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高校學籍檔案管理范文第1篇

（一）領(lǐng)導對檔案管理不夠重視

現(xiàn)如今，很多高校的學籍檔案管理工作普遍存在場地面積不足、辦公設備陳舊、缺少專業(yè)管理人員和缺乏專項業(yè)務經(jīng)費的情況，之所以會出現(xiàn)上訴情況，跟領(lǐng)導對檔案管理工作不夠重視有著直接關(guān)系。高校學籍檔案所反映出的價值是具有一定隱性和潛在性的，往往容易被校領(lǐng)導所忽視。想要加強對學籍檔案的管理是需要進行資金投入的，卻無法收到“立竿見影”的效果，這使得高校領(lǐng)導望而怯步，更多的選擇把資金投入到校園的硬件建設當中去。校領(lǐng)導對“硬實力”過于重視，卻忽視了“軟實力”才是高校發(fā)展建設當中的重中之重。

（二）管理人員隊伍建設不完整

由于高校對學籍檔案管理工作認識的不足，以至于其被錯誤的放在高校建設的從屬地位，各院校也沒有聘請專業(yè)的檔案管理人員來進行學籍檔案的管理工作，很多檔案管理工作都是校內(nèi)的行政業(yè)務人員來兼管的，然而由于校內(nèi)行政工作繁重，這使得檔案管理工作人員的流動性非常大，而在職人員也缺乏檔案管理的專業(yè)水平和理論素養(yǎng)，以至于出現(xiàn)了檔案管理隊伍整體業(yè)務水平低、工作積極性差、檔案管理觀念陳舊等情況，常常無法按照檔案信息管理工作的要求來進行學生學籍檔案管理的收集、整理、和分類歸檔工作，使得學生學籍檔案的流失量增大，學生檔案材料殘缺不齊。不僅影響了高校學籍檔案的利用效率，更嚴重阻礙了高校學籍檔案事業(yè)的發(fā)展。

（三）檔案管理工作缺乏規(guī)范性

因為高校對檔案管理工作的錯誤認識及重視度不夠，使得高校學籍檔案管理工作缺乏一套詳細的、統(tǒng)一的、可以用來約束檔案管理工作的規(guī)章制度，這是致使高校學籍檔案管理在收集核對、歸檔整理、信息使用傳遞過程中出現(xiàn)問題的重要原因。不僅如此，由于缺少規(guī)范的管理制度，使得管理人員職責劃分不清，對已出現(xiàn)問題的責任相互推諉、工作協(xié)作性差，以至于高校學籍檔案在客觀上缺乏嚴謹性。

二、加強學籍檔案管理的對策

（一）加強檔案宣傳，引起領(lǐng)導重視

學籍檔案的管理工作是高校管理工作中重要的組成部分，學籍檔案質(zhì)量的好壞直接影響到學校的管理水平。加強領(lǐng)導對學籍檔案管理工作的重視，是提高學校檔案管理工作的關(guān)鍵所在，因此高校各級黨政管理以及教學管理部門，都必須充分的認識到學籍檔案管理工作的重要性，增強檔案管理意識。檔案管理部門和管理人員，要從過去“默默無聞”的被動工作狀態(tài)中走出來，通過校園網(wǎng)絡媒體、專題講座、宣傳手冊、報告專刊等多種途徑來宣傳和普及學籍檔案的基礎知識，加強校領(lǐng)導、教師、學生以及校工作人員對學籍檔案社會效益及綜合效益重要性的認識，以確保學生能夠提供真實準確的檔案信息、檔案管理人員能夠認真細致的對檔案進行收集管理，校領(lǐng)導能夠嚴謹負責的加強信息檔案管理建設。

