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摘要：本文通過(guò)系統(tǒng)分析和大量實(shí)例的比較，論述商務(wù)英語(yǔ)信函應(yīng)堅(jiān)持的禮貌原則，歸納出當(dāng)代商務(wù)英語(yǔ)信函中的禮貌表現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：禮貌；商務(wù)信函；表現(xiàn)

商務(wù)英語(yǔ)信函是國(guó)際貿(mào)易雙方進(jìn)行書(shū)面商務(wù)信息溝通的重要手段，其撰寫(xiě)的成功與否對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)有著極其重要的影響。

一商務(wù)英語(yǔ)信函的寫(xiě)作原則

寫(xiě)作商務(wù)信函并不要求您使用華麗優(yōu)美的句子。您需要做的就是，用簡(jiǎn)單樸實(shí)的語(yǔ)言，準(zhǔn)確的表達(dá)自己的意思，讓對(duì)方可以非常清楚地了解您想說(shuō)什么。一般的。商務(wù)信函有以下幾個(gè)方面的寫(xiě)作原則：體諒原則，完整原則，清楚原則，簡(jiǎn)潔原則，具體原則，正確原則，禮貌原則。而其中，禮貌原則是在商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作中最需要重視的基本原則。

二商務(wù)信函中禮貌用語(yǔ)的重要性

隨著全球經(jīng)貿(mào)一體化的不斷推進(jìn)，國(guó)際貿(mào)易的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈。禮貌用語(yǔ)在國(guó)際商務(wù)活動(dòng)中起著重要的作用，它能營(yíng)造一種尊重對(duì)方、尋求合作的氣氛，使對(duì)方樂(lè)意與我們合作，從而有助于在競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)一席之地。隨著中國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷深入，商業(yè)信函已經(jīng)成為人們?cè)诮?jīng)濟(jì)交往中不可缺少的一種手段。人們只有在商業(yè)信函中使用一定的禮貌策略，才能在商業(yè)交往中成功地達(dá)到交際的目的。

三商務(wù)英語(yǔ)信函中合理表達(dá)禮貌應(yīng)注意的幾個(gè)方面

(一)注意保持交際雙方地位的平等

在商務(wù)英語(yǔ)信函中，交易雙方的談判應(yīng)盡量建立在平等互利的基礎(chǔ)上，為表示禮貌而過(guò)分謙卑的話(huà)會(huì)適得其反，令對(duì)方對(duì)你的能力產(chǎn)生懷疑。

(二)注意話(huà)語(yǔ)的選擇是否具有親和力

每一封信函的往來(lái)，都是您跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里體現(xiàn)感性的一面。然而很多人都有一種誤解，以為寫(xiě)作商務(wù)信函就應(yīng)該用一種特殊的“生意腔”，干是把一封本來(lái)應(yīng)該是熱情而友好的信函寫(xiě)的呆板而死氣沉沉。其實(shí)我們簡(jiǎn)單的來(lái)理解一下，每次信函的往來(lái)不就是跟對(duì)方進(jìn)行了一次交談嗎?不過(guò)是把交談的內(nèi)容寫(xiě)到了紙上而已。多用一些簡(jiǎn)單明了的語(yǔ)句．這樣才能讓我們的信函讀起來(lái)熱情、友好，就像兩個(gè)朋友之間的談話(huà)那樣簡(jiǎn)單、自然、人性化。

(三)注意話(huà)語(yǔ)中的各種信息在不同人文背景下的解讀

在商務(wù)英語(yǔ)信函的寫(xiě)作過(guò)程中，不僅要靈活運(yùn)用各種禮貌原則，提高禮貌的表達(dá)手段和技巧，還要仔細(xì)考慮各種國(guó)際商務(wù)交往中的特定語(yǔ)境因素，合理運(yùn)用各種語(yǔ)用策略，使禮貌的表達(dá)更加貼切得體，從而使貿(mào)易活動(dòng)得以更順利地進(jìn)行。

四商務(wù)英語(yǔ)信函中的禮貌表現(xiàn)

(一)商務(wù)信函中的積極禮貌表現(xiàn)

