ)
為了加強手術(shù)室物資的管理,在添置采購期間,必須加強管理,可組織外院專家及有關(guān)行業(yè)專家共同論證。對一次性醫(yī)用衛(wèi)生用品,根據(jù)使用情況及質(zhì)量等可搞定點、定牌采購,有利管理及降低成本。在日常使用期間,優(yōu)化增量和盤活存量。
4.2.實行數(shù)據(jù)庫管理是手段
為了既減少庫存又保證貨物的正常供應(yīng),有必要運用計算機管理物品,建立手術(shù)室設(shè)備器械數(shù)據(jù)庫,該數(shù)據(jù)庫可存有我室各種設(shè)備的基本情況,例如設(shè)備名稱、廠家、型號、價格、購置的時間、所帶的附件、管理者的姓名等,這對統(tǒng)計科室的資產(chǎn)和設(shè)備折舊等十分有利[5],這數(shù)據(jù)庫還存有每位手術(shù)病人的資料,并將手術(shù)室的計算機管理網(wǎng)絡(luò)與醫(yī)院收費處、設(shè)備科庫房聯(lián)網(wǎng)。每間手術(shù)房的巡回護士將患者的有關(guān)資料、手術(shù)名稱和用去的物品都輸入機算機內(nèi),費用的支出可直接進入收費處,庫房也可知道手術(shù)室已用去的物品,準備進貨,而手術(shù)室護士長只需每天通過電腦核查每位病人收費情況、用去的物品和該物品的庫存和有效期,然后向設(shè)備科輸入要購置的物品,這樣既節(jié)約開支又減少勞動力,使護士長有更多的時間去管理、提高手術(shù)室的業(yè)務(wù)質(zhì)量。同時也保證物品的及時供應(yīng)和手術(shù)的正常進行,真正實行《優(yōu)質(zhì)、高效、低耗的醫(yī)院的管理》[6]。這在今后一段時間將是衛(wèi)生資源配置的切入點和著力點。
(1)推進煙用物資訂單式供應(yīng)。市公司實行煙用物資統(tǒng)一訂單集成管理。這就需要縣級分公司根據(jù)當年煙葉種植、收購情況對煙用物資的用量進行準確預(yù)測,基層煙站要走訪煙農(nóng),考察煙農(nóng)實際需求,與煙葉種植大戶簽訂物資代購協(xié)議,然后由市公司根據(jù)數(shù)理統(tǒng)計模型和經(jīng)濟進貨批量進行批量采購,保證煙用物資及時足量供應(yīng)。
(2)推行目標管理。落實一個“責”字。根據(jù)物資計劃目標按比例分解指標,把目標逐一分解到煙葉科長,物資計劃員,倉庫保管員,實行“三位一體”責任制,共同負責把關(guān)。通過合理的計劃、采購、調(diào)整庫存結(jié)構(gòu),及時處理積壓物資。同時,加大對煙用物資分解指標考核,獎罰兌現(xiàn)。
(3)強化內(nèi)部監(jiān)管,建立健全制度執(zhí)行問責機制。把煙用物資計劃準確率執(zhí)行情況納入領(lǐng)導(dǎo)干部問責范圍,對執(zhí)行各項措施進行責任分解,明確責任部門和責任人。對有令不行、有禁不止、隨意變通、惡意規(guī)避等嚴重破壞制度的行為,加大查處問責力度,做到有制必依、違制必究。建立一個有效的物資監(jiān)管和處理機制。有關(guān)部門要加強對各基層煙站煙物資的監(jiān)督管理,確保物資管理及時到位。對各站倉庫內(nèi)包裝破損的物資,要及時上報縣局有關(guān)部門,并共同對之進行處理,確保物資管理的到位,減少包裝破損物資的進一步損耗,提高其利用率。