（二）加強檔案管理隊伍的素質(zhì)建設

想要提高學籍檔案管理工作的管理水平，一支嚴謹、團結(jié)、穩(wěn)定的管理隊伍是必不可少的。學校應該經(jīng)常組織開展檔案管理的業(yè)務培訓和學術(shù)交流活動，積極地為檔案管理人員創(chuàng)造出能夠提高專業(yè)能力和業(yè)務水平的平臺，使檔案管理人員的業(yè)務水平、工作效率以及對現(xiàn)代化管理設備的操作水平得到全面的提升。與此同時，更要重視檔案管理人員的職業(yè)道德建設，增強管理人員的責任感和事業(yè)心，真正樹立起現(xiàn)代化檔案管理工作人員全新的職業(yè)形象。另外，檔案管理隊伍的穩(wěn)定性，對于檔案管理工作也是非常重要的，高校應設立恰當?shù)目己酥贫群酮剟顧C制，充分調(diào)動起檔案管理工作人員工作的積極性，全面促進檔案各管理工作與學校各項工作協(xié)調(diào)發(fā)展，更好的為學生就業(yè)提供便利條件。

（三）建立完善的規(guī)范檔案管理制度

科學、嚴謹、完善的學籍檔案管理制度，是協(xié)調(diào)、有序、順利開展學籍檔案管理工作的重要保障。檔案管理部門應對檔案的收集整理、檢查歸檔、保管傳遞以及管理職責等各項工作活動，制定出一套嚴謹?shù)摹⑼暾囊?guī)章制度，使學籍檔案管理工作做到有據(jù)可依、有章可循。與此同時，主管部門應對現(xiàn)有的各部門各自為政的工作狀態(tài)進行切實的改變，促進各部門團結(jié)協(xié)作的工作態(tài)度；各級領(lǐng)導要做到把執(zhí)行管理制度作為加強檔案管理部門制度建設的工作重點來抓，讓學籍檔案工作制度與其他制度一樣，真正得到貫徹和落實。

高校學籍檔案管理范文第2篇

對于學生的高校學籍檔案而言，是一份極為重要的資料，同時也是記錄在校每一位學生學習情況、社會實踐以及體現(xiàn)他們德、智、體美等多方面的重要資料和原始數(shù)據(jù)。可是就目前而言，在我國高校學生學籍檔案管理過程中，依然存在很多問題有待解決，本文就根據(jù)實際情況，從歸檔、整理、收集以及轉(zhuǎn)遞等四方面入手，對當今學生學籍檔案管理工作進行闡述。

【關(guān)鍵詞】

高校學生；檔案；管理；策儀

就學生學籍檔案而言，其中包括了學生的總成績、學籍卡片、學生名冊、學生變更資料、獎勵材料以及畢業(yè)生材料等等，它是衡量學生在校期間總體表現(xiàn)和日常學習情況的一個重要數(shù)據(jù)。當學生的學籍檔案被收集整理好之后，需要經(jīng)過歸檔到最終的保存。可是，在這一系列繁雜的過程中，由于學籍檔案種類較多，且形式多變，所以在整體的轉(zhuǎn)遞、保管和利用過程中時常出現(xiàn)各種各樣的問題，所以，我國高校必須加倍重視學籍檔案管理工作，確保學籍檔案管理工作的整體質(zhì)量。

一、學籍檔案所具有的作用

（一）學籍檔案具有憑證作用

正如之前所說，高校學生學籍檔案可以真實有效的反映出一個學生在校期間學習的基本情況、社會實踐以及體現(xiàn)他們德、智、體美等多方面，學籍檔案自身同樣具備真實性、可靠性以及準確性等特點，它可以客觀的反映出高校學生整體思想素質(zhì)以及品德表現(xiàn)。除此之外，站在物跡特點的角度上講，學籍檔案還將學生的成長情況等資料記錄在內(nèi)，是學生將來就業(yè)、升學或者留學的根本憑證。

（二）學籍檔案具有參考作用

除了上述內(nèi)容之外，學籍檔案還詳細記錄了學生的轉(zhuǎn)學情況、退學情況、升學情況以及品行的優(yōu)劣等等，為學校以及將來的用人單位提供了學生更加詳細的個人資料，方便學校或今后的用人單位更加全面、細致的了解每一位在校學生的整體情況，為學生綜合素質(zhì)等各方面提供參考。學籍檔案同時也是社會選拔、培養(yǎng)、教育、上任人才的一個重要依據(jù)。

