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檔案管理數(shù)字化建設范文第1篇

[關鍵詞]城建檔案；管理；信息化；數(shù)字化；現(xiàn)代化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.136

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）18-0-01

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式存在很多不足之處，如檔案資源的調(diào)閱費力、耗時以及占用空間大等。應加強城市檔案管理的信息化建設，增強城建檔案管理的數(shù)字化能力。為此，要借助先進的計算機硬件和軟件設施，以電子化的形式保存城建檔案，注重城建檔案的信息化管理，以提升城建檔案的管理效率，更加有效地體現(xiàn)城建檔案的重要功能。

1 規(guī)范城建檔案信息化建設指標和要求

城建檔案信息化的指標是推動檔案信息化建設的前提條件和基礎保障，也是檔案信息化建設的主要方式。在城建檔案信息化建設的進程中，它逐步成為一個關鍵性組成部分，為使共享信息資源更加有效，要確保檔案信息的準確性與真實性。為此，應嚴格要求檔案信息的搜集、整理、儲存、加工等一系列工作，確保檔案信息資源的有效性。這要求相關人員根據(jù)行業(yè)規(guī)范和國家要求，制定有關指標規(guī)范，其主要涵蓋：①城建檔案信息資源的數(shù)據(jù)格式要求。信息管理系統(tǒng)中錄入的信息需要確保格式一致，以增強信息資源共享和傳遞的有效性；②處理業(yè)務的要求，換言之，即涉及檔案業(yè)務的要求；③管理性的指標和要求，規(guī)范管理檔案管理工作者的行為和設備等，包括提取與錄入檔案信息，以及規(guī)范檔案管理工作者的行為等。

2 建設城建檔案信息管理系統(tǒng)

目前，一般由專業(yè)開發(fā)軟件的企業(yè)來建設城建檔案管理系統(tǒng)，但檔案管理部門的工作者也應參與前期的方案探究與調(diào)研事項，并認真調(diào)試測試軟件。除此之外，為更加有效地共享信息資源，應當統(tǒng)一電子政務資源以及城建檔案信息管理系統(tǒng)，提高城建檔案管理的起點，使其可從更高的視角上進行信息化建設，大大提高城建檔案管理效率。對于檔案信息管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡建設，應在實現(xiàn)各種開放需求的過程中，創(chuàng)建一定的硬件平臺與軟件平臺，提升網(wǎng)絡的穩(wěn)定性與可靠性，規(guī)避檔案信息化風險。

3 設計城建檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫儲存

目前，城建檔案管理信息化的基礎性條件業(yè)已具備，且逐步健全了硬件與網(wǎng)絡設備，城建檔案信息化建設的另一重點是管理和設計數(shù)據(jù)庫。因此，要科學設計數(shù)據(jù)庫。首先，城建檔案管理數(shù)據(jù)庫需涵蓋三項內(nèi)容，即文檔庫、影像庫、空間庫。其中，數(shù)據(jù)庫不同，文件的儲存格式也不同，所有的數(shù)據(jù)庫間存在相互聯(lián)系，在用戶調(diào)取某一種信息的過程中，其他文件庫都能對其實施管理和編碼。其次，創(chuàng)建高效檢索系統(tǒng)。有效檢索信息資源是檔案信息化建設的關鍵，否則，信息系統(tǒng)就僅成為記錄數(shù)據(jù)的工具。在設計數(shù)據(jù)庫的過程中，要借助先進的多媒體技術以及計算機技術有效整合不同載體的檔案信息資源，多層次開發(fā)檔案信息資源。從某種意義上來講，整個系統(tǒng)的工作效率受系統(tǒng)檢索效率的制約，因此，在設計檔案管理數(shù)據(jù)庫時，應遵循科學與安全原則，并注重提高信息檢索的效率。

4 應用及管理城建檔案信息資源

在應用及管理城建檔案信息資源的過程中，要注意以下幾點。首先，創(chuàng)建與完善信息化安全管理機制。立足于我國相關的法律和法規(guī)，創(chuàng)建與完善檔案管理制度和體系，清楚劃分登錄系統(tǒng)不同工作者的責任與權限，提升系統(tǒng)信息的安全性。其次，注重培養(yǎng)信息化的專業(yè)性人才，持續(xù)提高檔案管理工作者的素質(zhì)，有效實現(xiàn)城建檔案信息化建設。

