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數(shù)字檔案論文范文第1篇

【關(guān)鍵詞】數(shù)字檔案館/問題

【正文】

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展和大量電子文件的產(chǎn)生，數(shù)字檔案館的研究和建設成為我國檔案界關(guān)注的熱點。數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比，有著豐富的數(shù)字化資源、海量的存儲、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開放、信息的共享等優(yōu)點，使傳統(tǒng)的檔案館望塵莫及。然而，它也不可避免地存在一些缺陷和不足，有的甚至可能是致命的缺陷。因此，我們應該清醒地認識到數(shù)字檔案館存在的缺陷，數(shù)字檔案館的建設還存在著諸多的難點和問題亟待深入研究解決。如果對存在的問題視而不見，或掉以輕心，必將給未來的檔案事業(yè)留下巨大而無法彌補的遺憾。

1數(shù)字檔案的憑證價值問題

檔案的基本價值有兩方面，憑證價值和參考價值，而尤以憑證價值最為重要，雖然，“目前人們對數(shù)字化檔案具有參考價值這一點已無疑義，然而，由于一系列技術(shù)和立法問題還未解決，數(shù)字化檔案目前還不具備法律憑證效力”[1]這無疑使數(shù)字檔案的作用大打折扣。因此，確認數(shù)字檔案的憑證價值就成為數(shù)字檔案館建設中無法回避的難題。目前，主要存在以下幾方面的問題：

1.1認識上的問題。數(shù)字檔案不具備“白紙黑字”的直觀性，必須依賴特定的計算機設備加以解讀。數(shù)字檔案完全脫離了以往人人對檔案“原件”的認識，從而引起人們對其原始性、可靠性的懷疑。而且，有些數(shù)字檔案即使載體保存完好，內(nèi)容亦可能在無形中丟失，它不像紙質(zhì)檔案那樣載體與內(nèi)容“一損俱損，一榮俱榮”。數(shù)字檔案與以往其他載體的檔案都不一樣，從甲骨檔案到簡牘檔案再到紙質(zhì)檔案，只是載體的耐久性有差別，并沒有改變其直觀性，而數(shù)字檔案的非人工識讀性與其他載體的檔案有著質(zhì)的區(qū)別。要確認數(shù)字檔案的憑證價值，恐怕不僅僅是改變觀念的問題，要真正認識數(shù)字檔案，確認其憑證價值，可能還需要走很長的路。

1.2技術(shù)上的問題。數(shù)字檔案是高新技術(shù)的產(chǎn)物，它給人們帶來極大便利的同時，也給人們留下了困惑與難題。其一，數(shù)字檔案具有易復制、修改、刪除的特點，使得檔案“原件”的概念變得難以確認。其二，計算機硬、軟件技術(shù)不斷更新?lián)Q代，迫使數(shù)字檔案必須不斷適應新的“生存環(huán)境”，不斷地變換載體、格式，因而無法通過載體、格式的鑒定來判定其原始性。其三，數(shù)字檔案不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將其輸出，傳統(tǒng)的字跡鑒定技術(shù)無法分辨數(shù)字檔案的原始性。其四，數(shù)字檔案對背景信息和元數(shù)據(jù)具有很強的依賴性。“電子文件的背景信息常常與文件內(nèi)容信息相分離保存，一旦失去背景信息，文件的內(nèi)容即便仍有意義，但也不再具有憑證價值。元數(shù)據(jù)是電子文件、電子檔案所特有的，“元數(shù)據(jù)由于其隱含性而易被忽視，而元數(shù)據(jù)一旦丟失或破壞，電子文件的原始性就會改變。”[2]

1.3管理制度上的問題。“傳統(tǒng)檔案之所以具有憑證價值，在一定程度上取決于嚴格的管理制度”，而目前“從電子文件的生成到歸檔都缺乏十分規(guī)范的程序化管理，缺乏嚴格而科學的標準體系和業(yè)務管理制度，一些標準、制度雖已制定，但全面推行尚需時日”[3]而且也有一定的難度。

2數(shù)字檔案信息的長期存取問題

數(shù)字檔案信息的長期存取問題是數(shù)字檔案館建設的一個具體而又棘手的難題。“據(jù)報道，美國航空航天局在20年前發(fā)射的‘海盜’號火星探測器上的計算機中，已經(jīng)有20%的數(shù)據(jù)完全丟失，還有大約4000卷的統(tǒng)計數(shù)據(jù)因存儲的格式模糊無法讀出，程序員也無法保證將其恢復”。[4]數(shù)字檔案信息長期存取所面臨的主要問題有：

