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摘要：機(jī)關(guān)檔案管理工作要求達(dá)到檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和檔案室管理工作制度化、規(guī)范化的要求。目前存在的問題，是檔案工作的重視程度還不夠平衡，檔案保管條件還比較差，檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)還相對薄弱。

關(guān)鍵詞：檔案工作存在問題對策

一、前言

由于檔案部門認(rèn)真履行了職能，各單位認(rèn)真貫徹推行了《檔案法》和《檔案法實施辦法》，檔案工作呈現(xiàn)了良好的發(fā)展勢頭，機(jī)關(guān)檔案工作取得了顯著的成績，檔案干部隊伍思想素質(zhì)與業(yè)務(wù)素質(zhì)有了明顯增強，各部門領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作更加重視，機(jī)關(guān)檔案管理中一大批單位達(dá)到了省級檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，很多單位達(dá)到了省一級檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，形成了常抓不懈的管理體制，基本達(dá)到檔案管理工作制度化、規(guī)范化的要求。但縱觀檔案管理工作，成績并不樂觀，仍存在對檔案工作不夠重視的現(xiàn)象，有的部門檔案管理意識相當(dāng)?shù)。率箼C(jī)關(guān)檔案工作還存在各種問題。要搞好機(jī)關(guān)檔案工作，必須提高檔案人員的素質(zhì)，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作新進(jìn)展；要加強檔案室基礎(chǔ)設(shè)施投入，改善檔案保管條件等工作。

二、機(jī)關(guān)檔案工作的現(xiàn)狀

目前機(jī)關(guān)檔案問題不同程度地影響機(jī)關(guān)工作循序漸進(jìn)的發(fā)展，影響經(jīng)濟(jì)和社會服務(wù)功能的發(fā)揮。

1、檔案工作的重視程度不平衡，機(jī)關(guān)檔案工作的重視很不平衡，個別單位對檔案工作重視還不夠，檔案意識薄弱，監(jiān)督力度不強，未能對檔案工作所需的人、財、物和檔案整理歸檔時間給予充分的保證，雖然各部門把檔案工作列入年度工作計劃，也有專人負(fù)責(zé)抓落實，但真正把檔案管理工作作為各部門工作有效機(jī)制來抓方面還存在缺限。

2、檔案室保管條件還比較差，多數(shù)單位還達(dá)不到檔案管理要求，與整齊、規(guī)范統(tǒng)一的要求還有一定的差距。少數(shù)單位綜合檔案室變成了雜物室，設(shè)施設(shè)備老化，有的綜合檔案室設(shè)施設(shè)備不齊全，檔案柜也五花八門不統(tǒng)一，比較零亂。個別單位檔案室設(shè)防意識不強，設(shè)施設(shè)備不完善，管理體制不到位，使部分檔案受到損害。

3、檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)還相對薄弱，檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作，還是一項專業(yè)性技術(shù)性很強的工作，檔案人員要有較好的專業(yè)素質(zhì)，才能勝任檔案管理工作。有的單位檔案人員因一崗兼多職疲于應(yīng)付日常事務(wù)，沒有時間和精力從事檔案管理工作，加上工作需要變動頻繁和業(yè)務(wù)素質(zhì)欠缺，直接影響了檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。此外，檔案人員因業(yè)務(wù)不精，導(dǎo)致歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問題上不夠準(zhǔn)確，檔案不按時立卷歸檔和未及時移交綜合檔案室等情況時有發(fā)生。個別檔案人員對檔案工作重要性和責(zé)任性認(rèn)識還不夠，存在隨意應(yīng)付了事思想，對各科室必須要形成的檔案資料及時整理歸檔監(jiān)督指導(dǎo)力度不夠，思想上存在著為難情緒。