（三）學籍檔案具有評估作用

一個學校的辦學理念是否能適應社會需求，是否能夠幫助社會培養(yǎng)出更多優(yōu)秀的人才，早已成為一種衡量高校辦學水平的重要指標。而學籍檔案則有學生就業(yè)方面、招生方面的內(nèi)容，可以切實有效的反映出該學校生源的多少、各門專業(yè)受歡迎程度以及畢業(yè)生的就業(yè)傾向等等。對于學籍考核以及管理而言，則可以真實有效的反映出一個學校的教育質(zhì)量以及教學水平，是評估教學、專業(yè)的一項重要內(nèi)容，同時通過這些評估也可以直接看出一所學校的好壞。

（四）學籍檔案具有人才信息庫的作用

對于學校而言，其最終目的還是為了向社會輸送更多優(yōu)秀人才，而眾多的學籍檔案則可以組成一個強大的學生資料數(shù)據(jù)信息庫，這種數(shù)據(jù)庫可以有效的為將來用人單位提供學生的各種數(shù)據(jù)以及基本信息，方便用人單位選拔適合本單位的人才，與此同時，學籍檔案可以有效地發(fā)揮出人才信息庫的作用。

二、當今我國學籍檔案現(xiàn)存的缺陷

（一）正是因為學籍檔案的特點，決定了管理方面的困難

對于學籍檔案工作而言，其自身具備很多特點，例如：首先，學生接受的教育形式相對復雜，其中有學歷教育，但同樣也存在非學歷教育。而單從學歷教育上講，又分成了脫產(chǎn)學習以及業(yè)余學習等等。非學歷教育則指的是成人教育、證書教育以及單科教育等。其次，學籍檔案的收集、轉(zhuǎn)遞以及歸檔等過程復雜，所花時間也相對較長。正是因為學籍檔案的種類較多，且歸檔難度較大，所在管理上難免出現(xiàn)困難。

（二）學籍檔案管理渠道較多

現(xiàn)如今，我國很多高校在學籍檔案管理這一塊都有多種渠道，例如教務處只負責學籍的變更以及成績變更；學生處只負責學生的獎懲情況；學生在日常學習生活中所參與的活動以及重大事件都是由輔導員負責，正是由于這樣的原因，致使學籍檔案在收集和整理過程中造成了極大不便。

（三）高校領(lǐng)導以及管理人員對學籍檔案管理工作不夠重視

就從我國來看，現(xiàn)在還有少數(shù)部分的校領(lǐng)導以及檔案管理者對學籍檔案工作不夠重視，因為對于學籍檔案而言，其發(fā)揮的作用通常都是隱性的、潛在的，很少涉及到經(jīng)濟利益，因此并沒有得到校領(lǐng)導或管理人員的重視。

三、提高學籍檔案策儀

（一）讓學籍檔案受到足夠重視

對于學籍檔案管理人員而言，尤其是教學管理部門以及黨政部門等，要切實提高學籍檔案工作的認知度，加強學籍檔案管理工作，使高校學籍檔案發(fā)揮出自身應有的作用。

（二）不斷對學籍檔案進行規(guī)范化管理

要想切實做好學籍檔案管理工作，那么就應當加強學籍檔案的管理制度，使其逐漸走向規(guī)范化。要對在校每一位學生的學習成績以及學籍進行“文檔一體化”管理。根據(jù)規(guī)律統(tǒng)一編訂學生的學號，嚴格遵循學號唯一性原則，杜絕重號情況發(fā)生。在此基礎上，根據(jù)高等教育統(tǒng)一招生錄取名單，對剛?cè)鐚W的新生進行一一核對，確保資料與個人準確無誤。除此之外，還應當使學籍異動管理逐漸規(guī)范化，對每一位學生實行嚴格的考勤制度，確保不會有“在籍不在學”的情況發(fā)生。最后，要根據(jù)教育部頒發(fā)的電子注冊文件中的各項要求，對滿足畢業(yè)要求的畢業(yè)生進行畢業(yè)證書電子注冊號。