2.1存儲的介質(zhì)材料。“現(xiàn)代介質(zhì)的存儲設備還不可能解決計算機數(shù)據(jù)存儲問題”。[5]一般說來，磁盤的壽命是3～5年，光盤也不過30年左右，與能保存千年以上的紙質(zhì)載體相比，其壽命相差甚遠，而且它還要受到溫度、磁場、記錄存儲格式、硬件配置等多方面的影響，10年前還經(jīng)常使用的5.25英寸的軟盤，現(xiàn)在已經(jīng)沒有一臺普通電腦可以讀出來。

2.2機讀語言格式。“計算機語言平均每三個月就會問世一種，而語言之間的互換大部分存在問題。很難想象，若干年以后，我們用現(xiàn)行的機器語言描述的數(shù)據(jù)，還能百分之百的還原”。[6]

2.3對設備的依賴。數(shù)字檔案必須依賴于計算機設備才能讀出，這個特征對其長期存取帶來很多問題：“如設備發(fā)生故障、系統(tǒng)癱瘓，電子文件就讀不出來；電子文件對其它設備環(huán)境的不兼容性，使其只能在某種設備上處理，而不能在其它設備上處理；不同軟件環(huán)境形成的電子文件存貯在載體上，有時難以互換；電子文件加密后，不解密就無法識別；技術(shù)設備更新時，不及時解決格式轉(zhuǎn)換問題，也無法讀取等等”。[7]

3數(shù)字檔案的失真問題

“檔案數(shù)字化工作的生命線在于其能夠保持檔案原貌”。[8]然而，“就目前的研究水平而言，還難以保質(zhì)保量地完成館藏檔案數(shù)字化的任務。如已研制出的OCR掃描輸入技術(shù)，其平均識別率是95%。這對于追求最大程度真實性的檔案來說無疑是致命弱點”。[9]數(shù)字化的主要方式是掃描加工，在這一過程中造成數(shù)字檔案失真的原因還有以下幾個方面：其一，技術(shù)參數(shù)選擇不當。針對不同色調(diào)、紙質(zhì)和字跡，有時需調(diào)整不同的技術(shù)參數(shù)，如分辨率、明暗度、對比度等，選擇不當會直接影響掃描的質(zhì)量，造成信息丟失、圖像模糊或產(chǎn)生額外信息，客觀上造成檔案原貌的改變。其二，工作失誤。檔案掃描是大量的重復勞動，難免有時失誤。如掃錯檔案或打錯順序，或存錯，或在建索引時鏈接錯誤等，如不及時發(fā)現(xiàn)，將直接導致數(shù)字化檔案失真。其三，轉(zhuǎn)換過程中的失真。在進行數(shù)字檔案的遷移或在提供利用時，往往需要將掃描后形成的圖像文件轉(zhuǎn)換成另一種格式的文件，如果格式選擇不當，同樣會導致數(shù)據(jù)發(fā)生變化。

4數(shù)字檔案信息的安全問題

安全問題是計算機網(wǎng)絡世界最為頭痛的難題，也是數(shù)字檔案館中的重大難題之一。數(shù)字檔案館雖然被稱之為“館”，但它的存在更仿佛是一個巨大的沒有警察的自由市場，給不法分子帶來可乘之機，主要表現(xiàn)為：其一，計算機病毒。網(wǎng)絡信息安全的最主要的敵人就是計算機病毒。“國外有人估計，現(xiàn)在計算機病毒的傳染每兩個月增加1倍。網(wǎng)絡病毒的泛濫已對計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)構(gòu)成嚴重的威脅”。[10]其二，計算機黑客。由于網(wǎng)絡的加密性和匿名性，使入侵者難以被發(fā)現(xiàn)。黑客對信息資源的攻擊，不僅僅是好奇和自我挑戰(zhàn)，程序設計高手可以篡改系統(tǒng)控制參數(shù)。其三，有竊取行為的間諜活動，窺視其機密信息進行復制或擴散。其四，有意破壞，摧毀系統(tǒng)的信息處理功能或破壞電子通訊裝置。其五，人為或偶然事故造成的威脅。如工作人員操作失誤而產(chǎn)生的不可預知的事件、網(wǎng)絡系統(tǒng)軟件硬件的故障、電子系統(tǒng)故障引發(fā)的系統(tǒng)問題等，所有這些，都使數(shù)字檔案信息的安全變得十分“脆弱”。

5數(shù)字檔案館建設的諸多技術(shù)問題

數(shù)字檔案館完全是高新技術(shù)、電子設備和計算機網(wǎng)絡技術(shù)支撐起來的產(chǎn)物，離開了高新技術(shù)的支撐，就沒有了數(shù)字檔案館。但是高新技術(shù)也給數(shù)字檔案館帶來了致命的弱點，真是“成也蕭何，敗也蕭何”。諸多的技術(shù)問題成為制約數(shù)字檔案館建設的難點。