三、搞好機(jī)關(guān)檔案工作的措施

要搞好今后的機(jī)關(guān)檔案工作，我認(rèn)為必須強化以下幾點工作：

1、提高認(rèn)識、加強領(lǐng)導(dǎo)，是做好檔案工作的關(guān)鍵所在，機(jī)關(guān)檔案工作是各項事業(yè)發(fā)展的一個重要組成部份，機(jī)關(guān)檔案工作是開展各項業(yè)務(wù)活動的具體真實的記錄，是反映各個歷史時期最珍貴的史料，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和推動社會文明進(jìn)步起到重要促進(jìn)作用。為此，在市場經(jīng)濟(jì)條件下，隨著時代改革發(fā)展，人們的法制和檔案意識與日俱增，檔案的調(diào)閱利用明顯增多，這對加強機(jī)關(guān)檔案管理，拓展檔案服務(wù)新領(lǐng)域，加快檔案信息數(shù)據(jù)化建設(shè)等提出了更高的要求。要加強檔案宣傳力度，利用各種有效載體抓好《檔案法》和《檔案法實施辦法》的宣傳教育，通過宣傳，擴(kuò)大檔案工作的影響力，使廣大干部職工充分認(rèn)識檔案工作的重要性，落實好依法治檔的工作機(jī)制，要加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。

2、提高檔案人員的素質(zhì)，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作新進(jìn)展。當(dāng)前，首先要有一支相對穩(wěn)定而有發(fā)展的檔案隊伍，而光有一支相對穩(wěn)定而有發(fā)展的檔案隊伍，還不能夠適應(yīng)新時期檔案工作發(fā)展需要。隨著社會的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案工作所面臨的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對象、管理模式都在發(fā)生變化，高科技也應(yīng)用到檔案管理工作中，因此，提高檔案人員的素質(zhì)，加快檔案工作科技進(jìn)步，是推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。要加強對檔案人員的教育培訓(xùn)，在注重實用性上下功夫。在檔案培訓(xùn)過程中，要結(jié)合新時期檔案工作的發(fā)展趨勢，按照采用不同層次不同的需求，按需施教，注重實效，運用“走出去、請進(jìn)來”等培訓(xùn)方式，使檔案人員盡快掌握檔案立卷歸檔工作流程和檔案目錄輸入進(jìn)一步規(guī)范，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作效率的提高。

3、要加強檔案室基礎(chǔ)設(shè)施投入，改善檔案保管條件，檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作，也是一項專業(yè)技術(shù)性很強的工作，檔案管理的好與壞，直接影響到檔案的壽命，機(jī)關(guān)檔案管理中，條件好的部門檔案室整齊規(guī)范，而保管條件比較薄弱的單位還存在只求過得去的思想，給檔案造成了損害。為此，作為單位檔案室必須嚴(yán)格按照《國家檔案法》檔案保管標(biāo)準(zhǔn)要求，完善單位檔案室保管條件。要進(jìn)一步加大對本單位檔案室基礎(chǔ)設(shè)施的投入，嚴(yán)格按檔案管理“八防”標(biāo)準(zhǔn)要求，不斷完善檔案室的保管條件，盡可能的改變檔案室雜、亂問題，做到檔案室統(tǒng)一整齊規(guī)范。

四、機(jī)關(guān)檔案保管過程中的保密工作

1、檔案的庫房管理是檔案保密的重點，從總體上講,檔案庫房應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定興建,并不是任何一間辦公室都可以用作庫房。從檔案保密的角度來看,不宜將庫房設(shè)在辦公樓的最底層,庫房門窗等應(yīng)專門加固,以防盜竊。還應(yīng)晝做到庫房與辦公室分開,庫房與閱覽室分開。檔案庫房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理,制定嚴(yán)格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。

2、做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作，確定保管期限限的原則是,正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用,根據(jù)本機(jī)關(guān)工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要,全面確定檔案的保存價值,準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據(jù)國家秘密事項在一定時間內(nèi),如被泄露,將對國家的安全和利益造成的危害來確定的,它表示該國家秘密事項在其確定的期限內(nèi),受國家有關(guān)保密法律、法規(guī)的保護(hù)，產(chǎn)生法律效力的時限。

3、做好檔案密級的調(diào)整工作，要貫徹落實《保密法》以及1991年國家保密局、國家檔案局聯(lián)合制發(fā)的《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》的精神,重點解決好兩個問題:一要嚴(yán)格執(zhí)行解密劃控的時間標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)涉密內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)及保密規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),做到有法必依,執(zhí)法必嚴(yán),違法必糾。二要主動接受保密部門對調(diào)密工作的監(jiān)督指導(dǎo),齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴(yán)格劃清密與非密的界限,確定哪些檔案能開放利用,哪些限制在一定范圍內(nèi)利用,哪些還不能提供利用,為今后進(jìn)一步搞好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的涉密檔案建設(shè)遵奠定基礎(chǔ)。

