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電子文件經(jīng)過(guò)收集、整理、鑒定、歸檔后即成為電子檔案，但不是所有的電子文件都能成為電子檔案，取舍的原則是該文件經(jīng)過(guò)鑒定后有無(wú)保存價(jià)值。

一、特征

電子檔案屬于特種檔案的范疇，它除了具有檔案的一般屬性外，還具有以下不同于其他檔案載體的特性：1.依賴(lài)性。電子檔案的信息是數(shù)字化形態(tài)，它對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)設(shè)備有很強(qiáng)的依賴(lài)性。電子檔案從制作、傳輸、存儲(chǔ)以及歸檔后的全部管理活動(dòng)，都必須要通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)完成，如果離開(kāi)計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)及應(yīng)用軟件、硬件等技術(shù)條件，電子檔案就沒(méi)有生命力和無(wú)法發(fā)揮作用。2.高密性。電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)主要包括：光盤(pán)、硬盤(pán)、軟盤(pán)。這些載體存儲(chǔ)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于過(guò)去的各種信息介質(zhì)，隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，電子檔案的存儲(chǔ)密度還在不斷加大。3.分離性。電子檔案是數(shù)字化形式，其內(nèi)容信息可與它的載體分離，它可以從一個(gè)載體復(fù)制到另一個(gè)載體，可以從這臺(tái)計(jì)算機(jī)傳輸?shù)搅硪慌_(tái)計(jì)算機(jī)。它的內(nèi)容是以數(shù)字信號(hào)的方式存在于不同的存儲(chǔ)介質(zhì)，不再具有物理邊界的原件。4.集合性。電子檔案的信息內(nèi)容通過(guò)計(jì)算機(jī)可以表現(xiàn)為文字、圖形、影像、動(dòng)畫(huà)、聲音、視頻等多種媒體信息形式，他們可以單獨(dú)或相互搭配構(gòu)成，使電子檔案的內(nèi)容聲像并茂，更能真實(shí)地再現(xiàn)當(dāng)時(shí)的活動(dòng)情況。它極大地改變了人們獲取信息的傳統(tǒng)方法，符合利用者在信息時(shí)代查閱檔案的方式。5.共享性。電子檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可以進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳輸，多個(gè)利用者不必親自到檔案管理部門(mén)去查閱檔案，只要借助自己的計(jì)算機(jī)就能夠在同一時(shí)間、不同地點(diǎn)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，使異地利用成為可能，消除了檔案利用的空間限制，突破了紙質(zhì)檔案在使用上的局限性，從而大大提高了檔案的利用價(jià)值。6.不穩(wěn)定性。由于電子檔案內(nèi)容與載體的可分離性，使它具有比紙質(zhì)檔案更不安全穩(wěn)定的因素。電子檔案的原始性不容易判斷和確認(rèn)，它的制作形式是由實(shí)變虛，其制作時(shí)的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)并不完全一致，它既是原始的，又是復(fù)制的。電子檔案極易失真。在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過(guò)程中，稍有失誤就會(huì)導(dǎo)致檔案信息失實(shí)。它可以被原樣復(fù)制，甚至被修改后不會(huì)留下任何痕跡。

二、電子檔案與紙質(zhì)檔案的區(qū)別

電子檔案作為一種新型檔案，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有著本質(zhì)的區(qū)別：

（一）信息載體不同。電子檔案的信息內(nèi)容必須記錄在高密的磁性介質(zhì)或光學(xué)材料上，如光盤(pán)、硬盤(pán)等，其信息內(nèi)容可以從一種存儲(chǔ)載體移動(dòng)到另一種存儲(chǔ)載體，內(nèi)容卻不會(huì)發(fā)生任何改變。而紙質(zhì)檔案的信息內(nèi)容必須依附在紙張上才能形成文字或圖形表現(xiàn)出來(lái)，其內(nèi)容和載體絕對(duì)不能分離，具有較高的可靠性和原始憑證性。

（二）技術(shù)條件不同。電子檔案的形成和各種處理必須依靠先進(jìn)的計(jì)算機(jī)等相關(guān)設(shè)備和軟件、硬件環(huán)境的共同支持下才能完成的，離開(kāi)這些條件，電子檔案看不見(jiàn)也摸不著，電子檔案對(duì)技術(shù)設(shè)備條件的依賴(lài)性很強(qiáng)。紙質(zhì)檔案經(jīng)過(guò)收集、鑒定、整理、歸檔后，一般只要達(dá)到檔案庫(kù)房的“八防”要求———防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)，便可以永久或長(zhǎng)期保存，紙質(zhì)檔案的保存對(duì)技術(shù)設(shè)備條件的要求沒(méi)有電子檔案高。