5 注重建設城建檔案管理的信息化人才隊伍

城建檔案信息化的一個重要保障是具備一支綜合素質(zhì)較高的信息化人才專業(yè)隊伍。建設人才隊伍除要提高內(nèi)部管理工作者的業(yè)務素質(zhì)外，還應培訓、引進現(xiàn)代化的管理人才和信息技術開發(fā)的技術性人才，以優(yōu)化隊伍結(jié)構。尤為關鍵的是，要不斷更新各個級別領導的知識領域和結(jié)構，確保城建檔案信息化具備一個優(yōu)秀的引路人，且形成一支強大的人才隊伍鏈，在城建檔案管理工作者和信息技術開發(fā)工作者緊密配合的基礎上，實現(xiàn)城建檔案的信息化建設。

6 結(jié) 語

城建檔案管理的數(shù)字化建設處于一個理想的發(fā)展階段，人們的認知能力與思想意識的改變決定了其發(fā)展趨勢與發(fā)展方向。檔案管理人員不能停留在以往陳舊的管理理念和管理模式中，應創(chuàng)新思想，立足于城建檔案管理的現(xiàn)代化和信息化，縱觀歷史發(fā)展趨勢和新形勢，確保城建檔案管理的數(shù)字化建設能有效推動城市經(jīng)濟的發(fā)展與社會文明的進步。

主要參考文獻

[1]陳濤.云存儲技術在圖書館隨書光盤管理工作中的應用[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2012（5）.

檔案管理數(shù)字化建設范文第2篇

所謂圖書館檔案管理數(shù)字化，就是建立在現(xiàn)代化信息技術普遍應用的基礎上，利用數(shù)字化手段，以綜合檔案信息資源為處理對象，對數(shù)字化檔案信息資源進行收集、管理和提供服務。通過建立網(wǎng)絡支持平臺、業(yè)務管理平臺和信息服務平臺，實現(xiàn)檔案信息資源的傳輸網(wǎng)絡化、管理自動化、服務人性化，從而實現(xiàn)檔案的長期保存和充分利用。因此，圖書館檔案管理工作應充分借助信息網(wǎng)絡技術發(fā)展的契機，利用信息網(wǎng)絡正在迅速向大集成、高性能、智能化方向全面發(fā)展的大環(huán)境，以科學化和技術化的手段管理圖書館檔案，從而逐步實現(xiàn)圖書館檔案管理的信息化，不斷推動檔案事業(yè)的科學發(fā)展。

一、為什么要建設圖書館

檔案管理數(shù)字化

圖書館檔案管理數(shù)字化具有館藏檔案信息數(shù)字化、信息組織與傳輸網(wǎng)絡化、檔案管理自動化、服務范圍大眾化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點。為此，通過加強圖書館檔案數(shù)字化建設，在優(yōu)化檔案館藏、細化檔案管理、強化檔案服務等方面具有特別重要的意義。

1.檔案信息的數(shù)字化，提高了信息的利用率。檔案信息數(shù)字化是指利用信息存貯技術把各種檔案信息加工成計算機可識別的數(shù)字化信息資源，形成電子文獻，實現(xiàn)知識信息載體的革命性變革。數(shù)字化在圖書館檔案管理中的應用給傳統(tǒng)的圖書館檔案管理帶來了生機和活力。長期以來，圖書館檔案都是以紙質(zhì)的實物形式存在，這給檔案信息的采集、保存和利用帶來費時費力、管理成本高、查詢困難多、資源共享難等諸多問題。檔案管理數(shù)字化與傳統(tǒng)圖書館檔案管理的最大區(qū)別，就是利用了現(xiàn)代信息技術，將以往傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，實現(xiàn)信息的數(shù)字化、信息存儲的無紙化，節(jié)約了圖書館檔案的貯存空間，減少館藏副本的存量，提高了信息的利用率。