（三）當學籍檔案被錄入進計算機之后，要做好應有的安全防范工作

現(xiàn)如今，隨著信息化時代的到來，計算機已經(jīng)成為了我們?nèi)粘＾k公中必不可少的一項重要設備。當學籍檔案管理工作逐漸實現(xiàn)自動化過程中，我們一定要嚴加重視學籍檔案保密工作。當學籍檔案入網(wǎng)之后，一定要對利用者進行權(quán)限設置，因為學籍檔案一檔被錄入進電腦之后，將不存在筆跡、字跡特征等特點，如果被篡改將很難查證。所以學籍檔案管理者要對檔案使用者進行權(quán)利限制，從根本上確保學籍檔案的安全性。

參考文獻：

[1]崔杰.淺談高校學生學籍檔案管理的問題及對策[J].黑龍江史志，2012，159-160

[2]陳海鴻.普通高校學生學籍檔案管理策議[J].學理論，2013，206-208

[3]趙奎安.高校學生學籍檔案的利用研究[J].青春歲月，2013，243-246

高校學籍檔案管理范文第3篇

一、畢業(yè)生學籍檔案的利用價值

隨著畢業(yè)就業(yè)人數(shù)的增加，市場對人才的需求，突顯檔案利用價值的重要性、真實性。檔案的利用價值是滿足社會需求的有用性。畢業(yè)生學籍檔案的利用價值簡要歸納如下：

首先，憑證價值。畢業(yè)生學籍檔案從形成規(guī)律來看，它是畢業(yè)生在校期間綜合表現(xiàn)的歷史記載，是畢業(yè)生整體素質(zhì)的客觀反映。其次，參考價值。用人單位依據(jù)檔案的全部原始記錄材料，掌握畢業(yè)生全貌，評判畢業(yè)生優(yōu)劣，選拔優(yōu)秀人才，實現(xiàn)用好人才。再次，社會價值。從本校檔案利用登記表看，畢業(yè)生學籍檔案服務于學生就業(yè)、企業(yè)招聘、職務晉升、職稱晉級、各類報考、出國留學、醫(yī)療保險、社會保險、各類公證等諸多社會活動，滿足學校、師生、社會的利用需求。

二、畢業(yè)生學籍檔案管理主要存在的問題

1、檔案材料缺乏規(guī)范。以最近2013年歸檔的30個本科學院85個專業(yè)9198名學生的學籍檔案資料來看，主要存在以下問題，對學籍檔案不夠重視，書寫內(nèi)容錯誤、不全，書寫字跡不清、隨意涂改，簽字漏簽，未粘貼照片，鑒定評語不實，獎懲沒有記載，公章加蓋錯誤，材料不齊全不完整等等。

2、方法與手段缺乏創(chuàng)新。如在辦理出國（英文）成績檔案的過程中，利用者要求時間緊，同一時期內(nèi)要求辦理的人員較多，工作量較大，現(xiàn)有能力無法滿足所有利用者意愿，因此努力提高檔案開發(fā)利用手段和水平，是擺在檔案館工作人員面前的一個重要課題。

3、檔案管理系統(tǒng)有待升級。目前我校南大之星檔案網(wǎng)絡管理系統(tǒng)的檔案目錄數(shù)據(jù)主要靠逐條手工錄入，隨著人數(shù)的急劇增長，已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代管理的需要，有待加強學習，普遍采用數(shù)據(jù)導入功能，可以將EXCEL等格式文件與管理系統(tǒng)相銜接，自由導入導出表格，避免手工錄入信息的耗時和錯誤，提高工作效率。