5.1數(shù)字化設備技術(shù)條件。網(wǎng)絡系統(tǒng)中的硬件技術(shù)之一是必須有足夠的帶寬，以保證快捷地傳輸文本、語音、圖像、影像檔案，以便實現(xiàn)多網(wǎng)互連、高速互訪，實現(xiàn)跨平臺、跨系統(tǒng)、跨語種的互相轉(zhuǎn)換和鏈接。毫無疑問，足夠的帶寬條件和用戶對網(wǎng)絡信息傳輸?shù)男枨髮⒁恢笔且粚γ荏w。

5.2技術(shù)難題。數(shù)字檔案館是以信息源、網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫為基礎的，其相關(guān)技術(shù)是較復雜較先進并且不斷發(fā)展的，它幾乎囊括了計算機網(wǎng)絡技術(shù)所需要解決的所有問題，技術(shù)密集。如數(shù)字化圖像的存儲與壓縮、數(shù)據(jù)組織技術(shù)、信息檢索技術(shù)、多語言平臺互換互訪技術(shù)、海量信息存儲與調(diào)配技術(shù)等，既是計算機網(wǎng)絡技術(shù)的難關(guān)，也是制約數(shù)字檔案館建設發(fā)展的難題。此外，“數(shù)字檔案館的建設和運行需要解決一些特殊問題，為此必須開發(fā)應用一系列新技術(shù)，如：身份認定、智能檢索、信息隱蔽、數(shù)字水印、電子簽章、操作跟蹤、信息加密等，其中有很多技術(shù)有創(chuàng)新性”。[11]這些技術(shù)也都是不容易解決的問題。

5.3技術(shù)過時問題。在飛速發(fā)展的IT業(yè)中，電腦硬件、操作系統(tǒng)、應用軟件及存儲載體等不斷地被新產(chǎn)品所替代，IT產(chǎn)品是真正的“短命鬼”。雖然絕大多數(shù)新產(chǎn)品承諾向下兼容，但其兼容的“代”數(shù)在跨越若干年后，舊的數(shù)字信息就很難被新的硬件設備和軟件系統(tǒng)讀出。“技術(shù)過時”的陰影一直會籠罩著數(shù)字信息。專家們提出的解決方案是數(shù)據(jù)遷移，但遷移卻存在著一個致命弱點，就是每次遷移總會丟失一定的相關(guān)信息，這些丟失的信息積累起來會造成數(shù)字檔案信息無法準確恢復原貌。

6數(shù)字檔案館建設的標準化問題

數(shù)字檔案館建設的目的是要使地區(qū)檔案館、全國檔案館乃至全世界的檔案館連成一個整體，以實現(xiàn)檔案信息資源共享。這個整體性的數(shù)字檔案館事實上是一種基于網(wǎng)絡環(huán)境下的數(shù)字化檔案信息資源共享的社會檔案館系統(tǒng)，是一個面向?qū)ο蟮姆植际降木W(wǎng)狀結(jié)構(gòu)模式，是由一個個相對獨立的數(shù)字檔案館實體組成的。要對這分散在各地的數(shù)字檔案信息資源進行組織控制，就必須要有彼此兼容的硬件環(huán)境，要有一致的文件格式、統(tǒng)一的著錄標引標準、數(shù)據(jù)描述標準、元數(shù)據(jù)標準、全文數(shù)據(jù)庫標準等等，這些標準也僅僅是幾個主要的標準。“而實際上，在數(shù)字檔案館建設中，標準化是一個體系，是一個系統(tǒng)，因此對于我們來說，如何結(jié)合我國實際，迅速建立起一個適合我國數(shù)字檔案館建設的標準化體系是擺在我們面前的一個迫切需要解決的新問題”。[12]然而，要解決這個問題并不容易，我們面臨著很多問題：其一，一個嚴峻的事實是我國檔案信息系統(tǒng)沒有相應的具體標準可遵循；其二，有些標準規(guī)范要超出檔案工作的范圍，如綜合數(shù)據(jù)處理格式就需滿足跨行業(yè)、跨部門的要求。如何統(tǒng)一是一個很麻煩的問題；其三，與整個檔案工作的標準相銜接的問題；其四，與國際通用標準的接軌問題；其五，由于計算機技術(shù)更新速度非常快，每次技術(shù)設備的更新，都會對原標準產(chǎn)生相應的影響，因而必須不斷適時修訂標準。

