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信息化社會的發(fā)展?jié)M足了事業(yè)單位人事檔案信息化管理的需求。新時期，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)無法滿足人事檔案的管理需求，其專業(yè)化程度不高，在很大程度上制約了事業(yè)單位人事檔案管理工作的效率和規(guī)范化建設(shè)。因此，對當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀進行分析，探究事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題，結(jié)合實際管理情況和信息化發(fā)展需求，有針對性地優(yōu)化管理措施，滿足事業(yè)單位高效和規(guī)范的人事檔案管理需求。人事檔案管理是事業(yè)單位運轉(zhuǎn)過程中的重要內(nèi)容，對事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展和信息安全有著重要影響。對此，事業(yè)單位在開展人事檔案管理工作的過程中需要積極轉(zhuǎn)變管理方式，有效引進信息化管理技術(shù)，進而從根本上提高人事檔案管理水平，促使事業(yè)單位人事檔案管理逐漸向系統(tǒng)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的方向跨越。

一、人事檔案管理內(nèi)容

1材料歸檔

事業(yè)單位在開展人事檔案管理工作的過程中，需要對新的檔案材料以及文件進行有效分類。一是劃分人事檔案材料，分析檔案信息是否滿足檔案歸檔的具體要求；二是在檔案歸檔的過程中，結(jié)合工作人員以及崗位的具體屬性、檔案應(yīng)用方向和材料內(nèi)容進行細致研究，明確檔案的具體位置；三是結(jié)合檔案管理目錄，有針對性地補充材料，保障歸檔屬性和歸檔方式的合理性和科學(xué)性；四是在檔案中納入全新材料。

2檢查及核對檔案

核對事業(yè)單位人事檔案時，需要對人事檔案進行詳細的檢查，保證檔案的系統(tǒng)性和完整性。在檢查人事檔案內(nèi)容的過程中，除了要檢查人事檔案是否出現(xiàn)遺漏、信息是否無誤等之外，還需要仔細檢查人事檔案的儲存環(huán)境，比如檔案儲存庫的安全性能和環(huán)境是否良好等。

二、事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

1保障信息的真實性

對于事業(yè)單位而言，人事檔案管理環(huán)節(jié)也是全面體現(xiàn)工作人員能力的重要環(huán)節(jié)。工作人員需要全面構(gòu)建比較完整的人事檔案，以此為事業(yè)單位提供有效且真實的管理依據(jù)[1]。例如，事業(yè)單位在人事任命時需要借助真實且有效的人事檔案，如果這些檔案存在問題，就很難為人事任命提供依據(jù)。此外，事業(yè)單位在整理、收集、保管和分析人事檔案的過程中如果出現(xiàn)操作不規(guī)范的問題，也會影響檔案的真實性。

2全面體現(xiàn)人事問題

通過分析事業(yè)單位人事檔案的建立過程發(fā)現(xiàn)，構(gòu)建規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的人事檔案管理體系除了能使工作人員全面了解自身工作內(nèi)容之外，還能全面體現(xiàn)人事問題，有效滿足事業(yè)單位全面了解相關(guān)部門及崗位人才匹配情況的需求。比如，細致的人事檔案除了能使管理部門全面了解相關(guān)部門當(dāng)前人力過剩或短缺等問題之外，還能使管理部門了解相關(guān)崗位的技能要求，進而科學(xué)、合理地調(diào)整崗位。

3規(guī)范企業(yè)工作

通過對標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的人事檔案管理體系進行分析發(fā)現(xiàn)，在體系構(gòu)建時需要制定標(biāo)準(zhǔn)化績效評定制度。通過這種評定方式來衡量相關(guān)工作人員是否能夠滿足崗位要求，進而促進事業(yè)單位的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。在事業(yè)單位人事檔案管理的過程中，實際管理制度和相關(guān)部門、崗位之間的聯(lián)系比較密切。對此，事業(yè)單位在制訂檔案管理工作方案時，需要結(jié)合具體制度以及相關(guān)崗位要求進行管理，推動事業(yè)單位的規(guī)范化發(fā)展。

三、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

1信息化管理水平低

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位在開展人事檔案管理工作的過程中逐漸向信息化管理方向發(fā)展，這也是實現(xiàn)規(guī)范化、全面化和標(biāo)準(zhǔn)化管理的必然要求。但當(dāng)前很多單位仍然采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式，很難滿足人事檔案信息化管理的需求，而且這種管理方式容易造成較大的人力、物力和財力浪費，不利于人事檔案管理實現(xiàn)安全性、精準(zhǔn)性和完整性的管理目標(biāo)。這些問題都是導(dǎo)致人事檔案信息失真的主要原因，若無法從根本上保障人事檔案信息的安全性和保密性，就會對事業(yè)單位的長遠發(fā)展造成不利影響[2]。對此，在人事檔案管理的過程中，需要有效借助信息化管理方式，以此保障事業(yè)單位有序、穩(wěn)定發(fā)展。

