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一、無(wú)紙化辦公環(huán)境下電子檔案管理的功能

在無(wú)紙化辦公（又被稱(chēng)為協(xié)同辦公系統(tǒng)）環(huán)境下，電子檔案管理方式具有諸多優(yōu)點(diǎn)。除了傳統(tǒng)檔案管理的基本功能以外，以e-office軟件為例，可以看出還存在著以下幾項(xiàng)特點(diǎn)：具備優(yōu)秀的可規(guī)劃、可擴(kuò)展和可維護(hù)性；強(qiáng)大的文件處理能力；安全性要高度可靠；科學(xué)的解決方案與快速；功能強(qiáng)大的用戶自定義架構(gòu)；文件修改痕跡保留功能；支持移動(dòng)、異地辦公。在功能方面，其具有以下幾項(xiàng)功能：文件管理；發(fā)文管理；收文管理；文件督辦；文件統(tǒng)計(jì)；文件歸檔；流程管理；文檔管理；溝通平臺(tái)和綜合事務(wù)等。所有功能均能夠覆蓋企業(yè)管理應(yīng)用各方面，提供方便靈活的工作流套件，適合在知識(shí)化、智能化管理的趨勢(shì)下，為企業(yè)提供跨平臺(tái)、移動(dòng)應(yīng)用、信息整合等諸方面的信息支持。

二、電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

（一）歸檔管理的區(qū)別。

與傳統(tǒng)檔案管理相比，電子檔案管理的差異在于歸檔方式和歸檔時(shí)間的不同。電子文件的歸檔方式為邏輯歸檔和物理歸檔。邏輯歸檔可以保證電子文件的完整性，還可以使電子文件方便檢索。物理歸檔指將電子文件備份放在檔案管理的庫(kù)房?jī)?nèi)，防止計(jì)算機(jī)發(fā)生問(wèn)題而導(dǎo)致文件丟失。傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的歸檔時(shí)間為文件形成后的第二年上半年進(jìn)行歸檔，或者是在項(xiàng)目結(jié)束后立刻歸檔。而電子文件的歸檔時(shí)間則為定期歸檔和分實(shí)歸檔，其原因在于電子檔案管理的快速性和便捷性。

（二）保管方式的區(qū)別。

由于電子文件受到計(jì)算機(jī)技術(shù)的不安全因素影響，因此難以進(jìn)行長(zhǎng)期保存，但是其具有操作簡(jiǎn)單和存儲(chǔ)所需空間較小的優(yōu)點(diǎn)。但是，如果缺乏硬件和軟件，則難以對(duì)電子檔案進(jìn)行修改和讀取，這對(duì)其管理存在一定的影響。在紙質(zhì)檔案方面，需要對(duì)其進(jìn)行防霉防蛀保存，必要時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和微縮等處理。總體來(lái)講，傳統(tǒng)檔案和電子檔案的保管方式各有優(yōu)缺點(diǎn)。

（三）利用方式區(qū)別。

在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查閱方面，查閱紙質(zhì)檔案需要審查相關(guān)的借閱手續(xù)，可以為客戶提供檔案原件、復(fù)印件和檔案信息加工產(chǎn)品。所有的檔案都是可以通過(guò)人體直接識(shí)別的。而電子檔案則可以通過(guò)檢索等方式，直接查閱，簡(jiǎn)單快捷。用戶只需要得到一定的權(quán)限，通過(guò)賬號(hào)和密碼登入計(jì)算機(jī)平臺(tái)。電子檔案可以做到跨時(shí)間和跨區(qū)域，任何時(shí)間和地點(diǎn)，用戶都可以登入計(jì)算機(jī)客戶端進(jìn)行檔案閱讀或者檔案下載。

三、電子檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

（一）管理人員的計(jì)算機(jī)意識(shí)不夠。

部分檔案管理人員的計(jì)算機(jī)檔案管理意識(shí)不夠。在電子檔案創(chuàng)立階段，檔案可能只是以一個(gè)草稿的形式存在，而沒(méi)有受到應(yīng)有的重視。在后續(xù)過(guò)程中，對(duì)電子檔案保管不當(dāng)，不為電子檔案提供一個(gè)合適的保管地點(diǎn)并配備相應(yīng)的保管人員，任電子檔案自生自滅。

（二）電子檔案的法律效應(yīng)尚不完善。

紙質(zhì)檔案的法律效力是社會(huì)公認(rèn)的的，尤其強(qiáng)調(diào)檔案原件才具有法律效應(yīng)。而對(duì)于電子文件，由于缺少固定的載體，因此制定相應(yīng)的法律條文對(duì)其進(jìn)行控制則較為困難，電子文件的法律地位始終難以達(dá)到認(rèn)可。如果電子檔案一直無(wú)法得到應(yīng)有的法律地位，則電子檔案無(wú)法具有真正的“檔案”資格，發(fā)揮檔案的作用。

四、電子檔案管理過(guò)程中問(wèn)題的對(duì)策

（一）聘用具有計(jì)算機(jī)意識(shí)的檔案管理人員。

實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，必須要聘用擁有相應(yīng)技能的工作人員，工作人員應(yīng)該具有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)的技術(shù)水平，尤其需要有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力。當(dāng)今社會(huì)進(jìn)步速度很快，軟件開(kāi)發(fā)日新月異，必須有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力才能在逐漸變化的社會(huì)中不斷掌握新知識(shí)新技能。具有計(jì)算機(jī)意識(shí)的檔案管理人員不僅對(duì)計(jì)算機(jī)操作熟練，且具有學(xué)習(xí)意識(shí)和實(shí)踐能力。

（二）完善電子檔案的法律建設(shè)。

對(duì)于整個(gè)社會(huì)和立法機(jī)構(gòu)，應(yīng)該完善電子檔案的法律建設(shè)。可從三個(gè)方面確定電子檔案的法律問(wèn)題：第一，明確電子文件管理在檔案館中的地位，電子檔案也應(yīng)該承擔(dān)其檔案館內(nèi)保管檔案的責(zé)任。第二，明確電子檔案的制作流程、管理方法和保存方式。尤其是客戶獲取賬號(hào)和密碼的權(quán)限，應(yīng)該采用與傳統(tǒng)檔案相似的辦法。第三，在保管方面，必須明確保管方式、位置和保管人員的聘用方式。

五、總結(jié)

隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，目前幾乎所有單位均已實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公。在無(wú)紙化辦公的環(huán)境下，應(yīng)該采用先進(jìn)的硬件和軟件，進(jìn)行電子檔案管理。

作者：江雪青 單位：連云港市文化廣電新聞出版局