三、畢業(yè)生學籍檔案管理的相應對策

1、培養(yǎng)檔案意識，注重法規(guī)學習。首先，培養(yǎng)學生檔案意識，使學生了解檔案的重要性，知道哪些檔案可以在檔案館查詢利用；提高教師檔案意識，提高歸檔質(zhì)量，促進檔案管理工作。其次，學習有關(guān)檔案法規(guī)與文件。學習領(lǐng)會《檔案法》、《普通高等學校學生管理規(guī)定》《普通高等學校檔案管理辦法》、《黑龍江大學檔案管理辦法》等法規(guī)和文件，明確檔案工作流程，從檔案收集歸檔到查詢利用，做到依法治檔，遵循規(guī)范化、制度化、科學化要求，使檔案工作納入法治化軌道，實現(xiàn)有章可循、有據(jù)可依。

2、加強隊伍建設，完善規(guī)范體系。學籍檔案管理是一項復雜的系統(tǒng)工程，積極推進學籍檔案專兼職管理隊伍建設。選拔政治過硬，認真負責，熟悉檔案業(yè)務和學生管理，具有一定的計算機應用水平的同志負責學籍檔案工作。規(guī)范工作用語，熟悉專門術(shù)語，按章辦事，遵守程序，求真務實，提高效率，促進工作的高效、快捷、準確、規(guī)范。學籍檔案規(guī)范本身是一個系統(tǒng)工程，僅靠學籍管理人員和學籍檔案人員難以有效組織實施，需要把所有的規(guī)范標準按其內(nèi)在聯(lián)系組成一個科學的有機整體――學籍檔案規(guī)范體系[3]，就本校現(xiàn)狀來看，專兼職隊伍人員分布在檔案館、學工部（學生處）、教務處、招生就業(yè)處相關(guān)負責科室老師以及各學院教務員、輔導員老師中。學籍檔案管理人員實現(xiàn)專門術(shù)語的統(tǒng)一、規(guī)范和標準，便于相互交流，利于檔案檢索。推進部門二級檔案員制度，提高業(yè)務素質(zhì)，規(guī)范部門立卷，加強密切合作。檔案館隨時了解、督促、檢查學籍收集、整理、歸檔工作。

高校學籍檔案管理范文第4篇

【關(guān)鍵詞】高校；學籍檔案管理

高校學籍檔案是指學生在校學習期間成績、思想表現(xiàn)、評價等一系列真實記錄，檔案通常由學校教務處或者學生處保管，學生畢業(yè)后由所在單位人事部門或者人才交流中心保管。內(nèi)容主要包括學生報名注冊登記表、個人基本情況表、學習的課程、考試成績以及學籍異動情況記錄等。學籍檔案會作為各級教育行政主管部門以及學校檢查、審核畢業(yè)資格的重要依據(jù)。俗語說得好：自己的歷史自己寫！正是學籍檔案最真實的寫照。對于做好高校學生學籍檔案管理工作，我主要有以下幾個方面體會：

一、健全學籍檔案管理制度

戰(zhàn)國·鄒·孟軻《孟子·離婁上》：“離婁之明，公輸子之巧，不以規(guī)矩，不成方圓。“沒有規(guī)矩不能成方圓”是句俗語，常強調(diào)做任何事都要有一定的規(guī)矩、規(guī)則、做法、否則無法成功。但普遍高校各系院都沒有完整的建立學籍檔案管理制度，有的是制定的標準有所不同，缺乏專業(yè)的學籍檔案的管理標準和規(guī)范。這就導致人員以及部門之間在收集整理數(shù)據(jù)時相互推諉，特別是出現(xiàn)問題時，更是相互指責。因此健全學籍檔案管理制度、劃分責權(quán)就顯得非常重要。

二、必要的專業(yè)檔案管理崗前培訓

高校的學籍檔案管理人員大多數(shù)人員都身兼數(shù)職，普遍缺乏檔案管理的專業(yè)知識，管理水平較低，僅靠自身的實踐學習難以迅速達到目前學籍檔案管理標準，對上崗之前管理人員進行專業(yè)的扎實的培訓是非常有必要的，如今計算機被廣泛應用到學籍管理中，計算機新技術(shù)掌握就顯得非常重要。因此對學籍檔案管理人員進行專業(yè)的培訓是非常有必要的。