積極禮貌策略就是說(shuō)話(huà)人為了滿(mǎn)足聽(tīng)話(huà)人對(duì)積極面子的需求而采取的措施。積極面子是指希望得到別人的肯定和贊許。為保住對(duì)方的積極面子不受損壞，說(shuō)話(huà)人有必要使用積極禮貌策略，千方百計(jì)讓聽(tīng)話(huà)人得到尊重。為此，說(shuō)話(huà)人可以通過(guò)迎合聽(tīng)話(huà)人心意和取悅聽(tīng)話(huà)人的語(yǔ)言的運(yùn)用，讓聽(tīng)話(huà)人感到自己的行為獲得了華人的承認(rèn)和贊美。在商務(wù)英語(yǔ)信函中積極的禮貌表現(xiàn)主要體現(xiàn)為4種策略：贊美、展示人情味，避免不和與聲稱(chēng)關(guān)系親近

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1贊美

贊美策略是一種滿(mǎn)足聽(tīng)話(huà)人面子需求的積極策略，是一種“社交催化劑”。它是利用夸獎(jiǎng)、恭維話(huà)來(lái)滿(mǎn)足對(duì)方的虛榮心里，以引起對(duì)方的注意和興趣的方式。在不同的場(chǎng)合使用恰當(dāng)?shù)馁澝勒Z(yǔ)可以給人們的生活帶來(lái)愉悅和滿(mǎn)足感，使人際關(guān)系變得和諧融洽，起到潤(rùn)滑油的作用。在商務(wù)英語(yǔ)信函中，經(jīng)常夸贊對(duì)方是很有必要的，但千萬(wàn)別變成一味奉承、吹捧。即使對(duì)方的商譽(yù)、產(chǎn)品、技術(shù)等方面確實(shí)值得贊許，也要注意把握尺度，不可濫用溢美之詞。所以，在寫(xiě)作信函時(shí)，既要遵循禮貌原則中盡量多贊譽(yù)對(duì)方的贊譽(yù)原則，又要做到恰如其分地夸獎(jiǎng)對(duì)方。下面就是一個(gè)在自然而不夸獎(jiǎng)的語(yǔ)氣中透出贊美之情的好例子：

Wefindbothqualityandpricearesatisfactoryandwearepleasedtoplaceanorderwithyouforthefollowing：(經(jīng)檢查，貴方產(chǎn)品的質(zhì)量和價(jià)格都是我方很滿(mǎn)意。因此，決定向貴方訂貨，具體的款項(xiàng)如下：……)

2展示人情味中國(guó)人很重感情，人們互相關(guān)心，互相理解。尤其當(dāng)對(duì)方發(fā)生了不幸或不愉快的事情時(shí)往往會(huì)向?qū)Ψ奖磉_(dá)關(guān)切或同情之意，并且會(huì)表示一定的理解和美好的祝福，這種寫(xiě)信人想收信人表達(dá)關(guān)心、理解或同情的方式我們稱(chēng)作“展示人情味”策略。如：

Weacknowledgereceiptofyourlet-terdatedthe3rdthismonthenclosin~thereprography0ftheinsurancepOHCytweareregretforyourloss．(本月3日來(lái)函和保險(xiǎn)單印件已經(jīng)收到，我們對(duì)責(zé)公司所遭受的損失深表同情。)

這是一封與遭受損失的公司就交貨期限進(jìn)行磋商的信函，信中表達(dá)了一方對(duì)對(duì)方遭受的損失的同情和美心，充分體現(xiàn)了寫(xiě)信人具有人情味的一面。

3避免不和避免不和在商務(wù)信函寫(xiě)作中，主要體現(xiàn)為當(dāng)寫(xiě)信人不同意對(duì)方的觀點(diǎn)或不愿意滿(mǎn)足對(duì)方的要求或請(qǐng)求時(shí)．為了不造成對(duì)對(duì)方的直接否定，維護(hù)對(duì)方的積極面子，在回信時(shí)寫(xiě)信人要避免直陳不同的意見(jiàn)。

AccordingtOourrecords．youhavenotyetsettledyouraccountforelectroniceqnipmentsuppliedtoyouonlOthDe-cemberand20thJanuarythisyear．(根據(jù)我方存檔．貴方尚未還清我方今年12月10日以及1月20日向貴方提供的電子設(shè)備貨物的資金。)

作者借用accordingt0ourrecords這個(gè)間接和模糊限制語(yǔ)來(lái)緩和對(duì)方未付款的事實(shí)。

特別要注意，當(dāng)雙方觀點(diǎn)不能統(tǒng)一時(shí)，我們首先要理解并尊重對(duì)方的觀點(diǎn)。如果對(duì)方的建議不合理或者對(duì)您的指責(zé)不公平時(shí)，您可以據(jù)理力爭(zhēng)，說(shuō)明您的觀點(diǎn)．但注意要講究理解禮貌．避免用冒犯性的語(yǔ)言。