2.檔案管理的自動化，提高了管理工作的效率。隨著計算機存儲技術的發(fā)展，過去那種大量的、重復的、煩瑣的僅靠人力來完成的檔案管理工作，現(xiàn)在可以依靠計算機操作輕而易舉地實現(xiàn)。比如利用計算機技術、掃描技術、存儲技術、OCR技術、數(shù)字攝影技術、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術等多種高科技，對圖書館檔案進行立卷、歸檔、存儲、檢索和利用，便于圖書館檔案管理人員開展各項檔案管理工作，實現(xiàn)了圖書館檔案管理的自動化，不僅有效地節(jié)約了大量的人力、物力和財力，而且大大地提高了檔案管理人員的工作效率和工作水平。

3.信息傳遞的網(wǎng)絡化，提升了社會化服務的質(zhì)量。傳遞網(wǎng)絡化是指通過利用網(wǎng)絡技術和通訊技術環(huán)境，圖書館檔案數(shù)字化可以為用戶提供高速連接的信息服務，實現(xiàn)了更大范圍的檔案信息共享，為遠程教育培訓提供了必要的條件，使檔案服務管理在內(nèi)容、方式和效果等方面實現(xiàn)了重大突破。信息傳遞網(wǎng)絡化還具有跨時空的信息服務、高度開放的信息利用以及信息傳遞的標準化、規(guī)范化和現(xiàn)代化等特征。

4.資源利用的共享化，滿足了用戶個性化的多種需求。資源利用共享化是指信息技術和網(wǎng)絡技術可以打破地域界限，適應了不同用戶需求日益社會化的趨勢，可以從多角度滿足眾多用戶個性化的需求，用戶能隨時隨地與數(shù)字系統(tǒng)相互交融，促進了信息資源的合理流動，實現(xiàn)了廣泛的信息交流和資源共享。據(jù)此，圖書館檔案用戶不僅僅局限于本地區(qū)、本系統(tǒng)、本校園，還可以為遠程用戶使用圖書館檔案信息資源提供方便快捷的優(yōu)質(zhì)服務。

二、怎樣實現(xiàn)圖書館檔案管理數(shù)字化

1.積極推廣應用計算機技術，構建信息化環(huán)境下的檔案數(shù)字化平臺。堅持推廣應用計算機技術，按照國家和地方信息化建設整體規(guī)劃，以檔案核心業(yè)務的數(shù)據(jù)存儲、處理和交換等主要功能，統(tǒng)籌好圖書館檔案數(shù)據(jù)中心建設。數(shù)據(jù)中心主要應內(nèi)設檔案用戶目錄數(shù)據(jù)庫、圖書館檔案指南資料庫、音頻視頻資源庫以及史料文件匯編資料庫等四大數(shù)據(jù)庫。同時，要加強對網(wǎng)絡系統(tǒng)、服務器、檔案數(shù)字化技術支持等基礎設施建設和檔案管理應用軟件及操作系統(tǒng)軟件建設，實行檔案的計算機網(wǎng)絡化管理，建立圖書館檔案數(shù)字化平臺。

2.優(yōu)化完善檔案信息網(wǎng)絡設施建設，創(chuàng)新信息化環(huán)境下的檔案管理模式。首先，要加強非涉密圖書館檔案專網(wǎng)（內(nèi)部局域網(wǎng)）建設。內(nèi)部局域網(wǎng)是用于與本系統(tǒng)、地方政府的連接，按照國家和地方的整體要求，建設完善本級圖書館檔案網(wǎng)絡系統(tǒng)，優(yōu)化網(wǎng)絡結(jié)構，提高網(wǎng)絡性能，增強網(wǎng)絡安全運行能力。其次，要完善圖書館檔案外網(wǎng)（因特網(wǎng)）建設。外部局域網(wǎng)是連接互聯(lián)網(wǎng)的公眾網(wǎng)，要及時更新和維護外網(wǎng)設備，確保外網(wǎng)安全穩(wěn)定運行，使之成為信息公開、與公眾溝通展示圖書館檔案成果的主要渠道。為了保證數(shù)字化檔案管理運行中的安全性，對內(nèi)、外網(wǎng)要進行物理隔離，著重提高網(wǎng)絡安全和信息傳輸?shù)姆€(wěn)定運行和安全可靠。同時，要進一步完善內(nèi)、外網(wǎng)相關功能，逐步形成檔案管理數(shù)字化，不斷創(chuàng)新信息化環(huán)境下的檔案管理方式、方法。