7數(shù)字檔案館建設的投入與產(chǎn)出問題

數(shù)字檔案館建設存在著投入與產(chǎn)出不協(xié)調(diào)的問題。如果我們把數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館作比較，會對這個問題看得更清楚。數(shù)字檔案館建設投入的費用是巨大的，而且它的建設費用要遠遠高于數(shù)字圖書館的建設費用。由于圖書有復本，許多圖書館保存的圖書都一樣。因而國家圖書館和省市圖書館的部分圖書數(shù)字化后，其他圖書館特別是中小型圖書館完全可以坐享其成，不必再花費資金重復建設。而檔案館則不行，全國各個檔案館保存的檔案幾乎都是孤本，因而檔案館在用于檔案數(shù)字化的費用上要比圖書館多，如，僅檔案館進行數(shù)字化檔案目錄的“工作量約是圖書館的35倍”。[13]但是檔案館的利用人次與圖書館讀者的人數(shù)相比卻少得多，“以北京市檔案館和國家

圖書館（原北京圖書館）為例，前者年利用人次約四五千人，后者一年的讀者數(shù)不少于二百萬人”。[14]兩者相差400倍。“即使一、二史館和中央檔案館三個國家檔案館的年平均利用人次也不過5960人次”，[15]三個館加起來與國家圖書館相比仍相差100多倍。檔案館的利用長期處于低谷已是不爭的事實，就是建成數(shù)字檔案館后，這種情況也不會改變多少，因為檔案信息有保密和時效的限制，有利用者的限制，并不會增加太多的利用者，更不可能趕上數(shù)字圖書館的讀者人數(shù)。事實上，傳統(tǒng)檔案館本來就存在著投入與產(chǎn)出不協(xié)調(diào)的問題，只不過未引起人們的關(guān)注，但是，數(shù)字檔案館的建設卻拉大了這種不協(xié)調(diào)的距離，使這個問題凸現(xiàn)出來。它也成為擺在數(shù)字檔案館建設面前很難解決的問題。

8數(shù)字檔案中的經(jīng)濟問題

與其說數(shù)字檔案館是高新技術(shù)支撐起來的，不如更實際地說是由巨額資金支撐起來的，因為所有的高新技術(shù)和設備都將由資金來兌現(xiàn)。數(shù)字檔案館的建設與利用，不論對于檔案部門還是利用者，都有很重的經(jīng)濟負擔，經(jīng)濟問題可能是困擾數(shù)字檔案館建設的根本性難題之一。

8.1檔案部門方面的問題。

8.1.1數(shù)字檔案館建設的費用問題。數(shù)字檔案館的建設費用是巨大的，開發(fā)一個稍具規(guī)模的數(shù)字檔案館系統(tǒng)，不論是購買軟件和硬件，還是開發(fā)專用軟件，還是館藏檔案的數(shù)字化工作，都需要花費可觀的人力、財力和時間，這些都需要有強大的經(jīng)濟實力做后盾。而數(shù)字檔案館的建設說到底，仍是以政府投入為主。但國家的綜合國力不可能在短期內(nèi)發(fā)展到較高的水平。因此，資金短缺是建設數(shù)字檔案館的最不好解決的難題。檔案館是公益性和社會性的部門，也不能走“以文養(yǎng)文”、“以館建館”之路，即便是想走此路也走不通，正如上文所述的數(shù)字檔案館存在著投入與產(chǎn)出的巨大反差，即使對利用者收費，數(shù)字檔案館也根本不可能收回投資成本。數(shù)字檔案館建設的巨額費用對于本來就經(jīng)費緊張的檔案部門來說是有相當難度的。而對中西部欠發(fā)達地區(qū)的大部分市、縣檔案館來說，連維持日常工作的經(jīng)費都成問題，建設數(shù)字檔案館恐怕在相當長的時間內(nèi)都是可望而不可及的。

8.1.2數(shù)字檔案館的使用和維護費用問題。雖然數(shù)字檔案館的建設費用巨大，但它并不是一勞永逸的。它的維護和使用的費用并不少于初建的費用。數(shù)字檔案館就像一個“無底洞”，需要不斷地投入大量資金來維持其正常運轉(zhuǎn)。

8.1.2.1平時正常的使用和維護費用。數(shù)字檔案館是靠技術(shù)支撐起來的，平時正常的使用和維護也需要很大一筆資金才能維持，如通信費、數(shù)據(jù)使用費和設備維護費等都需要不斷地支出，且費用不低。

8.1.2.2設備更新費用。現(xiàn)代信息處理技術(shù)發(fā)展迅猛，其軟硬件更新非常快，而在市場經(jīng)濟利益的強大動因驅(qū)使下，更加快了這種更新速度，“錄制、存貯信息的設備、方法及軟件隨著新產(chǎn)品、新方法的問世，正以5-9年的周期更新，新產(chǎn)品、新方法的不斷問世，必將導致原有設備及軟件的淘汰”[16]。數(shù)字檔案館要維持正常使用，也必須不斷地更新設備和軟件，但要更新設備和軟件，卻又要花費大量的資金，而且是每隔幾年就要又投入一次。

