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[摘要】隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，商業(yè)信函逐漸成為人們?cè)诮?jīng)濟(jì)領(lǐng)域內(nèi)的一種重要的交際手段，通過它人們可以交流信息、聯(lián)系業(yè)務(wù)、商談貿(mào)易、磋商、處理問題、傳遞友誼等。商業(yè)信函的特點(diǎn)和功能決定了商業(yè)信函中必須注重禮貌策略的表現(xiàn)。商務(wù)英語(yǔ)信函是國(guó)際貿(mào)易雙方進(jìn)行書面商務(wù)信息溝通的重要手段,其撰寫的成功與否對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)有著極其重要的影響。可見，禮貌在商務(wù)信函中的作用不容忽視。

[關(guān)鍵詞】禮貌原則商務(wù)英語(yǔ)信函寫作

隨著改革開放的深入和全球經(jīng)濟(jì)貿(mào)易一體化過程的不斷推進(jìn)，我國(guó)對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易得到了很大的發(fā)展，國(guó)際商務(wù)交往越來越頻繁。在國(guó)際商務(wù)交往中，書信則是最重要的書面交往方式。在書信往來溝通中，雙方極有可能不曾謀面，而只是以信傳情達(dá)意。在以信傳情達(dá)意中，雙方應(yīng)該努力塑造良好形象，爭(zhēng)取并保住新老客戶，以取得更好經(jīng)濟(jì)效益。禮貌是商務(wù)信函的重要語(yǔ)言特點(diǎn)。在禮貌原則指導(dǎo)下的信函能夠給企業(yè)樹立良好的形象．進(jìn)而促進(jìn)商務(wù)活動(dòng)的順利展開。

一、商務(wù)英語(yǔ)信函的寫作原則

寫作商務(wù)信函并不要求您使用華麗優(yōu)美的詞句。您需要做的就是，用簡(jiǎn)單樸實(shí)的語(yǔ)言，準(zhǔn)確的表達(dá)自己的意思，讓對(duì)方可以非常清楚的了解您想說什么。一般地，商務(wù)信函有以下幾個(gè)方面的寫作原則：

1、禮貌原則(courtesy)

禮貌不僅僅是指有禮而已,并不是簡(jiǎn)單用一些禮貌用語(yǔ)比如yourkindinquiry,youresteemedorder等就可以，它是從一個(gè)“您為重”(You-attitude)的角度考慮問題。為了使商務(wù)英語(yǔ)文書更具禮節(jié),撰寫者還應(yīng)避免過激、冒犯和輕視的用詞。

2、體諒原則(consideration)

體諒原則強(qiáng)調(diào)對(duì)方的情況而非我方情況，要體現(xiàn)一種為他人考慮、多體諒對(duì)方心情和處境的態(tài)度。當(dāng)撰寫商務(wù)英語(yǔ)文書時(shí),要將對(duì)方的要求、需要、渴望和感情記在心中,尋找最好的方式將信息傳遞給對(duì)方。

3、完整原則(completeness)：在信函寫作中,信息完整很關(guān)鍵,所以商務(wù)信函中應(yīng)包括所有必需的信息。

4、清楚原則(clarity)

清楚是商務(wù)英語(yǔ)信函寫作最重要的原則.一封含糊不清、辭不達(dá)意的書信會(huì)引起誤會(huì)與歧義，甚至?xí)斐少Q(mào)易損失。清楚表達(dá)應(yīng)注意選擇正確、簡(jiǎn)練的詞以及正確的句子結(jié)構(gòu)。一般地，商務(wù)文書的撰寫者必須將自己的意思清晰地表達(dá)出來,以便對(duì)方準(zhǔn)確理解。

5、簡(jiǎn)潔原則(conciseness)：要求我們用最少的語(yǔ)言表達(dá)最豐富的內(nèi)容。在寫作中,我們應(yīng)當(dāng)用簡(jiǎn)短、易懂、直接、樸素的英語(yǔ),要避免重復(fù)、羅嗦,不要將讀者的時(shí)間浪費(fèi)在你那難懂的字眼上。

6、具體原則(concreteness)：使所表達(dá)的內(nèi)容準(zhǔn)確而又生動(dòng)。當(dāng)涉及到數(shù)據(jù)或具體的信息時(shí)，比如時(shí)間、地點(diǎn)、價(jià)格、貨號(hào)等等，盡可能做到具體。這樣會(huì)使交流的內(nèi)容更加清楚，更有助于加快事務(wù)的進(jìn)程。