3.建立完善檔案數(shù)字化標準規(guī)范和服務體系，實現(xiàn)信息化環(huán)境下的網(wǎng)絡及應用系統(tǒng)的標準化、規(guī)范化。要建立和完善檔案信息資源標準化。在國家和地方有關檔案信息化標準的基礎上，提出符合自身實際的檔案信息資源補充標準。特別是要采用通用的標準格式來標引檔案資源，完善數(shù)字圖書館檔案分布式數(shù)據(jù)庫跨庫檢索，使其適應Internet環(huán)境，實現(xiàn)檔案編碼、目錄和檔案內(nèi)容的一體化；要建立和完善檔案信息系統(tǒng)的運行與監(jiān)控管理的標準化。依據(jù)國家和地方有關標準及要求，提出符合自身實際的檔案管理系統(tǒng)的信息系統(tǒng)運行維護、運行監(jiān)控管理和維護管理推廣的補充標準；要不斷完善檔案制度機制建設，使圖書館檔案管理走上標準化、規(guī)范化的科學軌道；要高度重視數(shù)字資源開發(fā)與服務的質(zhì)量，提高知識含量，形成符合市場需求、滿足社會公眾普遍要求的高質(zhì)量的信息內(nèi)容產(chǎn)品體系，提高檔案信息服務的質(zhì)量；要建立和完善檔案信息化外包服務機制。參照國家和地方信息化主管部門的方案及要求，以符合自身實際情況為主導，以IT企業(yè)為支撐，以信息系統(tǒng)運行維護為主要內(nèi)容的外包服務機制，實現(xiàn)網(wǎng)絡及應用系統(tǒng)的規(guī)范化管理。

檔案管理數(shù)字化建設范文第3篇

關鍵詞：檔案管理；數(shù)字化建設；意義；路徑

各級儲備部門屬于國家戰(zhàn)略物資儲備管理機構，是保障國家軍事安全和經(jīng)濟安全后備力量，優(yōu)質(zhì)高效的檔案管理對提高儲備部門管理效益來說至關重要。檔案管理主要是通過文字、圖表、音像等方式將具有重要價值的信息資料保存下來，以便于能夠結(jié)合以往資料信息作出正確的戰(zhàn)略性分析和決策。從當前科技發(fā)展現(xiàn)狀來看，儲備部門檔案管理加強數(shù)字化建設已經(jīng)勢在必行。本文在此指出儲備部門實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的重要意義，并提出幾點加強檔案管理數(shù)字化建設的重要路徑。

1 檔案管理數(shù)字化建設的重要意義

（一）確保檔案管理規(guī)范進行

檔案管理工作繁瑣枯燥，傳統(tǒng)的手動式管理模式容易導致檔案信息出現(xiàn)雜亂、失真、缺失等問題，難以實現(xiàn)規(guī)范化、科學化的管理目標[1]。而檔案管理數(shù)字化建設則可以全面涉及管理工作中的方方面面，借助互聯(lián)網(wǎng)信息系統(tǒng)軟件對檔案各項內(nèi)容實現(xiàn)規(guī)范化管理，大大提升了檔案管理的有序性，實現(xiàn)信息資源為經(jīng)濟建設和社會發(fā)展提供更好地服務的目的。另外，通過加強檔案管理數(shù)字化建設還可以避免檔案信息資料被惡意撰改，提高檔案信息的真實性和全面性，這對檔案管理的規(guī)范化進行也具有重要意義。

（二）提升檔案管理工作效率

由于儲備部門檔案涉及內(nèi)容繁多，在檔案管理上很容易出現(xiàn)錯誤，并且許多檔案內(nèi)容要想查找，必須要將檔案“歸檔”后才能夠進行，而數(shù)字化建設后的檔案管理則可以利用信息技術準確呈現(xiàn)出當前檔案信息。通過加強檔案管理數(shù)字化建設還可以顯著提升檔案搜集、整理、歸類、分析及總結(jié)等流程效率，大大縮減工作時間，確保檔案能夠及時歸檔，讓檔案管理人員從傳統(tǒng)繁瑣的管理步驟中解脫出來，提升儲備物資管理局檔案管理工作效率。