（三）信息穩(wěn)定性不同。電子檔案如果遭遇計(jì)算機(jī)系統(tǒng)故障、病毒入侵、黑客攻擊等其它一些非正常情況時(shí)，信息內(nèi)容都有可能立刻消失或遭遇破壞，并且其內(nèi)容很容易被更改且留不下任何痕跡，這些都給電子檔案保存的安全帶來(lái)了極大的隱患。此外，電子檔案信息內(nèi)容依賴(lài)的載體對(duì)環(huán)境的溫度與濕度、抗機(jī)械性損傷、防磁性、抗病毒等條件要求很高，并且極不穩(wěn)定，使用壽命一般最多只有二十年。紙質(zhì)檔案的制成材料包括：紙張、字跡材料和字跡。紙質(zhì)資料一旦形成，三者便會(huì)永遠(yuǎn)結(jié)合在一起，改動(dòng)之后一般會(huì)留下痕跡。并且，其整理歸檔存入庫(kù)房后，只要達(dá)到檔案庫(kù)房保存條件的“八防”要求，就可以長(zhǎng)時(shí)間保存，這些都說(shuō)明紙質(zhì)檔案的安全穩(wěn)定性比電子檔案高。

（四）表現(xiàn)形式不同。電子檔案數(shù)字化的信息內(nèi)容通過(guò)計(jì)算機(jī)可以表現(xiàn)為：電子文件、電子圖形、動(dòng)畫(huà)、聲音、影像及視頻等多種形式，從而使檔案信息生動(dòng)形象，更加便于利用者接受與快捷方便地使用。紙質(zhì)檔案的信息內(nèi)容只能通過(guò)紙張來(lái)記錄文字、數(shù)字、字母、圖形，表現(xiàn)的形式單一枯燥。

（五）可操作性不同。電子檔案的信息內(nèi)容可以進(jìn)行加工，具有可操作性。利用者可以要求檔案工作者通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)電子檔案中的信息內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)、匯總、打印和復(fù)制等，將這些信息轉(zhuǎn)換成利用者自己需要的形式。紙制檔案的信息內(nèi)容一般只能進(jìn)行復(fù)印和直接掃描圖像，沒(méi)有可操作性，但原始證據(jù)性高。

（六）利用方法不同。電子檔案的數(shù)字化形態(tài)，能夠迅速在網(wǎng)絡(luò)中傳輸，利用者可以足不出戶(hù)，只要借助計(jì)算機(jī)對(duì)檔案網(wǎng)站中的利用系統(tǒng)進(jìn)行注冊(cè)登錄，便可以快速方便地查閱到所需的檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，從而極大地提高了電子檔案的利用價(jià)值。紙質(zhì)檔案的利用者必須親自來(lái)到檔案管理部門(mén)，通過(guò)工作人員進(jìn)行檔案現(xiàn)場(chǎng)查詢(xún)，不但耗費(fèi)時(shí)間精力，而且查閱比較繁瑣緩慢。

三、電子檔案的利用方法

（一）提供拷貝。檔案管理部門(mén)以電子檔案及其信息加工的各種載體形式的拷貝件向利用者提供利用的一種方式。向利用者提供載體拷貝件時(shí)，應(yīng)將電子檔案轉(zhuǎn)換成通用標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲(chǔ)格式，供利用者使用。拷貝件形式包括：靜電復(fù)印材料、縮微膠卷、膠片、曬印藍(lán)圖、光盤(pán)、軟盤(pán)等。

（二）網(wǎng)絡(luò)傳輸。這一方法比較適合檔案管理部門(mén)之間的信息資源互相交流以及向相對(duì)固定的查詢(xún)單位提供電子檔案資料，這是通過(guò)點(diǎn)對(duì)點(diǎn)轉(zhuǎn)換數(shù)字通信或互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)。

（三）直接提供。通過(guò)檔案管理部門(mén)或另一檢索機(jī)構(gòu)的計(jì)算機(jī)，在檔案管理部門(mén)的網(wǎng)站上直接查詢(xún)檔案信息資源的一種方法。這種方法簡(jiǎn)化了大量的管理工作，大大提高了查詢(xún)速度，使更多的利用者能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在異地利用自己的計(jì)算機(jī)，同時(shí)在不同的地方快速查閱同一份或不同的電子檔案，實(shí)現(xiàn)了信息資源共享，極大地提高了電子檔案的利用效能。