三、管理工作人員應提高對學籍檔案管理的認識

學籍檔案管理工作人員應該高度重視這項檔案管理工作，必須要及時學習新的檔案管理知識更新檔案管理的新觀念，提倡改革學籍檔案管理模式，在新形勢下充分重視計算機技術(shù)在檔案管理中的應用，主動增強各部門之間的溝通合作。此外，領(lǐng)導也應對學籍檔案保存形成規(guī)范性的意識，有效的管理機制、人員培養(yǎng)及激勵機制等相關(guān)體系，激發(fā)學籍檔案管理人員工作積極性。還應利用各種渠道以及各種途徑大力宣傳高校學籍檔案工作的重要性，廣泛提高高校學籍檔案的意識。

四、及時做好學籍檔案管理人員流動時的檔案交接工作

隨著崗位聘任或者自身的發(fā)展，檔案管理工作者也會出現(xiàn)人員流動，并且人員流動情況比較復雜。如果沒有及時做好檔案管理的交接工作，這樣就很容易導致學籍檔案出現(xiàn)偏差或者信息不完整、不準確，有的甚至導致檔案信息丟失。所以及時做好學籍檔案管理人員流動時的檔案交接工作顯得尤為重要。要想做好這項工作，必須要有領(lǐng)導牽頭做好檔案交接工作，工作人員寫好交接清單，交接人、接收人以及監(jiān)收人當場清點數(shù)量，核對清楚后交接人、接收人以及監(jiān)收人應在交接清單上簽字，交接清單一式兩份雙方各執(zhí)一份。這樣及時的做好學籍檔案的交接工作，就能確保不因人員崗位的流動變化而影響學生的學籍檔案丟失缺檔。

五、遵循學籍檔案的真實性、精準性以及完整性

學生的學籍檔案的形成需要一個漫長的過程。內(nèi)容必須真實，不能造假。例如：學生的成績單，成績就絕對不能隨意去更改，確實因為某種原因造化成績錯誤而需要修改成績的，一定要履行成績變更手續(xù)，要讓出現(xiàn)錯誤成績的科任老師在成績變更表中說明出錯的原因并且附帶上原始的成績冊證明成績的真實性，并且簽上他的名字。管理工作者絕對不能私自更改學籍檔案里面的任何東西。真實性是第一要素。

精準性，管理學籍需要準確，更深層次的來說需要的是精準，不能出一點錯，所謂差之毫厘謬以千里！例如新生的報到注冊工作.根據(jù)教育部出臺的文件，要求各高校必須嚴格按照國家招生規(guī)定對錄取的新生進行學籍電子注冊，即當年錄取結(jié)束后，教育部在網(wǎng)上公布各大高校經(jīng)省招辦錄取的新生名單，高校組織新生上網(wǎng)核對名單，網(wǎng)上有的學生進行注冊取得學籍，網(wǎng)上沒有的要及時與學生來源省級招辦復核更正。這就需要學籍檔案管理的工作人員核對清楚學生人數(shù)，必須做到精準無誤，否則待學生畢業(yè)后數(shù)據(jù)錯誤將會直接導致學生發(fā)不了畢業(yè)證書。由此給學生以及學校帶來一系列不良的后果。

完整性，高校學生的學籍檔案主要包括下面幾個內(nèi)容：學生報名注冊登記表、注冊學習專業(yè)、學習的課程、考試的成績記錄表以及學籍異動的情況等。學籍檔案作為學校以及各部門查詢、檢查、以及學生畢業(yè)資格審核的標準。畢業(yè)生畢業(yè)后，在其學籍檔案內(nèi)放入畢業(yè)生的報到證，師范的學生取得教師資格證的放入審批成功后的教師資格申請表。畢業(yè)生進入單位后學籍檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槿耸聶n案。因此學生的學籍檔案管理必須要完成，每一個學生一袋，必須完整。