2檔案管理意識欠缺

高效的檔案管理方式對事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的促進作用，但在具體實施過程中，很多管理部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)更加重視業(yè)務(wù)拓展和經(jīng)濟發(fā)展，這也是檔案管理人員管理意識欠缺的原因之一。忽視檔案信息管理對單位和部門發(fā)展的重要意義，使得人事檔案管理工作僅停留在表面上，甚至有些管理人員工作態(tài)度敷衍，導(dǎo)致檔案管理工作無法全面落實。在人事檔案管理的過程中，如果無法保證檔案的系統(tǒng)性和真實性，就會使人事檔案管理失去意義，進而對事業(yè)單位工作的開展產(chǎn)生不利影響，制約事業(yè)單位的穩(wěn)定、高效和可持續(xù)發(fā)展。

3管理能力欠缺

當(dāng)前，很多事業(yè)單位在開展人事檔案管理工作的過程中，主要管理人員由其他崗位轉(zhuǎn)崗而來，導(dǎo)致相關(guān)管理人員專業(yè)水平不足，甚至不具備人事檔案管理的基礎(chǔ)條件。同時，部分管理人員工作態(tài)度不積極，很難滿足人事檔案管理最基本的要求，也無法及時跟上社會發(fā)展的步伐[3]。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作不能僅依靠人力，還需要引進科學(xué)的管理設(shè)備和信息化系統(tǒng)，這種管理方式對相關(guān)管理人員的信息技術(shù)水平提出了更高的要求。此外，部分事業(yè)單位人事檔案管理人員存在兼職管理現(xiàn)象，適應(yīng)崗位的時間較短，流動性較高，這在某種程度上也制約了事業(yè)單位人事檔案管理的發(fā)展。

四、事業(yè)單位人事檔案管理策略

1加強檔案管理思維

在人事檔案管理的過程中，檔案文件的管理和錄入較為重要。管理部門需要發(fā)揮帶頭作用，強化管理人員的管理意識。管理人員需要按照具體要求錄入檔案信息，從根本上解決信息失真、不完整等相關(guān)問題，滿足錄入信息真實性和系統(tǒng)性的要求。此外，管理人員需要主動學(xué)習(xí)先進的管理方法，并將這些管理方法融入具體工作中，建立具體和具有權(quán)威性的相關(guān)管理制度，為后期的管理提供依據(jù)。人事檔案管理具有較強的復(fù)雜性和系統(tǒng)性，若缺少合理和科學(xué)的管理模式，就會影響人事檔案管理工作的開展[4]。因此，管理人員需要突出管理意識，結(jié)合人事檔案管理現(xiàn)狀，全面優(yōu)化和完善相關(guān)管理制度。相關(guān)管理部門、領(lǐng)導(dǎo)以及工作人員需要高度重視管理過程，采用高水平和高層次的管理方式開展檔案管理工作。此外，管理人員在使用檔案和資料收集的過程中都要嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，不斷優(yōu)化管理措施，提升人事檔案管理水平。與此同時，落實好人事檔案管理制度需要管理人員具有責(zé)任意識，還要將個人績效和標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理工作相結(jié)合，這種管理方式能夠提升人事檔案管理部門的建設(shè)水平。

2強化人才引進措施

要想滿足事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化、專業(yè)化和系統(tǒng)化的管理需求，就需要引入先進的管理制度和專業(yè)技能人才，不斷為事業(yè)單位人事檔案管理的規(guī)范化提供新的發(fā)展動力，進而使管理人員擺脫傳統(tǒng)的管理思想，學(xué)習(xí)先進的管理方式，制定出比較先進的管理制度。在此基礎(chǔ)上，人事檔案管理部門需要高度重視對現(xiàn)有管理人員的理論基礎(chǔ)和技能的培訓(xùn)，以此全面提高管理水平和效率。

3深挖管理中存在的問題

人事檔案管理體系的構(gòu)建和完善需要結(jié)合事業(yè)單位的具體情況，全面探究管理時可能存在的問題，結(jié)合相關(guān)單位、相關(guān)部門和工作人員的實際工作情況，制定能夠滿足當(dāng)前人事檔案管理需求的制度；從檔案調(diào)取、錄入和歸檔等方面開展工作，將檔案的錄入者、查閱者、管理者、被記錄人納入制度管理中。同時，專業(yè)管理人員是保障人事檔案規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，如果管理人員的綜合素質(zhì)不高，缺乏全面的管理思維，就很難滿足人事檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理需求。對此，在開展人事檔案管理工作的過程中，需要高度重視管理人員的綜合素質(zhì)，以此作為人事檔案管理的基礎(chǔ)，積極打造高水平的管理團隊。具體措施有以下幾點：一是積極探索，培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)人才，有效提高管理人員的專業(yè)技能和理論水平。二是要全面打造具有較高專業(yè)化水平的管理團隊，提高管理人員的綜合素養(yǎng)，在培養(yǎng)和優(yōu)化專業(yè)管理人員綜合素養(yǎng)的基礎(chǔ)上有效提高其管理水平。