（四）咨詢(xún)服務(wù)。檔案管理人員以電子檔案內(nèi)容信息為依據(jù)，以口頭或書(shū)面形式，為利用者解答有關(guān)電子檔案及其管理情況的服務(wù)方式。利用者查閱的內(nèi)容包括：電子檔案組織與檢索的常識(shí)，具體形成和利用的情況、形成背景等方面。按照利用者的要求，咨詢(xún)服務(wù)的方式為書(shū)面報(bào)告的形式或口頭解答的形式，其中書(shū)面形式的咨詢(xún)答案可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳遞給利用者。

（五）進(jìn)行編研。根據(jù)客觀需要，對(duì)電子檔案內(nèi)容進(jìn)行分析研究，按照一定的題目，將相關(guān)信息加工、編研成各種形式的電子檔案編研成品的業(yè)務(wù)工作。電子檔案的編研成品按信息加工方式可分為：匯編型、摘要型、編譯型、著述型；按照信息的類(lèi)型可分為：文字型、數(shù)字型、圖像型、聲音型、混合型。編研者也可以根據(jù)需要打印或出版紙制材料。

（六）網(wǎng)站服務(wù)。檔案管理部門(mén)在互聯(lián)網(wǎng)上建立專(zhuān)門(mén)的檔案網(wǎng)站，提供多種檔案信息資源服務(wù)，包括：檔案資料的網(wǎng)絡(luò)檢索、最新的有關(guān)檔案法律法規(guī)公布、專(zhuān)題討論、知識(shí)解答、其他檔案網(wǎng)站資源、館藏編研成品出版信息等。網(wǎng)站是一個(gè)綜合性的檔案信息服務(wù)平臺(tái)，具有開(kāi)放性、服務(wù)范圍廣、信息量大的特點(diǎn)。

四、電子檔案的利用管理

（一）審核使用權(quán)限。審核應(yīng)由利用的決策者執(zhí)行，要根據(jù)各類(lèi)人員級(jí)別、層次進(jìn)行使用權(quán)限的認(rèn)定，并向利用系統(tǒng)注冊(cè)登錄。在利用中，由系統(tǒng)自動(dòng)判定當(dāng)前使用者身份的合法性和使用功能的范圍，同時(shí)由系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)其使用各種功能操作的路徑進(jìn)行跟蹤與記錄。對(duì)涉及使用未經(jīng)授權(quán)的功能，應(yīng)拒絕響應(yīng)并給予警告提示。在電子檔案存儲(chǔ)載體的使用上，要根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)性和開(kāi)放程度，來(lái)確定其使用控制程度，在使用中要依據(jù)利用者的背景情況和利用目的來(lái)決定授權(quán)。

（二）嚴(yán)把拷貝關(guān)。檔案管理部門(mén)必須制定嚴(yán)格有效的管理制度。對(duì)電子檔案進(jìn)行拷貝之前，檔案管理人員應(yīng)該依據(jù)利用者的需求和確認(rèn)其使用權(quán)限之后，再進(jìn)行拷貝件的制作。在查閱電子檔案時(shí)，應(yīng)該根據(jù)利用者所需要的信息進(jìn)行拷貝，必須避免把載體上存儲(chǔ)的電子檔案信息內(nèi)容全部拷貝，并且要通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)手段阻止拷貝件的再?gòu)?fù)制。對(duì)那些提供利用的拷貝件必須及時(shí)進(jìn)行回收，對(duì)回收的拷貝件，要及時(shí)進(jìn)行銷(xiāo)毀。檔案管理人員和利用者雙方要對(duì)提供拷貝的內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，并對(duì)使用載體的類(lèi)型、數(shù)量、使用時(shí)間、最后回收期限及雙方責(zé)任人等情況進(jìn)行備案登記。

（三）加強(qiáng)安全監(jiān)管。加強(qiáng)電子檔案利用的安全監(jiān)管非常重要。《規(guī)范》明確規(guī)定“：利用時(shí)要遵守保密規(guī)定。對(duì)具有保密要求的電子檔案，采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時(shí)，必須符合國(guó)家或部門(mén)有關(guān)保密的規(guī)定，要有穩(wěn)妥的安全保密措施。”具體來(lái)說(shuō)，一是根據(jù)利用者的具體情況采用不同的利用方法，不能無(wú)原則地向利用者提供電子檔案信息；二是電子檔案的載體不能外借，未經(jīng)批準(zhǔn)任何單位或個(gè)人不得擅自復(fù)制電子檔案；三是對(duì)于不完全開(kāi)放的電子檔案，原則上不宜用拷貝的方法提供利用，確需提供拷貝時(shí)必須在有效監(jiān)控下進(jìn)行；四是采用通信傳輸或直接利用等方法時(shí)，對(duì)有密級(jí)的信息內(nèi)容要進(jìn)行加密處理，并進(jìn)行定期更換所使用的密碼。

作者：劉希琳單位：蘭州商學(xué)院檔案館