8.1.2.3數(shù)字檔案信息長期存取使用的費用。正如上文所述數(shù)字檔案信息長期存取是數(shù)字檔案館的一個具體而棘手的難題。而數(shù)字檔案館又必須使用數(shù)字檔案信息，專家們給出了一個不得已而為之的方案，就是不斷地使數(shù)字檔案信息遷移轉(zhuǎn)錄。但是遷移轉(zhuǎn)錄的費用是相當可觀的和不可預知的。一般檔案館能否承受這不斷遷移轉(zhuǎn)錄所需的費用，也是一個既不可預見又不容易解決的難題。

8.1.3向利用者收取數(shù)字檔案信息利用費的問題。檔案法規(guī)規(guī)定檔案館向社會提供利用檔案，可以收取費用。數(shù)字檔案館建設投資大，收取一定的費用也是應該的。但是，如何制定收取利用費的收費制度，如標準、數(shù)量、繳納程序等，也是數(shù)字檔案館建設的難題之一。

8.2利用者方面的問題。利用者的經(jīng)濟承受能力，也是影響和制約.數(shù)字檔案館建設發(fā)展的問題之一。數(shù)字檔案館需上網(wǎng)閱覽，從目前我國上網(wǎng)所需資費來看，每小時的費用是發(fā)達國家的10多倍，而用戶的平均收入又低于發(fā)達國家的若干倍。我國80-90%的用戶認為網(wǎng)絡收費過高，通信費難以承受。再一點是下載檔案信息的打印費用，盡管并不是要將所有下載的檔案信息打印出來，就是部分打印也需要承受可觀的打印費。如果再加上數(shù)字檔案信息使用費，這些費用加在一起，將會相當高。必將影響利用者對數(shù)字檔案館的使用，也將使數(shù)字檔案館的建設失去應有的作用和意義；

9數(shù)字檔案館法律法規(guī)方面的問題

數(shù)字檔案館建設中會涉及到許多法律問題，而這些法律問題恰恰又是亟待解決而又難以一時解決的問題。

9.1檔案法規(guī)方面的問題。面對數(shù)字檔案館產(chǎn)生的新情況、新特點.檔案法規(guī)中的一些內(nèi)容已不適應，而要解決起來仍有一定的難度。如對利用者的身份認證問題，在網(wǎng)上進行借閱限定和身份認證不僅增加技術(shù)難度，而且還要增加開支。而對外國利用者來說，由于限制得更嚴格，在網(wǎng)上操作更加困難。數(shù)字檔案館是開放的，是不受國界限制的，數(shù)字檔案館建設的初衷就是實現(xiàn)檔案信息的社會共享。但如果取消身份認證，那么就等于中外利用者都一樣沒有限制。因此，真要修改完善檔案法規(guī)，兼顧到方方面面，還是有相當?shù)碾y度。

9.2著作權(quán)、知識產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)的保護問題。在數(shù)字檔案館的環(huán)境下，由于檔案信息通過網(wǎng)絡進行傳遞，它極容易被獲取、被復制、被傳播，對利用者控制的難度加大。原來意義上的著作權(quán)、知識產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)的保護方式對權(quán)利人已無法提供有效的保護，著作權(quán)、知識產(chǎn)權(quán)和隱私權(quán)很容易被侵犯。因此，如何對檔案著作權(quán)、知識產(chǎn)權(quán)和隱私權(quán)進行有效保護成為數(shù)字檔案館建設面臨的一大挑戰(zhàn)。從技術(shù)上說，真正切實可行的保護技術(shù)，目前尚屬于極其薄弱的環(huán)節(jié)。從完善相應法律法規(guī)方面說，目前進展緩慢，尚有許多難題不易解決。

9.3數(shù)字檔案的法律效用問題。對于數(shù)字檔案的法律效用問題，它是數(shù)字檔案館建設中一個不能回避的特殊難題。要想讓它得到法律的認可，恐怕還需要相當長的時間。而“如果電子檔案的法律憑證問題得不到解決，數(shù)字檔案館的數(shù)字化館藏也就失去了利用的價值、存在的意義”。[17]

10數(shù)字檔案館的基礎理論問題

數(shù)字檔案館的建設必然要受到數(shù)字檔案館理論研究的影響和指導。目前，對數(shù)字檔案館的研究還處于起步階段，許多認識不相同，統(tǒng)一尚需時日。而且有關(guān)數(shù)字檔案館的一些基礎理論問題，都是一些不易解決的難題。