（三）提高檔案內(nèi)容開發(fā)利用

以往人工式檔案管理模式只能保證檔案的完整安全保管與單個文件的查找利用，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理后，各類檔案的電子文件集中存儲于計算機硬盤上，電子文件經(jīng)立卷后，利用者通過檢索工具，可搜索到體現(xiàn)所需要信息的所有相關聯(lián)的電子文件，幫助利用者了解事情的來龍去脈，滿足利用者關于某一專題的深層次查詢需求，大大提高檔案內(nèi)容開發(fā)利用效果。

2 儲備部門檔案管理數(shù)字化建設實施路徑

（一）增強數(shù)字化檔案管理建設理念

儲備部門領導及檔案管理者應增強數(shù)字化檔案管理建設觀念，加強對檔案管理數(shù)字化建設的認識，了解數(shù)字化建設必要性和緊迫性，并在系統(tǒng)內(nèi)內(nèi)展開宣傳，提高職員對數(shù)字化建設理解，從而促使系統(tǒng)內(nèi)所有職工積極投身于檔案管理數(shù)字化建設當中。同時，儲備部門還應創(chuàng)新檔案管理理念，由以往靜態(tài)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)管理，結(jié)合系統(tǒng)內(nèi)管理實際情況樹立正確數(shù)字化管理觀念。最另外，儲備部門還應從宏觀上將檔案管理數(shù)字化化建設納入自身發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃中，在實踐中及時發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設中存在的問題，準確把握問題產(chǎn)生的原因，，并從不同方位分析檔案管理數(shù)字化建設過程中還可能產(chǎn)生的弊端，盡早制定針對性解決措施。

（二）加大檔案數(shù)字化基礎設施建設

加大基礎設施建設是確保檔案管理數(shù)字化建設高效進行的前提[2]。對此，儲備部門應首先提高財政支持，確保數(shù)字化建設資金到位，為具備檔案管理工作配備計算機刻錄設備，針對重要文件、數(shù)據(jù)、信息等進行刻錄儲存，且要注意刻錄格式的通用性。購入必要軟件設備，保證管理軟件能夠正常運行，防火墻、防病毒軟件應進行自動升級，借助軟件設備保障儲備部門檔案上傳、下載等環(huán)節(jié)安全。若資金允許，儲備部門還可以適當多購入硬件設備，包括路由器、存儲設備、數(shù)據(jù)庫服務器以及圖文影響掃描設備等。除此之外，還要重視硬件設備管理，創(chuàng)設良好設備保管環(huán)境，確保設備處于溫度、濕度、光線適宜環(huán)境，避免磁場或腐蝕性物質(zhì)對硬件設備造成損壞。

（三）完善內(nèi)部數(shù)字化檔案管理體系

制度體系是確保一切項目高效、有序?qū)嵤┑闹匾獥l件，因此檔案管理的數(shù)字化建設也應制定出相應的管理體系來確保建設的順利進行。數(shù)字化建設是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，對此儲備部門應制定完善的數(shù)字化檔案管理體系，實現(xiàn)信息資源的共享，提高檔案的使用效率和單位的辦事效率，更好的服務群眾、服務社會。完善、有效的管理體系能夠確保儲備部門檔案管理數(shù)字化建設過程得到監(jiān)督和制約，確保在其建設過程滿足國家相關法律法規(guī)及章程制度要求。此外，完善管理制度還能夠顯著提升檔案管理人員工作積極性、主動性和創(chuàng)新性，加快檔案管理數(shù)字化建設進程。儲備物質(zhì)管理局應充分利用內(nèi)部管理體系加強數(shù)字化建設的監(jiān)督，及時準確地發(fā)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化建設中可能出現(xiàn)的問題或潛在隱患，及時解決或解決，確保高效、安全檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的建設。

（四）制定檔案管理安全化保障制度

數(shù)字化建設雖說對檔案管理有諸多積極意義，但隨著數(shù)字化建設進程的加快，互聯(lián)網(wǎng)技術帶來的信息安全性問題也越來越明顯。數(shù)字化檔案管理存在使用權限問題，容易被黑客攻擊、病毒侵襲，或第三方入侵者惡意篡改或監(jiān)視，安全問題難以得到保障[3]。因此，儲備部門在進行檔案管理數(shù)字化建設過程中，還必須要制定安全化保障制度，以此確保檔案管理安全性和保密性。在數(shù)字化建設中應嚴格依照國家及儲備部門相關法律法規(guī)及章程制度來進行，制定保障制度來提高管理人員安全防患意識，避免檔案泄密、失密情況的出現(xiàn)。另外還利用電子身份認證系統(tǒng)、防火墻技術、數(shù)據(jù)加密技術、殺毒軟件等防護技術保障檔案信息安全。

