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一、檔案數字化存在的問題

為什么會出現檔案數字化“前處理”階段呢？通過近幾年城建檔案數字化探索和實踐，我們感到：檔案數字化方便檔案的收集、保管和利用，是檔案工作現代化在網絡時代的必由之路，也是深化檔案社會化服務的必然要求，但不能一蹴而就、一步到位，這是因為：

1.資金短缺。

各縣城建檔案數字化建設的撥款有多有少，普遍撥款不足，滿足不了實行城建檔案數字化必須添置一定數量計算機及其輔助設備的資金需求。如按常規我館一年財政撥款為5萬元，包括檔案維護費及日常其他費用，而購買一臺一般的文書掃描儀就要3～8萬元。資金緊缺成了開展檔案數字化建設的瓶頸。

2.基礎設施相對落后。

缺少硬件設備或者現有設備老舊，不能適應數字化技術對數字處理的要求。如我館用于數字化建設的電子計算機只有4臺，這些計算機年齡在6～8歲左右。這種現象在縣級城建檔案普遍存在。

3.專業人員整體水平不高。

像我們這種基層城建檔案館，從業人員中檔案專業出身的較少，更不用說既有檔案專業又具有現代化技術的復合型人才了。城建檔案數字化建設是一個跨學科、多專業、涉及面廣的復雜系統工程，檔案管理人員的素質影響整個城建檔案數字化建設的進程。

4.館藏檔案實體不夠規范。

目前縣級城建檔案中的多數工程檔案是由施工單位進行編制，由于施工單位一般注重施工質量及安全，對于檔案的編制，多數是臨時指派些未經過專業培訓的人員來做，使報送的檔案質量較低，在檔案數字化建設中對這些檔案要重新進行整理加工。

5.各檔案館大多存在著一定的信息安全隱患。

城建檔案的數字化管理，主要依賴于強大而穩定的局域網作為技術支持,但由于計算機病毒、網絡黑客等攻擊，以及局域網運行的不穩定性，都對電子檔案的安全保管和長期保存帶來很大威脅。

二、解決檔案數字化問題的辦法

資金、設施、技術、規范、安全是要實現城建檔案數字化必須解決的五個實際問題。盡管困難重重，但也不是不能攻克,關鍵是要有“困難與機遇并存”意識，做好檔案數字化前處理中各項工作：

1.數字化城建檔案館建設是一項需要較大投資的工程。

“前處理”階段中，城建檔案館要進一步爭取各級領導對數字城建檔案館建設工作的重視和支持，保證數字城建檔案館建設有必要的專項資金，同時發揮主動性拓展籌資渠道,否則數字城建檔案館建設將成一句空話。俗話說“巧媳婦難做無米之炊”，加大資金投入，確保資金到位，是數字化城建檔案館建設的必要條件。

2.數字化城建檔案館建設又是一項以先進設施為依托的工程。

“前處理”階段中，必須夯實物質基礎。檔案數字化建設要求具備一定的硬件設備，如專用服務器電腦工作臺、工程文檔高速掃描儀、工程文檔打印機、光盤刻錄機等都是必需的，檔案館增添設備、配件應因地制宜，不貪大求洋，合理配置，適度超前。

3.數字化城建檔案館建設更是一項依靠技術支撐的工程。

“前處理”階段中，必須加強人才隊伍的建設，一方面加大力度，公開公平選調熱衷于城建檔案事業，并在計算機領域能靈活使用檔案管理軟件，勝任文檔存儲、編輯、檢索、利用等工作的復合型人才，另一方面加強培訓，對在職人員進行應用新技術、新設備、新方法以及良好的信息道德等各種形式的再教育，使他們逐步適應城建檔案數字化的工作需要。

4.除上述三項外，數字化城建檔案館建設“前處理”階段中，同時需要認真做好承上啟下規范化銜接工作。

（1）對現有檔案進行數字化處理。縣級城建檔案館要在短期內進行全部檔案數字化可能難以做到，可采取分步實施的辦法解決：先選擇利用率相對高的檔案進行檔案數字化，后再所有檔案數字化，開展時應將檔案實體進行整理，使其符合掃描的要求。整理方法為：掃描前對較厚不易掃描的案卷先拆卷，把卷皮封面復印、編號，檢查卷內檔案內容，如果沒有頁碼的，先要用鉛筆輕輕寫上頁碼，以免卷內頁碼在掃描、著錄過程中發生混亂。檢查案卷是否有卷內目錄，卷內目錄與卷內文件是否吻合，如不吻合需重新著錄，沒有卷內目錄的要補上。如遇卷內目錄不符合數字化系統錄入要求，則需重新建立卷內目錄，為卷內條目和卷內電子文件的對應導入作好準備。對于破損、存放不當起皺、折痕較深的檔案，則采用裱糊、熨燙的方法進行整理。對有些薄、脆、已損壞的檔案，采用塑料薄膜模板保護的方法，進行掃描。（2）強化標準規范管理，檔案數字化加工的程序環節較多，包括條目的補錄、數字化加工文件的選擇、圖像的掃描、掃描后條目及圖像的檢驗等，如果沒有規范的標準，就會影響檔案數字化的質量。（3）組織施工單位、建設單位等資料員培訓，從檔案源頭抓起，確保以后形成的檔案符合檔案規范化要求。

5.數字化城建檔案館建設“前處理”階段中，還應確立保證系統網絡安全的措施。

（1）制訂并嚴格執行計算機安全管理制度、計算機信息保密管理制度等。（2）采用加密、只讀、防火墻、身份驗證、內外網物理隔離等安全技術，安裝先進的防毒軟件，選用安全性能高的數據庫產品，對數據進行定期備份，以便系統宕機或者硬盤故障造成數據丟失后進行及時恢復。（3）建立嚴密可靠的信息制度，確保信息“上網不涉密，涉密不上網”，不僅對檔案原件的安全、完整負責，而且對網絡安全及數字化信息的維護與保護盡責。城建檔案數字化是信息時代信息數字化發展的要求，城建檔案數字化建設是一項長期而復雜的工作。任重道遠，需要我們統籌規劃，不懈努力，認真抓好城建檔案數字化前處理，在實踐中不斷發展和完善，以實現城建檔案歷史性跨越，為全面深化改革、促進國民經濟和社會發展提供更快捷、有效的檔案信息服務。

作者：許穎 單位：浙江省嘉善縣住建局