10.1數(shù)字檔案館的概念問題。自從數(shù)字檔案館概念出現(xiàn)以來，“關(guān)于數(shù)字檔案館的認識并不統(tǒng)一，其定義就有數(shù)十種之多，勢必會造成對數(shù)字檔案館建設方向把握上的不一致”。[18]觀點不一樣，建設的數(shù)字檔案館就不一樣，建設的難易程度、工作流程、服務功能、配套措施、系統(tǒng)邊界和社會影響等等也都會截然不同”。[19]而統(tǒng)一認識或基本統(tǒng)一認識都非一日之功。但這個問題不解決，將對數(shù)字檔案館的實踐產(chǎn)生不利影響。

10.2數(shù)字檔案館的系統(tǒng)邊界問題。“數(shù)字檔案館支持以網(wǎng)絡連接的相關(guān)檔案部門的數(shù)字化館藏，能夠提供分布于不同地區(qū)的檔案信息。然而信息網(wǎng)絡的一個重要特征就是鏈接，這種在技術(shù)上可以無限鏈接的情況下，就涉及到了系統(tǒng)的邊界問題”。[20]數(shù)字檔案館系統(tǒng)邊界的界定決定著數(shù)字檔案館所擁有的功能特性。同時也決定著數(shù)字檔案信息在信息中的地位。然而，“在圖書館情報學界，人們討論數(shù)字化圖書館時有種傾向，認為因特網(wǎng)就是一個數(shù)字圖書館，任何人都可以到這個無所不包的圖書館中查閱文獻、學習知識、合作交流甚至著書立說。這就把數(shù)字圖書館的地址空間和信息資源空間定位很廣，其系統(tǒng)邊界也無所不包。它不僅包括了書目文獻管理、信息網(wǎng)絡信息資源的組織與作用，甚至包括檔案館和博物館的信息內(nèi)容，因此建設規(guī)模異常龐大”。[21]數(shù)字圖書館的這種“擴張”，使本來就處于“弱勢”地位的檔案信息的地位更加岌岌可危，如果不對數(shù)字檔案館的系統(tǒng)邊界給以恰當?shù)慕缍ǎ⒉扇∠鄳募夹g(shù)措施，那么，在不久的將來，數(shù)字檔案館將會消失在數(shù)字圖書館的海洋里，成為數(shù)字圖書館的一部分。

10.3數(shù)字檔案的概念問題。數(shù)字檔案是數(shù)字檔案館生存的基礎。但是目前對數(shù)字檔案概念的認識卻并不統(tǒng)一和清晰。其一，對數(shù)字檔案概念的研究并未引起檔案界太多的關(guān)注；其二，一些對數(shù)字檔案概念的認識，大部分都是以傳統(tǒng)的檔案概念為基礎的，仍舊把數(shù)字檔案當作電子文件的轉(zhuǎn)化物來認識，無非是傳統(tǒng)檔案概念在數(shù)字時代的翻版。這里暫不說傳統(tǒng)的以文件為屬概念的檔案概念本身就有許多可商榷的地方。單說在數(shù)字信息時代文件的概念、檔案概念和其他信息的概念都會受到影響而發(fā)生變化，它們之間有互相融合的趨勢。如何區(qū)分它們將變得越來越困難。在數(shù)字時代的信息網(wǎng)絡環(huán)境下，數(shù)字文件、數(shù)字檔案、數(shù)字圖書、數(shù)字情報、數(shù)字資料、數(shù)字文獻籌有什么不同？如何區(qū)分它們？如果不能把數(shù)字檔案從這些其他數(shù)字信息中區(qū)分出來，那么數(shù)字檔案的概念的存在就將走向消亡，而在數(shù)字檔案概念基礎上建立起來的數(shù)字館大廈也將隨之傾覆。因此，必須把數(shù)字檔案概念從其他數(shù)字信息中區(qū)別出來，數(shù)字檔案館才能生存。但這是一道擺在我們面前的并不容易找到答案的難題。

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數(shù)字檔案論文范文第2篇

2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》，把“加快檔案信息化建設”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進程”列入其中，同月國家檔案局在中國檔案管理現(xiàn)代化建設研討會上宣布：十五期間，我國將加快數(shù)字化檔案館的建設。由此，傳統(tǒng)檔案館數(shù)字化建設的問題引起了人們的關(guān)注，并且有一些檔案館已經(jīng)開始對此投資建設。我們認為，傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路并非一蹴而就，而是一個循序漸進的過程，對這個過程的各個環(huán)節(jié)進行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚認識的基礎上，才能規(guī)劃和解決好檔案館的數(shù)字化之路，為今后的數(shù)字化檔案館進而是數(shù)字檔案館、虛擬檔案館的建設打好基礎。近年來，我們臨海市檔案部門在數(shù)字化建設方面進行了積極的探索，取得了初步成效，在工作中數(shù)字化建設也給檔案工作帶來了極大的方便。