7、正確原則(correctness)：正確原則是指不僅是語(yǔ)法、停頓和拼寫正確，也指語(yǔ)言標(biāo)準(zhǔn)、敘述恰當(dāng)、數(shù)字精確、以及對(duì)商業(yè)慣用語(yǔ)的正確理解

二、禮貌原則在商務(wù)英語(yǔ)寫作中的具體應(yīng)用

1、運(yùn)用禮貌語(yǔ)言

在商務(wù)英語(yǔ)書信交際中，經(jīng)常使用的尊稱語(yǔ)，親呢語(yǔ)、祝頌語(yǔ)乃至含蓄委婉語(yǔ)等都體現(xiàn)了禮貌原則。禮貌語(yǔ)言的使用，不僅能傳遞給對(duì)方高興、感激、愉悅等積極情感，同時(shí)還可以委婉的提出進(jìn)一步的要求，這樣可以對(duì)商務(wù)合作的成功起到積極的推動(dòng)作用。

試比較：

a)YourorderNO．85forl00，000yardsofCottonPrintsArt．NO．1002isrejected．我們拒絕了你方85號(hào)關(guān)于訂購(gòu)貨號(hào)1002號(hào)印花布十萬碼的訂單。

b)WeregrettoinformyouthatwehavebeenunabletoacceptyourorderNO．85for100，000yardsofCottonPrintsArt．No．1002．我們遺憾地通知你方我們已不能接受你方85號(hào)關(guān)于訂購(gòu)貨號(hào)1002號(hào)印花布十萬碼的訂單。后一句比前一句恰當(dāng)，因?yàn)楹笠痪浔容^含蓄，前一句則比較直接、生硬。因此，后一句就是禮貌用語(yǔ)。

另外，我們還可以使用虛擬語(yǔ)氣來使要表達(dá)的令人不快的意思顯得間接委婉。試比較：

a)Ifanotherinstanceofthisdiscrepancybetweenthesampleandthegoodsreceivedoccurs,itwillbeveryembarrassing．如果訂貨樣品與收到的貨物不符的情況再發(fā)生的話，會(huì)令人十分b)Ifanotherinstanceofthisdiscrepancybetweenthesampleandthegoodsreceivedshouldoccur，itworldbeveryembarrassing．第二個(gè)句子比第一個(gè)句子更婉轉(zhuǎn)，因此，它就較為禮貌。

2、突出對(duì)方本位(Youattitude)

在商務(wù)英語(yǔ)書信中，我們切記，無論是給誰(shuí)寫信，我們都應(yīng)從對(duì)方的角度來看問題，考慮對(duì)方的處境，明白對(duì)方的難處，站在對(duì)方的立場(chǎng)上。采用你方觀點(diǎn)（You-attitude）寫信，說明我們理解對(duì)方、體諒對(duì)方。因此，為了體現(xiàn)禮貌原則，在商務(wù)英語(yǔ)信函寫作中。人稱盡量不使用I或we開頭而應(yīng)采用用第二人稱you或其物主代詞或者your．以突出Youattitude。譯漢時(shí)多使用謙辭．稱對(duì)方為“貴方”．而稱自己為”本公司””我方等。例如：

(1)Ifyouareinterestedinanyoftheitems，pleasedon’t?hesiratetotelIUS如果貴方對(duì)任何產(chǎn)品感興趣請(qǐng)告知我方。

(2)TomeetyourrequirementWearewilingtomakesomeconcessionstocut3％ofourpriceifthequantityofyourindividualpurchaseisnotlessthan50tons為滿足貴方要求，如果貴方每次購(gòu)買不少于5O噸的話，我方愿意做出一些讓步，降價(jià)3％。從以上例子我們不難看出，不管你的目的是提供信息、說服別人還是增進(jìn)友誼，最打動(dòng)人的詞就是”you”和”your。

3、使用委婉的語(yǔ)氣

在商務(wù)交流中，雙方難免會(huì)有分歧．為了不因直接話語(yǔ)而冒犯他人，建議在商務(wù)英文信函寫作中盡量使用溫和、委婉的語(yǔ)氣。要想表達(dá)委婉的語(yǔ)氣在商務(wù)英文信函寫作中可以適當(dāng)?shù)氖褂谜Z(yǔ)義模糊的詞匯如Imafraid，Ithink，Ibelieve”或運(yùn)用虛擬語(yǔ)氣，疑問句等形式。例如：