4優(yōu)化檔案管理效率

近年來，現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展如火如荼，很多事業(yè)單位在開展人事檔案管理工作的過程中注重引入數(shù)字化管理技術(shù)，以滿足事業(yè)單位人事檔案管理的需求。通過學(xué)習(xí)數(shù)字化管理技術(shù)，能夠提高事業(yè)單位的人事檔案管理水平[5]。對此，部門建設(shè)需要借助先進的科學(xué)技術(shù)，建立起比較完善的人事檔案信息庫，縮減檔案管理流程，縮短檔案管理時間，提升檔案管理效率。

5整合信息化管理平臺

在平臺應(yīng)用中，可以借助硬件設(shè)計搭建人事檔案管理平臺。本文將某事業(yè)單位作為實際案例，對其平臺應(yīng)用效果進行驗證。為了有效阻止非檔案管理人員進入平臺，需要在軟件開發(fā)階段設(shè)計登錄窗口，將登錄界面顯示在上位機顯示器上，輸入密碼和賬號后才能進入平臺。需要設(shè)置的人事檔案資源屬性以表1為主。通過對上述資源進行整合，借助遺漏數(shù)據(jù)統(tǒng)計軟件來統(tǒng)計遺漏量，將其制作成表格的形式（見表2）。表中整合率的主要計算方式為整合量與“整合量+遺漏量”之間的百分比。通過分析發(fā)現(xiàn)，在整合的過程中四項整合率分別為99.7%、99.0%、97.3%和98.3%，這些整合率數(shù)值均高于人事檔案管理所需要的95.0%。通過分析整合遺漏數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)，其多數(shù)都屬于利用價值較低的資源，不會對事業(yè)單位的發(fā)展產(chǎn)生影響。

1.數(shù)據(jù)庫服務(wù)器

事業(yè)單位在開展人事檔案管理工作的過程中，可以采用信息化管理方式，不斷引進先進的管理技術(shù)和平臺，結(jié)合平臺的服務(wù)器進行選擇。其在平臺核心硬件的選擇上，可以選用安裝PowerEdgeR740型號的服務(wù)器，該服務(wù)器有4個4TB硬盤、2個480GB硬盤以及2個CPU；服務(wù)器的內(nèi)存以4×32GB為主；所采用的結(jié)構(gòu)以機架式為主；服務(wù)器的主要尺寸大小為82.3mm×426.0mm×702.3mm。在該服務(wù)器的使用過程中，該型號數(shù)據(jù)庫中所涉及的ProSupport能夠滿足平臺24×7遠程運行需求，進而滿足事業(yè)單位人事檔案管理相關(guān)程序應(yīng)用的需求，促使各種資源達到均衡，使其具有一定的經(jīng)濟性和可擴展性，滿足檔案數(shù)據(jù)變化的現(xiàn)實需求。

2.上位機顯示器

在上位機顯示器的應(yīng)用中，主要采用的平臺借助C/S架構(gòu)，不斷在平臺的客戶端有效整合管理信息并安裝相關(guān)軟件，同時，在上位機現(xiàn)實界面上展現(xiàn)出人機交互界面，通過這種方式來滿足平臺用戶的操作需求以及訪問和查詢后臺檔案數(shù)據(jù)庫的要求[6]。而在上位機顯示器的選擇中，需要借助型號為SD4-6560的19—65寸落地臥式電容屏觸查詢一體機，同時將VisualC++引入該型號的顯示器中，有效開發(fā)相關(guān)平臺的軟件操作界面。因此，借助該型號顯示器，平臺用戶可以有效查詢相關(guān)人事檔案信息。觸屏查詢的方式能夠體現(xiàn)出平臺的交互性，滿足用戶信息查詢的需求。在事業(yè)單位發(fā)展的過程中，人事檔案管理部門的建設(shè)具有重要作用，同時人事檔案管理工作也是檔案管理部門開展工作的重要基礎(chǔ)和內(nèi)容。因此，事業(yè)單位要想有效提升人事檔案管理效能，就需要在日常管理工作中積極創(chuàng)新，全面深化落實標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理方式，且在管理中融入信息化管理措施，通過這種方式提升人事檔案管理水平、管理人員的專業(yè)素養(yǎng)以及管理質(zhì)量。

參考文獻

[1]黃小玫.淺議大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位人事檔案管理工作[J].文化產(chǎn)業(yè),2021(36):145-147.

[2]應(yīng)曉紅.事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究[J].中國市場,2021(34):134-135.

[3]陳麗生.事業(yè)單位人事檔案信息化管理亟待創(chuàng)新[J].人才資源開發(fā),2021(22):37-38.

[4]黃思民.新時期機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的現(xiàn)狀分析及應(yīng)對策略[J].黑龍江人力資源和社會保障,2021(14):85-87.

[5]賈坤濤.淺析事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀及對策[J].經(jīng)濟研究導(dǎo)刊,2019(13):123-124.

[6]黃珊珊.探索事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)路徑[J].人力資源,2020(08):10-11.

作者:沙金 單位:中共甘南州委黨校