首先我們充分認識到檔案數(shù)字化建設的緊迫性

1、檔案數(shù)字化，可改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務。

2、形勢發(fā)展的需求

21世紀是信息化的時代，臨海市政府把數(shù)字臨海建設擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時和正確的。數(shù)字檔案館是數(shù)字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數(shù)十萬卷檔案資料，數(shù)百萬件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領導和廣大公眾利用，充分實現(xiàn)信息共享，數(shù)字臨海就不是真正意義上的數(shù)字臨海。所以，要建設數(shù)字臨海，首先要建設數(shù)字檔案館。其二，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì)，發(fā)展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數(shù)字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發(fā)展要求不相應，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。

3、社會強烈需求

當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農(nóng)村，尤其是僻遠山區(qū)的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細內(nèi)容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，特別是我們建立臨海市現(xiàn)行文件查閱中心之后，對各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。

二、檔案數(shù)字化建設的內(nèi)容

1、推進檔案數(shù)字化，必須提高檔案標準化、規(guī)范化水平

目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是檔案數(shù)字化建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務要規(guī)范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案數(shù)字化建設，必須抓好檔案標準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關(guān)系。

2、數(shù)字化建設要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

檔案數(shù)字化建設的著眼點應是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應達到一定水平，并通過網(wǎng)絡加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當然，要求每個節(jié)點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現(xiàn)實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值推廣的經(jīng)驗，對整個系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進的節(jié)點不可能組成先進的系統(tǒng)。

3、有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設

目前，我們臨海檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設。開發(fā)和建設數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術(shù)對檔案進行科學的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經(jīng)過實踐我們認為建設數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗中最主要的有：領導重視，統(tǒng)一認識，堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務人員協(xié)同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網(wǎng)絡聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。

三、檔案數(shù)字化建設的步驟

1、建立檔案數(shù)據(jù)庫。第一步，輸入文件級目錄。從1997年開始，我們把館藏檔案的文件級目錄輸入數(shù)據(jù)庫。截止2005年5月，已輸入文件級目錄30萬多條、案卷級目錄1萬多條，我們準備再用1-2年將全部完成。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保檔案數(shù)據(jù)庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機等設備，實現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實行數(shù)字化，才能確保原件的永久保存。從實踐看，檔案數(shù)據(jù)庫的建立大大提高了工作效率。如出具無婚姻記錄證明，我館由于實行了數(shù)字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個工作日。利用者對我館的數(shù)字化建設十分滿意。

2、建立了檔案局（館）網(wǎng)站。并與市政務網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)實施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會提供檔案信息查閱，政策法規(guī)查詢、舉辦網(wǎng)上展覽，展示本地兩個文明建設的成果；建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實現(xiàn)政務公開，營造有利于當?shù)厥薪?jīng)濟建設和社會發(fā)展的良好環(huán)境。3、加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數(shù)字檔案最主要的來源。以前，進館單位只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，現(xiàn)在我們要求進館單位實行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案館。這樣既推進了機關(guān)檔案室的電子化進程，又節(jié)省了檔案館建立數(shù)據(jù)庫的工作量。

4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各進館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫造成困難。對此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式，對案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的字段名稱、類型、長度作出了規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫的準確性和有效性。

截止2005年5月，臨海市市鎮(zhèn)兩級機關(guān)和企事業(yè)單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統(tǒng)或其它綜合信息管理系統(tǒng)。今后，我們準備加大檔案信息管理系統(tǒng)的推廣力度，對新達標升級的單位要求全部安裝，對已達到各類標準的單位要求在1-2年內(nèi)全部安裝。另外依托市政府OA網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，做到文檔一體化，及時遷移電子文件。隨著系統(tǒng)設備更新、擴充，在不同系統(tǒng)之間交接電子文件，及時對歸檔電子文件進行遷移操作，確保電子文件的有效性。

檔案數(shù)字化建設是一項長期而又復雜的任務，不可能一步到位。工作中我們力求分步實施，突出重點，講求實效，持續(xù)發(fā)展。

參考資料

1、國際檔案理事會主席王剛同志在《第十四屆國際檔案大會開幕式上的致詞》，《中國檔案報》2000年第547期

數(shù)字檔案論文范文第3篇

關(guān)鍵詞:檔案;信息;網(wǎng)絡化

作為檔案信息化,我認為就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃組織下,在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息、網(wǎng)絡技術(shù),對檔案信息資源進行處置、管理、開發(fā)和提供利用服務的過程。據(jù)報道,保存大量珍貴檔案文獻的美國國會圖書館將館藏的“大事材料”轉(zhuǎn)換成了便于下載保存的圖像、文本等形式,通過現(xiàn)代網(wǎng)絡技術(shù)進行傳遞與交流,以滿足社會利用者的多樣化需求。而在我國,利用網(wǎng)絡技術(shù)環(huán)境開展的檔案信息服務方式仍然主要以館藏介紹、目錄查詢等為主;館藏檔案的全息上網(wǎng)、檔案信息的網(wǎng)絡利用在國內(nèi)較為鮮見。同國外一些國家相比,差距顯得尤為突出,這說明我國目前檔案信息服務的可獲得性水平還有待于提高。因此,《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》明確提出將檔案信息化建設作為今后較長時間內(nèi)檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略重點之一。