4、檔案利用過程中的保密工作，檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實際情況,對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍,規(guī)定不同的審批手續(xù),使提供利用工作有單可循,并在大力開展檔案利用工作的同時,確保不失密、不泄密及文件的完好無損。

五、加強檔案信息自動化管理工作

檔案管理是一項繁雜而保密性很強的工作，傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，出現(xiàn)錯誤難以更改，工作效率慢。檔案信息自動化是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段，為全面實現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案信息處理和管理的現(xiàn)代化做了準(zhǔn)備。

1、機(jī)關(guān)檔案管理的重要性，檔案是機(jī)關(guān)發(fā)展過程中不斷積累起來的寶貴財富。在檔案管理中現(xiàn)代化管理意識不強，法律意識淡薄；檔案資源的開發(fā)利用率低，檔案工作缺乏活力。檔案工作隊伍技術(shù)力量薄弱等，難以適應(yīng)現(xiàn)代化的需要。

2、機(jī)關(guān)檔案信息自動化管理，機(jī)關(guān)檔案信息自動化是一項全新的工作，它的特點是可以隨時輸入，隨時更改；傳遞速度快不受時間和距離的影響：高密度貯存和易復(fù)制；并具有很強的生命力。檔案信息自動化包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，要推進(jìn)檔案信息自動化建立健全和真正實施。必須抓好人才培養(yǎng)和現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，這兩者是相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。一是要重視人才培養(yǎng)，推進(jìn)檔案信息自動化的關(guān)鍵是人才，檔案信息自動化化不僅要求檔案管理人員要了解計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)知識，還要有相適應(yīng)的熟練的計算機(jī)操作技能和精通的檔案業(yè)務(wù)知識，在工作中不斷學(xué)習(xí)，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。可以肯定，加快檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對策。其次．檔案管理人員要有較強的法律意識，努力學(xué)習(xí)《檔案法入《保密法》及國家關(guān)于檔案管理等方面的法律知識和與商業(yè)有關(guān)的規(guī)章制度。做到知法、守法、維護(hù)檔案的歷史真實性。這樣既有利于規(guī)范檔案管理人員自身的工作。又使檔案管理工作得到法律保護(hù)。其次要充分利用現(xiàn)代化設(shè)備，在信息技術(shù)日新月異的今天，對檔案信息自動化工程影響最大的技術(shù)是微機(jī)工作站、服務(wù)器性能的提高，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟及數(shù)據(jù)庫技術(shù)和應(yīng)用軟件開發(fā)工具的發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展促使局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)，以及信息高速公路的建設(shè)和開通。選擇檔案信息自動化系統(tǒng)的技術(shù)路線是十分重要的，應(yīng)當(dāng)推行適應(yīng)的先進(jìn)技術(shù)，使經(jīng)濟(jì)效益的合理性和技術(shù)的先進(jìn)性相統(tǒng)一，技術(shù)路線的選擇要符合我們的實際。檔案信息自動化對先進(jìn)技術(shù)的潛在需求很大，但現(xiàn)實的需求又往往跟不上，宏觀監(jiān)測需要的信息量和使用頻率同微觀經(jīng)濟(jì)需求有很大差別，因此不斷發(fā)生買了設(shè)備不能充分利用，建了網(wǎng)絡(luò)而傳輸量很少的情況。要實事求是地分析現(xiàn)狀，充分考慮先進(jìn)技術(shù)的發(fā)展，再進(jìn)行每一項具體的決策。

總之，機(jī)關(guān)檔案工作地存在一些問題，影響了檔案工作為經(jīng)濟(jì)和社會服務(wù)功能的發(fā)揮。在新的歷史條件下，機(jī)關(guān)檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時展的新任務(wù)、新特點、新要求。機(jī)關(guān)檔案工作要創(chuàng)造性地開展，推進(jìn)檔案工作跨越式發(fā)展的重要一步，這是時展的必然要求，也是檔案工作維護(hù)好、保管好、服務(wù)好主要職能的體現(xiàn)。

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