(4)加強知識培訓(xùn),組建一支高效煙用物資管理隊伍。提高煙用物資管理水平必須要有一定的烤煙生產(chǎn)業(yè)務(wù)技術(shù)水平、責任心強、業(yè)務(wù)嫻熟的管理人員。在組織煙用物資的管理隊伍時,應(yīng)選擇具有一定的烤煙生產(chǎn)業(yè)務(wù)知識、懂電腦、責任心強且有一定財務(wù)知識的人員擔任物資管理員,選擇基本熟悉烤煙生產(chǎn)一些業(yè)務(wù)知識、有一定的責任心和財務(wù)知識、服務(wù)意識強的員工來擔任基層煙站倉庫保管員。這樣,組成的煙用物資管理隊伍將是一支非常高效的隊伍。同時,要加強相關(guān)人員知識培訓(xùn),提高物資管理水平。特別是加強物資計劃管理知識培訓(xùn),增強物資相關(guān)人員物資計劃意識、成本節(jié)約意識,減少物資浪費。
(5)規(guī)范合理的供應(yīng)程序。首先要制定好煙用物資的供應(yīng)價格。煙用物資到貨后,要及時督促市局有關(guān)部門下發(fā)物資的供應(yīng)價格,價格制定要合理,要煙農(nóng)易于接受,并將物資供應(yīng)的價格和使用說明及時公示于煙站的醒目處。其次要制定一個可行的供應(yīng)辦法。在物資供應(yīng)前,要做好宣傳工作,及時下發(fā)供應(yīng)的通知和供應(yīng)的程序,并采取由管村技術(shù)員根據(jù)煙農(nóng)煙田情況和施肥情況為煙農(nóng)開出煙用物資開票通知單,物資開票員根據(jù)技術(shù)員的開票通知單再為煙農(nóng)開具物資供應(yīng)票據(jù),煙農(nóng)憑供應(yīng)票據(jù)到倉庫領(lǐng)取物資,倉庫保管員根據(jù)煙農(nóng)手中的票據(jù)供應(yīng)物資給煙農(nóng),同時做好物資的出入庫和供應(yīng)臺賬。再就是物資供應(yīng)時要先進先出、有序供應(yīng),倉庫保管員要根據(jù)倉庫內(nèi)物資的存放情況,先將原有庫存物資進行供應(yīng),然后再供應(yīng)新到貨的物資,同時煙農(nóng)在領(lǐng)取物資時,要求煙農(nóng)按序提貨,不得隨意搬動,減少人為損壞物資的比例。最后是做好現(xiàn)金存入和核對帳目。每天工作完畢后,物資供應(yīng)開票員應(yīng)及時將所收現(xiàn)金存入公司賬戶,并與保管員對所供應(yīng)的物資進行對賬,查看有無差錯,建立供應(yīng)檔案,同時將物資供應(yīng)情況填寫于煙農(nóng)檔案中,以備技術(shù)員在指導(dǎo)煙農(nóng)時所需。
(6)狠抓物資的帳目管理、統(tǒng)一核算口徑。煙用物資的帳目比較繁雜,稍有不慎就會發(fā)生丟失、損失、現(xiàn)金不清和賬實不清等問題,導(dǎo)致公司財產(chǎn)受到損失,為煙葉工作的順利開展帶來麻煩。因此,在物資管理過程中,要建立并制定專門的帳目管理制度,要安排專人妥善保管,確保各類帳目的完好無損,要注重做好煙用物資的進貨、收貨、供應(yīng)、現(xiàn)金、庫存等物資財務(wù)賬目的管理,各煙站倉庫保管員要經(jīng)常做好物資的進庫、出庫等臺賬的登記,確保賬目清晰。若發(fā)生丟失、損失現(xiàn)象的,應(yīng)嚴肅追究有關(guān)人員的責任。統(tǒng)一物資的收發(fā)核算口徑,規(guī)范操作流程,優(yōu)化套餐物資發(fā)放核算辦法,做到賬實相統(tǒng)一、賬實相符。