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若非涉密，或暫且不宜廣而告之，在舉行交接儀式時，東道主既要爭取多邀請新聞界的人士參加，又要為其盡可能地提供一切便利。對于不邀而致的新聞界人士，亦應盡量來者不拒。至于邀請海外的媒體人員參加交接儀式的問題，則必須認真遵守有關的外事規則與外事紀律，事先履行必要的報批手續。

舉行交接儀式的現場，亦稱交接儀式的會場。在對其進行選擇時，通常應視交接儀式的重要程度、全體出席者的具體人數、交接儀式的具體程序與內容，以及是否要求對其進行保密等幾個方面的因素而定。

根據常規，一般可將交接儀式的舉行地點安排在已經建設、安裝完成并已驗收合格的工程項目或大型設備所在地的現場。有時，亦可將其酌情安排在東道主單位本部的會議廳，或者由施工、安裝單位與接收單位雙方共同認可的其他場所。

將交接儀式安排在業已建設、安裝完成并已驗收合格的工程項目或大型設備所在地的現場舉行，最大的長處，是可使全體出席儀式的人員身臨其境，獲得對被交付使用的工程項目或大型設備的直觀而形象的了解，掌握較為充分的第一手資料。倘若在交接儀式舉行之后安排來賓進行參觀，則更為方便可行。不過，若是在現場舉行交接儀式，往往進行準備的工作量較大。在此百廢待興之地忙里忙外，絕非輕而易舉之事。另外，由于將被交付的工程項目或大型設備歸接收單位所有，故此東道主事先要征得對方的首肯，事后還需取得對方的配合。

將交接儀式安排在東道主單位本部的會議廳舉行，可免除大量的接待工作，會場的布置也十分便利。特別是在將被交付的工程項目、大型設備不宜為外人參觀，或者暫時不方便外人參觀的情況下，以東道主單位本部的會議廳作為舉行交接儀式的現場，不失為一種較好的選擇。此種選擇的主要缺陷是：東道主單位往往需要付出更多的人力、財力、物力，全體來賓對于將被交付的工程項目或大型設備缺乏身臨其境的直觀感受。

如果將被交付的工程項目或大型設備的現場條件欠佳，或是出于東道主單位的本部不在當地以及將要出席儀式的人員較多等其他原因，經施工、安裝單位提議，并經接收單位同意之后，交接儀式亦可在其他場所舉行。諸如賓館的多功能廳、外單位出租的禮堂或大廳等處。都可用來舉行交接儀式。在其他場所舉行交接儀式，盡管開支較高，但可省去大量的安排、布置工作，而且還可以提升儀式的檔次。

在交接儀式上，有不少需要使用的物品，應由東道主一方提前進行準備。首先，必不可少的，是作為交接象征之物的有關物品。它們主要有：驗收文件、一覽表、鑰匙，等等。驗收文件，此處是指已經公證的由交接雙方正式簽署的接收證明性文件。一覽表，是指交付給接收單位的全部物資、設備或其他物品的名稱、數量明細表。鑰匙，則是指用來開啟被交接的建筑物或機械設備的鑰匙。在一般情況下，因其具有象征性意味，故預備一把即可。