（五）注重數(shù)字化檔案管理人才培養(yǎng)

儲備部門內(nèi)部檔案管理工作枯燥、繁瑣，且檔案管理工作者晉升空間則不大，晉升難度相對較高。再加上檔案管理人員數(shù)字化信息技術欠缺，也是阻礙檔案管理數(shù)字化建設一個重要問題。因此還需加強檔案管理人員自身專業(yè)技能和綜合素質(zhì)的提升，努力培養(yǎng)與之相符的現(xiàn)代信息化、數(shù)字化、專業(yè)化檔案管理人才。一方面，儲備部門應重視對系統(tǒng)內(nèi)現(xiàn)有檔案管理人員數(shù)字化專業(yè)知識的培訓，鼓勵其加強繼續(xù)教育，定期對其展開培訓，并且注重培訓工作的數(shù)字化針對性，結(jié)合管理人員自身實際情況制定培訓計劃。另一方面，儲備部門還可以引入具有數(shù)字化技術知識背景的檔案管理人員，提升檔案管理人員政策待遇、薪酬待遇，優(yōu)化檔案工作環(huán)境，做到能夠“吸引人才、留住人才”。除此之外，儲備部門不僅要重視提高管理人員數(shù)字信息專業(yè)技術水平，更要重視檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升。

3 結(jié)語

總而言之，在互聯(lián)網(wǎng)信息化發(fā)展時代下，信息高速公路進一步拓寬，數(shù)字化檔案管理將成為檔案管理現(xiàn)代化的必由之路。儲備部門也應順應時代形勢，全面認識檔案管理數(shù)字化建設對系統(tǒng)內(nèi)各項事物工作開展的積極促進意義，深入探索研究出與儲備部門實際情況相符的檔案管理數(shù)字化建設路徑，逐步推動儲備部門檔案管理數(shù)字化建設腳步，為保障局內(nèi)各項工作的高效開展奠定基礎。

參考文獻

[1]田爽.事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對策[J].科技傳播，2016，（02）：52-53.

檔案管理數(shù)字化建設范文第4篇

2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》，把“加快檔案信息化建設”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進程”列入其中，同月國家檔案局在中國檔案管理現(xiàn)代化建設研討會上宣布：十五期間，我國將加快數(shù)字化檔案館的建設。由此，傳統(tǒng)檔案館數(shù)字化建設的問題引起了人們的關注，并且有一些檔案館已經(jīng)開始對此投資建設。我們認為，傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路并非一蹴而就，而是一個循序漸進的過程，對這個過程的各個環(huán)節(jié)進行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚認識的基礎上，才能規(guī)劃和解決好檔案館的數(shù)字化之路，為今后的數(shù)字化檔案館進而是數(shù)字檔案館、虛擬檔案館的建設打好基礎。近年來，我們臨海市檔案部門在數(shù)字化建設方面進行了積極的探索，取得了初步成效，在工作中數(shù)字化建設也給檔案工作帶來了極大的方便。

首先我們充分認識到檔案數(shù)字化建設的緊迫性

1、檔案數(shù)字化，可改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務。

2、形勢發(fā)展的需求

21世紀是信息化的時代，臨海市政府把數(shù)字臨海建設擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時和正確的。數(shù)字檔案館是數(shù)字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數(shù)十萬卷檔案資料，數(shù)百萬件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領導和廣大公眾利用，充分實現(xiàn)信息共享，數(shù)字臨海就不是真正意義上的數(shù)字臨海。所以，要建設數(shù)字臨海，首先要建設數(shù)字檔案館。其二，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì)，發(fā)展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數(shù)字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發(fā)展要求不相應，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。

3、社會強烈需求

當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農(nóng)村，尤其是僻遠山區(qū)的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細內(nèi)容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，特別是我們建立臨海市現(xiàn)行文件查閱中心之后，對各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。二、檔案數(shù)字化建設的內(nèi)容

1、推進檔案數(shù)字化，必須提高檔案標準化、規(guī)范化水平

目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是檔案數(shù)字化建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務要規(guī)范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案數(shù)字化建設，必須抓好檔案標準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

