中小型信息系統檔案管理論文
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1.1檔案管理信息系統兼容性較差通過我們的調查發現，很多中小型檔案管理信息系統的兼容性較差，不能夠實現檔案管理信息系統與其他系統的兼容。這就意味著檔案管理信息系統在信息利用上的優勢喪失，只能夠進行信息的存儲和處理。并且，在對檔案內容進行利用時由于兼容性較差，無法導出，有時還需重新對信息內容進行處理，這使得檔案管理信息系統的實際應用性較差，難以滿足人們的利用需要。
1.2檔案管理信息系統的針對性較差很多中小型檔案管理信息系統在開發前沒有做需求分析，所以系統在實際的應用過程中應用性較差，不能夠滿足人們存儲檔案，處理檔案，加密檔案以及利用檔案的需要。同時，中小型檔案管理系統沒有根據本單位的實際使用情況對檔案管理信息系統進行優化，造成了檔案管理信息系統針對性不強的現狀。
1.3檔案管理信息系統不符合檔案管理人員的操作習慣一個符合人們操作習慣的檔案管理信息系統能夠提升檔案處理的效率，而一旦操作系統不符合人們的使用習慣，就會造成使用難度高、操作復雜、操作較慢、易誤操作、難恢復信息等狀況。很多中小型檔案館信息系統在實際的操作過程中就不符合檔案管理人員的操作習慣，造成了實際操作中的這些困難。
2中小型檔案管理信息系統需求分析
2.1中小型檔案管理信息系統的開發目標通過我們對中小型檔案館進行調查，我們總結出中小型檔案管理信息系統的構建目標應該包含以下幾個方面。首先，實現檔案管理的信息化。我們構建檔案管理信息系統的首要目標就是要實現檔案管理的信息化以代替過去紙質化、人工化的檔案處理方法。其次，實現檔案管理和處理的便捷化。通過檔案管理信息系統的利用能夠方便快速地實現檔案分類，檔案管理和檔案信息提取。最后，實現檔案利用的效率化。我們進行檔案管理和檔案信息處理，就是為了實現檔案的高效利用，所以建立中小型檔案管理信息系統開發一定要考慮檔案的利用，增強檔案內容的可提取性，使得檔案信息的可利用程度變高。
2.2中小型檔案管理信息開發系統的具體需求第一，擴大檔案管理信息系統捕獲文件的范圍。隨著現代科技的不斷發展，需要捕獲的檔案格式以及需要到處的檔案格式變得多元，這就需要我們在開放檔案信息管理系統時擴大檔案管理信息系統捕獲文件的范圍，以提高對信息的捕獲和對信息的利用程度，捕獲的信息類型應該包括PDF格式的檔案、Word類型的檔案、電子表格類型的檔案、圖片類型的檔案以及各種新類型的檔案等。同時，還應該對來自不同系統的檔案進行捕獲等。第二，設置檔案信息自動捕獲程序來獲取檔案信息。檔案信息自動捕獲程序需要對檔案的內容進行自動識別，從而按照識別的內容來對捕獲的程序進行歸類和處理。在檔案信息自動捕獲的過程中，應該通過進行檔案監控、對捕獲的內容進行檢查等方式來控制自動捕獲的檔案信息的準確性。同時，應該在檔案信息捕獲的各個環節中設置檔案內容修改項，以保障自動捕獲的檔案內容的準確性。第三，設置人工輸入信息的方式來與自動捕獲信息系統進行搭配，以在檔案信息自動捕獲效率低或者檔案格式難以被檔案管理系統識別時手動輸入檔案信息，避免檔案信息提取效率低下的問題。一些檔案信息較為久遠，或者存在著這樣那樣的問題，使得信息自動捕獲效率不高，所以在開發管理信息系統時需要設置手動輸入項，以彌補檔案管理信息系統的不足。第四，設置檔案信息批處理功能。批處理能夠對同一類信息進行同樣的操作，大幅提高信息處理的效率，所以，我們在開發中小型檔案管理信息系統時需要設置批處理功能，促進檔案處理效率的提高。批處理過程中，要能夠對同一類型的檔案信息進行提取，然后對提取到的信息進行批處理，最后實現對處理后的信息在原文檔的存儲。第五，設置檔案分類管理功能。在信息系統的開發過程中要能夠對不同類型的檔案進行自動分類，同時，分類應該堅持多元化，能夠按照不同的要求實現分類，類與單個檔案之間、類與類之間要保持有機的聯系。第六，設置訪問控制項，對檔案信息的存儲、修改、檢索和應用進行控制。通過分配給不同類型的用戶不同的操作權限來實現對檔案信息訪問的控制，以保障檔案信息的安全。
3結語
綜上所述，中小型檔案管理工作對其管理信息系統的需求包括以上方面，所以，我們應該根據以上對信息系統的不同需求來開發或者購買信息系統，以保障檔案管理信息系統能夠在實際的應用過程中滿足檔案管理工作的實際需要。
作者：王芬香單位：黃岡職業技術學院