(1)Imafraidwecantaccept”CashAgainstDocumentonarrivalofgoodsatdestination”．我方恐怕不能接受貨到目的港后憑單付款的支付方式。

(2)CouldyoumakepaymentbyirrevocableL／C。貴方可否用不可撤消信用證付款。除了以上幾種表答方式以外，情態(tài)動(dòng)詞、條件句、被動(dòng)語(yǔ)態(tài)過去時(shí)的使用也可以起到緩和語(yǔ)氣的作用。委婉的語(yǔ)氣可以避免對(duì)對(duì)方的直接命令或指責(zé)，易被人接受，對(duì)商務(wù)溝通起到推動(dòng)作用。

4、展示人情味

中國(guó)人很重感情，人們互相關(guān)心，互相理解。尤其當(dāng)對(duì)方發(fā)生了不幸或不愉快的事情時(shí)往往會(huì)向?qū)Ψ奖磉_(dá)親切或同情之意，并且會(huì)表示一定的理解和美好的祝福，這種寫信人向收信人表達(dá)關(guān)心、理解或同情的方式我們稱作“展示人情味”策略。諺語(yǔ)說得好：“患難的朋友才是真正的朋友”。此話道出的真諦同樣適用于商業(yè)伙伴之間的相處。當(dāng)朋友遭遇不幸時(shí)，恐怕沒有什么能比表示深切慰問的信更能讓人感激，更彰顯禮貌了。例：Weacknowledgereceiptofyourletterdatedthe3rdthismonthenclosingthereprographyoftheinsurancepolicy，weareregretforyourloss.(本月3日來函和保險(xiǎn)單復(fù)印件已經(jīng)收到，我們對(duì)貴公司所遭受的損失深表同情。)這是一封與遭受損失的公司就交貨期限進(jìn)行磋商的信函，信中表達(dá)了己方對(duì)對(duì)方遭受的損失的同情與關(guān)心，充分體現(xiàn)了寫信人富有人情味的一面。

5、避免不和

避免不和在商務(wù)信函寫作中，主要表現(xiàn)為當(dāng)寫信人不同意對(duì)方的觀點(diǎn)或不愿滿足對(duì)方的要求或請(qǐng)求時(shí)，為了不造成對(duì)對(duì)方的直接否定，維護(hù)對(duì)方的積極面子，在回信時(shí)寫信人要避免直陳不同的意見。

①Wesincerelyrecommendyoutoacceptourproposalasourstocksaregettinglowerandlowerdayandday,andweareafraidweshallbeunabletomeetyourrequirementsifyoufailtoletushaveyourconfirmationbyreturn.(我們真誠(chéng)地勸告貴方接受我們的建議,因?yàn)槲覀兊膸?kù)存逐日減少。如果貴方不立即確定,我們恐怕將無法滿足貴方需要。)在此句中，如果把recommend該為advise的話，就會(huì)不妥。因?yàn)閍dvise有一種居高臨下的涵義，好象非接受我們的建議不可，其實(shí)對(duì)方接不接受得由自己作主，別人無權(quán)干涉。

②Accordingtoourrecords,youhavenotyetsettledyouraccountforelectronicequipmentsuppliedtoyouon10thDecemberand20thJanuarythisyear.（根據(jù)我方存檔，貴方尚未還清我方今年12月10日以及1月20日向貴方提供的電子設(shè)備貨物的資金。）作者用Accordingtoourrecords這個(gè)間接緩和模糊限制語(yǔ)來緩和對(duì)方未付款的事實(shí)。特別要注意，當(dāng)雙方觀點(diǎn)不能統(tǒng)一時(shí)，我們首先要理解并尊重對(duì)方的觀點(diǎn)。如果對(duì)方的建議不合理或者對(duì)您的指責(zé)不公平時(shí)，您可以據(jù)理力爭(zhēng)，說明您的觀點(diǎn)，但注意要講究禮節(jié)禮貌，避免用冒犯性的語(yǔ)言。

三、結(jié)語(yǔ)

在商務(wù)交往中商務(wù)信函不僅是用來溝通的媒介。更是建立友誼、吸引客戶的手段。商業(yè)信函的特點(diǎn)和功能決定了商業(yè)信函中必須注重禮貌原則，其撰寫的成功與否對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)有著極其重要的影響。因此，在日常的商務(wù)活動(dòng)中．我們應(yīng)注意商務(wù)英語(yǔ)寫作中禮貌原則的運(yùn)用，這樣才能更好促進(jìn)商務(wù)合作的順利進(jìn)行。