2、數(shù)字化建設要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

檔案數(shù)字化建設的著眼點應是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應達到一定水平，并通過網(wǎng)絡加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當然，要求每個節(jié)點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現(xiàn)實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值推廣的經(jīng)驗，對整個系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進的節(jié)點不可能組成先進的系統(tǒng)。

3、有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設

目前，我們臨海檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數(shù)據(jù)庫建設。開發(fā)和建設數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術對檔案進行科學的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經(jīng)過實踐我們認為建設數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗中最主要的有：領導重視，統(tǒng)一認識，堅持計算機技術人員同檔案業(yè)務人員協(xié)同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網(wǎng)絡聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。

三、檔案數(shù)字化建設的步驟

1、建立檔案數(shù)據(jù)庫。第一步，輸入文件級目錄。從1997年開始，我們把館藏檔案的文件級目錄輸入數(shù)據(jù)庫。截止2005年5月，已輸入文件級目錄30萬多條、案卷級目錄1萬多條，我們準備再用1-2年將全部完成。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保檔案數(shù)據(jù)庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機等設備，實現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實行數(shù)字化，才能確保原件的永久保存。從實踐看，檔案數(shù)據(jù)庫的建立大大提高了工作效率。如出具無婚姻記錄證明，我館由于實行了數(shù)字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個工作日。利用者對我館的數(shù)字化建設十分滿意。

2、建立了檔案局（館）網(wǎng)站。并與市政務網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)實施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會提供檔案信息查閱，政策法規(guī)查詢、舉辦網(wǎng)上展覽，展示本地兩個文明建設的成果；建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實現(xiàn)政務公開，營造有利于當?shù)厥薪?jīng)濟建設和社會發(fā)展的良好環(huán)境。3、加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數(shù)字檔案最主要的來源。以前，進館單位只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，現(xiàn)在我們要求進館單位實行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案館。這樣既推進了機關檔案室的電子化進程，又節(jié)省了檔案館建立數(shù)據(jù)庫的工作量。

4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各進館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫造成困難。對此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構與交換格式，對案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構的字段名稱、類型、長度作出了規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫的準確性和有效性。

截止2005年5月，臨海市市鎮(zhèn)兩級機關和企事業(yè)單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統(tǒng)或其它綜合信息管理系統(tǒng)。今后，我們準備加大檔案信息管理系統(tǒng)的推廣力度，對新達標升級的單位要求全部安裝，對已達到各類標準的單位要求在1-2年內(nèi)全部安裝。另外依托市政府OA網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，做到文檔一體化，及時遷移電子文件。隨著系統(tǒng)設備更新、擴充，在不同系統(tǒng)之間交接電子文件，及時對歸檔電子文件進行遷移操作，確保電子文件的有效性。

檔案數(shù)字化建設是一項長期而又復雜的任務，不可能一步到位。工作中我們力求分步實施，突出重點，講求實效，持續(xù)發(fā)展。

參考資料

1、國際檔案理事會主席王剛同志在《第十四屆國際檔案大會開幕式上的致詞》，《中國檔案報》2000年第547期

檔案管理數(shù)字化建設范文第5篇

關鍵詞：高校;學籍檔案;數(shù)字化管理建設

高校學籍檔案是學生入學到畢業(yè)期間在學校的學習狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對學生以后就業(yè)和升學都是比較重要的證明，所以加強對高校學籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術的應用，其在學籍檔案管理中的應用比較關鍵，從而提高學籍檔案管理效率。

1.高校學籍檔案數(shù)字化管理建設重要性及主要特征

1.1高校學籍檔案數(shù)字化管理建設重要性分析

對高校學籍檔案進行數(shù)字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動的投入。由于高校學生學籍檔案中存有學生比較豐富化的信息，加上高校招生人數(shù)的增加，自然在學籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數(shù)字化管理下能將管理問題得到有效解決［1］。不僅如此，在數(shù)字化管理方式下對學生學籍檔案在信息的完善性層面得到增強，數(shù)字化管理將不同學習信息內(nèi)容進行集中呈現(xiàn)，讓學生的檔案信息更完整。另外，學生的學籍信息共享成為可能，實現(xiàn)對檔案的科學化管理，讓學生的學籍檔案為學生和學校及社會服務。