4聲稱(chēng)關(guān)系親近

在商業(yè)信函中，如果寫(xiě)信人與收信人之間非常熟悉，當(dāng)寫(xiě)信人向收信人提出要求或建議時(shí)，寫(xiě)信人可以通過(guò)聲稱(chēng)自己與對(duì)方有密切關(guān)系，或從對(duì)方的立場(chǎng)考慮某一建議來(lái)向?qū)Ψ絺鬟f友好之情，這種方式就是。聲稱(chēng)關(guān)系親近”策略。

上述例句中通過(guò)“咱們”的運(yùn)用，表達(dá)了寫(xiě)信人視收信人為伙伴之意，這種親善的言語(yǔ)在極大程度上就可以維護(hù)收信人的面子，又可以幫助交際的雙方實(shí)現(xiàn)互利的目的。

(二)商務(wù)信函中的消極禮貌表現(xiàn)

消極面子指不希望別人強(qiáng)加于自己，自己的行為不受別人的干涉、阻礙。消極的禮貌策略主要是說(shuō)話(huà)人意欲部分地滿(mǎn)足聽(tīng)話(huà)人的消極面子而采取的措施。比如當(dāng)一方提出請(qǐng)求、命令或建議時(shí)，對(duì)方的私人空間就受到了侵犯，這時(shí)．說(shuō)話(huà)人就應(yīng)該采取一定的措施去維護(hù)聽(tīng)話(huà)人的面子。消極禮貌表現(xiàn)在商務(wù)信函中主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：減緩語(yǔ)氣、表示歉意、道歉。

1減緩語(yǔ)氣

減緩語(yǔ)氣策略指的是當(dāng)寫(xiě)信人向?qū)Ψ教岢鼋ㄗh、要求或批評(píng)時(shí)，寫(xiě)信人運(yùn)用一定的表達(dá)方式來(lái)減緩語(yǔ)氣，使言語(yǔ)的強(qiáng)制力變小，從而減弱對(duì)對(duì)方消極面子的成脅的方法。

2表示歉意

表示歉意的策略指寫(xiě)信人運(yùn)用謙卑的語(yǔ)言來(lái)減低自己或抬高對(duì)方的身價(jià)使收信人和自己的差異得以顯露，從而體現(xiàn)出寫(xiě)信人對(duì)收信人的尊重。寫(xiě)信人通過(guò)抬高對(duì)方的身份，降低自己的身份，表明自己對(duì)對(duì)方消極面子的維護(hù)和尊重，從而避免與對(duì)方潛在的沖突，實(shí)現(xiàn)與對(duì)方成功交流的目的。

3道歉

道歉策略指的是當(dāng)交際中的一方冒犯了另一方時(shí)，冒犯方向被冒犯的一方賠禮道歉表示歉意，以此來(lái)維護(hù)被冒犯一方的面子并且彌補(bǔ)冒犯的后果進(jìn)而恢復(fù)雙方之間的和諧關(guān)系的方式。道歉主要有兩種方式：直接道歉和間接道歉。

(1)直接道歉

為了維護(hù)對(duì)方的面子，并且彌補(bǔ)對(duì)對(duì)方冒犯的后果，道歉者可以直接向抱怨者道歉(說(shuō)“抱歉”、“對(duì)不起”、“深表歉意”或“請(qǐng)?jiān)彙敝?lèi)的話(huà))承認(rèn)自己的過(guò)失，請(qǐng)求對(duì)方諒解，并表示愿意進(jìn)行賠償，進(jìn)而促使雙方步入正常的交際軌道。一般地，使用這種方法的信函都是投訴處理函(表接受)。

(2)間接道歉

間接道歉指的是道歉者向?qū)Ψ降狼福姓J(rèn)自己的過(guò)失，但傾向于降低己方的過(guò)失程度或提供理由說(shuō)明過(guò)失并非是故意的，以減輕責(zé)任。與第一種方式不同的是寫(xiě)信人在維護(hù)收信人的消極面子的同時(shí)，也對(duì)自己積極的面子有所照顧。

不管是哪一種道歉的方式，都是因?yàn)槟撤N語(yǔ)言行為違反了商業(yè)常規(guī)(不管這種違反是真實(shí)的還是潛在的)，收信人的個(gè)人權(quán)利受到了威脅而采取的措施。因此，寫(xiě)信人通過(guò)言語(yǔ)或行為向收信人道歉以維護(hù)收信人的面子，從而有助于改善買(mǎi)賣(mài)雙方的貿(mào)易關(guān)系，把雙方的損失降到最小。