隨著社會的進步，高校學籍檔案管理工作在社會中的地位顯得越來越重要，高校的學籍檔案管理工作是一項涉及學生切身利益的工作，學生的就業(yè)、提干、學歷的認證等都離不開學籍檔案。對于管理檔案的工作人員來說合理的運用現(xiàn)代管理技術(shù)、遵循檔案管理的規(guī)律，健全高校學籍檔案管理制度，管理人員擁有更專業(yè)的檔案管理知識。真實、準確、完整的收集整理好學生的學籍檔案資料才能使學籍檔案管理工作適應學校教學發(fā)展以及社會發(fā)展的需要。

參考文獻

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高校學籍檔案管理范文第5篇

【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；信息建設

隨著社會信息化時代的發(fā)展，高校招生規(guī)模的擴大，畢業(yè)人數(shù)的增多，目前的高校學籍管理工作的運行方式已無法滿足時展的需求。在傳統(tǒng)的學籍檔案管理中，對檔案資源共享、信息資源傳輸?shù)确矫嬉延泻芏嗖蛔愕牡胤剑c信息化的時代需求之間還存在諸多的矛盾，所以，改善高校學籍檔案信息的管理工作，是目前高校首要解決的問題。

一、我國高校學籍檔案信息管理的現(xiàn)狀

目前，我國高校學籍檔案信息管理大多都使用的是教務管理系統(tǒng)，主要以紙質(zhì)材料保存為基礎，再通過網(wǎng)絡儲存、傳輸?shù)男问浇㈦娮訖n案，但是其中的操作過程還是需要靠人員來實現(xiàn)，所以在檔案的信息建設與管理方面還存在著很多問題。首先，在歸檔方面，歸檔的方法較不統(tǒng)一，而歸檔的形式也是多種多樣，在院系之間，存在著按年度歸檔、學期歸檔、班級歸檔的不同歸檔方式；其次，在保存方面，檔案信息的保存必須有紙質(zhì)的書面材料，但由于高校的學生較多，很難做到細致保管，從而導致這些紙質(zhì)的材料會出現(xiàn)不齊全、不完整或有破損的情況；此外，在檔案的利用方面，學生如果想查找檔案必須要親自到學校，通過工作人員進行手動查找，從而花費了大量的時間，顯得不便利。總之，在高校目前的學籍檔案信息管理上還是缺乏相關(guān)的指導、檢查等工作，而院系之間的檔案管理又是互相封閉，缺少借鑒與交流。

二、高校學籍檔案信息管理者在信息化建設中的意識構(gòu)成

高校學籍檔案信息管理工作主體意識提高是檔案信息管理工作能否順利開展的重要前提。這種主體意識主要包括以下幾個方面：

（一）檔案數(shù)字化信息利用的意識

檔案資源的數(shù)字化信息意識是檔案信息資源與檔案數(shù)字化管理的有機統(tǒng)一。檔案作為一種信息記錄的形式，主要是將信息源保存在一個載體上。當檔案被儲存、保管以后，它便會成為一種信息，只有通過信息搜查、檢索的方式來獲取。在高校的學籍檔案管理中，檔案工作者作為操作主體，在管理的過程中要有“檔案的最終意義不是保存，而是利用”的意識。所以在管理中，要以利用為主要原則，改變以往“重藏輕用”的觀念，要充分利用好現(xiàn)代的信息技術(shù)手段，提高對學籍檔案信息的開發(fā)利用。只有有效運用好檔案信息，才會使其在社會中發(fā)揮出真正的價值，而不再是像以往那樣，僅成為一種“儲藏”形式的存在。