1.2高校學籍檔案主要特征分析

高校學籍檔案數(shù)字化管理建設有比較鮮明的特征體現(xiàn)，首先是在學生學籍檔案形成過程中較分散化，是從各項活動及教務處和學生處等層面進行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動上的付出相對較多。再者就是學籍檔案內(nèi)容較廣泛，從學生學籍檔案的內(nèi)容層面看，主要有學生的學習成績及獎懲情況等［2］，而電子學籍信息則包含學生從入學到畢業(yè)期間的所有基本信息內(nèi)容。基于學籍檔案的內(nèi)容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。

2.高校學籍檔案數(shù)字化管理建設問題及優(yōu)化策略探究

2.1高校學籍檔案數(shù)字化管理建設問題分析

從實際發(fā)展情況看，我國高校學生的學籍檔案數(shù)字化管理建設過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現(xiàn)在學籍檔案數(shù)字化基礎設施方面相對比較薄弱，主要是多媒體技術及通信網(wǎng)絡的傳輸數(shù)據(jù)在速度上達不到標準要求，存在安全性問題，數(shù)字化程度還不是很充足，當前高校使用的數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡技術和時代的發(fā)展步伐無法緊密結(jié)合。學校對學籍檔案的數(shù)字化管理建設存在重視硬件輕視軟件的現(xiàn)象，這些方面對高校學籍檔案數(shù)字化管理建設都會造成很大的影響。再者，高校學籍檔案數(shù)字化管理人員的檔案意識不強，在對學生的學籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規(guī)范化。另外，高校學籍檔案的管理系統(tǒng)層面沒有得到完善，以及在學籍檔案管理人員自身對計算機操作的水平方面相對比較薄弱，因為學籍檔案的管理工作相對比較復雜化，工作內(nèi)容不容易量化，造成檔案管理人員的流動性較大，管理隊伍不穩(wěn)定等［3］。除此之外，高校學籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強。

2.2高校學籍檔案數(shù)字化管理建設優(yōu)化策略探究

第一，針對高校學籍檔案的數(shù)字化管理建設要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應的原則，這樣才能將數(shù)字化管理的作用得到充分發(fā)揮。主要就是將協(xié)調(diào)統(tǒng)一的原則得到充分體現(xiàn)，學籍和成績管理是重點管理內(nèi)容，在學籍檔案數(shù)字化建設過程中與學校整體發(fā)展相結(jié)合，建立獨立的學籍檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)學籍檔案的科學收集及管理和共享［4］。另外，還要遵循學籍檔案數(shù)字化的標準規(guī)范管理原則，確保數(shù)據(jù)格式及數(shù)據(jù)庫建立的規(guī)范統(tǒng)一，在兼容擴展的原則層面得到顯著體現(xiàn)。第二，對高校學籍檔案數(shù)字化建設的加強要從基礎設施建設層面著手，從具體措施實施來看要配置高容量及高服務器和刻錄機、掃描儀的學籍檔案管理軟件，并要對學籍檔案的資源網(wǎng)站等服務系統(tǒng)的建設進行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關制度建立上進行加強和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。第三，高校學籍檔案的數(shù)字化管理建設離不開專業(yè)的管理人員，所以要加強管理軟件的開發(fā)人員及學校學籍管理人員之間的聯(lián)系，結(jié)合實際開發(fā)出適合學校學籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數(shù)字化效果良好呈現(xiàn)［5］。不僅如此，在信息技術高水平的學籍檔案管理隊伍的建設層面要加強，提高自身信息技術水平，在專業(yè)化培訓及考核層面嚴格按照要求，培養(yǎng)適合高校學籍檔案數(shù)字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學籍檔案數(shù)字化管理目標實現(xiàn)。

總而言之，針對高校學籍檔案數(shù)字化管理建設的策略實施，要和實際相結(jié)合，不斷增強管理人員在這一領域的管理能力，學生學籍檔案數(shù)字化管理是發(fā)展趨勢，所以要充分重視。

作者:戴雷雷 單位:應天職業(yè)技術學院

參考文獻：

［1］秦芳遠，劉環(huán)瓊.學生檔案數(shù)字化建設的實施方法研究［J］.蘭臺世界，2015（23）.