（二）信息網(wǎng)絡的服務意識

有效的網(wǎng)絡系統(tǒng)讓利用者更充分的利用好檔案的信息資源，可隨時隨地的進行查詢與搜索。在信息服務的網(wǎng)絡中，首先，要建立高校的學籍檔案網(wǎng)站，實現(xiàn)網(wǎng)絡傳遞與網(wǎng)絡檢索功能，為高校學籍檔案信息網(wǎng)絡服務打下基礎，實現(xiàn)信息化管理功能，讓利用者隨時調(diào)閱高校學籍檔案信息，滿足相關(guān)需求，從而讓學籍檔案信息發(fā)揮出真是的社會價值。其次，檔案信息網(wǎng)絡的建設可讓學籍檔案工作者更及時的更新檔案信息，從而避免了網(wǎng)絡檔案內(nèi)容陳舊，信息的單一的情況，加強了高校學籍檔案信息的利用。最后，由于學籍檔案信息的利用者對信息技術(shù)的掌握水平不一，所以需增加檔案信息網(wǎng)絡的咨詢功能；高校的學籍檔案工作者應建立網(wǎng)絡咨詢系統(tǒng)，可通過在網(wǎng)站上設置留言板、電子郵箱等方式，讓檔案利用者與檔案管理者之間形成交流，從而更加了解檔案利用者的需求，并總結(jié)其提出的相關(guān)問題，優(yōu)化檔案信息的管理系統(tǒng)，提高檔案信息網(wǎng)絡的服務質(zhì)量。此外，在檔案的網(wǎng)絡信息化管理中，必須加強安全管理意識，在采取系統(tǒng)的帳號密碼管理方式的同時，還要加強閱讀防火墻的等安全設施的建立，以避免黑客的侵入，對學生檔案進行更改或胡亂調(diào)閱的情況。

（三）樹立檔案工作者的規(guī)范意識

在當前信息化時代中，規(guī)范檔案工作者的標準化管理意識尤為重要，而這些標準管理不僅要在檔案形成之后，在學籍檔案信息形成的整個過程都要隨時進行規(guī)劃。首先，在學籍檔案形成階段，由于紙質(zhì)檔案與電子檔案是并存的，所以檔案信息管理者要充分考慮兩者之間差異性。在紙質(zhì)檔案的管理上，檔案的原始資料內(nèi)容都是由之前的院校進行遞送，在由當前高校根據(jù)學生的基本情況與日常表現(xiàn)進行補充，這個工作基本上是由檔案工作人員完成的，而電子檔案卻不同，電子檔案的形成往往是在學校各相關(guān)部門的具體工作過程中形成的。由招生部門在招生時就初步的形成了學生的學籍檔案，包括其中的學號、姓名、班級、院系、學籍卡等信息，在日后的工作中，由系部對檔案進行補充完善，包括了學生的課程科目、考試成績、總體評分等。而為了實現(xiàn)檔案的規(guī)范管理，檔案管理人員在這些電子文件形成的過程中就要實施具體的標準管理方法，并將其中的管理意識傳遞給電子文件的形成者，從而實現(xiàn)電子文檔一體化管理，為檔案信息管理工作提供了更加有利的保障。

（四）標準法律法規(guī)意識

由于檔案的公布受諸多法律和校規(guī)的限制，所以，將這些限制制定成檔案信息管理的標準，是目前檔案信息管理的最好方法。在檔案信息管理者的工作中，在檔案信息的公布上要把好關(guān)，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，強化標準化管理意識。標準化管理不僅可保護院校及學生的切身利益，還可使檔案信息在利用上等得到更好的發(fā)展，最終實現(xiàn)檔案信息的社會價值。

三、結(jié)語

在高校學籍檔案的信息化建設中，加強院校硬件軟件設施與提高學籍檔案管理者的信息意識是不可或缺的兩項重要因素，只有二者兼顧，才能真正讓高校學籍檔案管理工作得到實質(zhì)的發(fā)展，發(fā)揮其有效的管理價值，讓學籍檔案工作得到真正的價值體現(xiàn)。

參考文獻：

[1]郭瀟.論高校教學管理者信息素養(yǎng)的培養(yǎng)與提高[J].惠州學院學報（社會科學版），2012（05）