一、檔案信息網(wǎng)絡化的必備條件

實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡是一項復雜的系統(tǒng)工程,必須具備一定的條件才能實現(xiàn)。其主要條件是,一要有儲存和傳輸信息把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案并傳輸上網(wǎng)的硬件設備;二要有檔案信息上網(wǎng)、利用、組織等系統(tǒng)的法律、法規(guī)和規(guī)章;三要有過硬的編輯和操作檔案信息的高技術(shù)人才。現(xiàn)在就對這三個條件分析如下:

1.1檔案信息網(wǎng)絡基礎設施的配置。檔案信息上網(wǎng),一要有輸入、輸出的終端設備計算機;二要有儲存、管理檔案信息的中央處理器;三要有編輯檔案信息的管理軟件;四要有將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息的掃描輸入器。這是四個基本設備。這四個設備的配置,關(guān)鍵就是領導的認識、重視和資金的投入。實現(xiàn)計算機的普及,互聯(lián)網(wǎng)的開通,從大環(huán)境上講,這些條件容易實現(xiàn)。但對于檔案界這個小環(huán)境而言,還擺不上席位,檔案工作的資金完全來源于財政,一些黨政領導對這項工作還沒有足夠的重視,因此,在本來財政資金就困難的情況下,投入就更少,根本就無法購置現(xiàn)代化設備。人為的因素和資金的短缺制約了高科技在檔案管理和利用中的運用,所以許多檔案管理還處于手檢檔案的低級階段。

1.2制定統(tǒng)一的檔案信息網(wǎng)絡化管理規(guī)范。第一,檔案信息是一個內(nèi)容十分豐富,形式極其復雜的信息源。要保證人們輕松、快捷的在網(wǎng)上查檔,就必須在全國范圍內(nèi)統(tǒng)一上網(wǎng)目錄標準。否則,形式各異的檢索目錄,就會影響利用者快速、準確的查閱檔案。第二,檔案具有保密性,必須建立一個完整的管理體系,對文件的產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個生命周期應進行全程管理,涉及到文件的流程、管理規(guī)劃、管理方法以及質(zhì)量要求,對重要的、保密的程序和數(shù)據(jù)要加密并備份,隨時進行病毒檢測、制定系統(tǒng)運行安全管理和電子文件管理制度,規(guī)范重要的場所(如機房、庫房等)的出入規(guī)則,制定保護政策、管理規(guī)劃、管理方法以及質(zhì)量要求,從而建立一個涵蓋檔案信息資源、計算機全部管理活動的目標體系、程序體系和技術(shù)方法體系。第三,檔案信息資源保管單位利益的保護,也應有一定的規(guī)則。因此檔案信息的編輯、保管、轉(zhuǎn)載等都需要大量的人力和物力的投入。由于網(wǎng)上用檔、利用者與管理者不直接接觸,該收取的一切費用,就只好在網(wǎng)上進行,這樣就應該建立檔案信息利用收費網(wǎng)站。國家制定統(tǒng)一的收費標準和自動計費軟件。對每次的訪問收費,都必須有一個系統(tǒng)而詳細的規(guī)定。這樣才能保證利用和管理人雙方利益均等或不受損失。

1.3建立一支會計算機編輯、會操作計算機網(wǎng)絡的高技術(shù)管理人才隊伍。檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作,信息化的實現(xiàn)不是檔案館(室)某一部門的工作,也不是單靠幾個計算機技術(shù)人員就能實現(xiàn)的,它需要所有檔案人員的積極參與與配合,檔案隊伍素質(zhì)對檔案工作信息化建設的質(zhì)量起著關(guān)鍵的作用,因此,檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。

二、實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡化的對策

隨著網(wǎng)上辦公、網(wǎng)上用檔的普及,檔案部門還有許多工作要做,針對網(wǎng)上用檔的條件,我們還必須做好以下幾方面工作,為檔案實現(xiàn)信息網(wǎng)絡化奠定堅實的基礎。

1.加強網(wǎng)上用檔管理理論研究。為了更好地開展網(wǎng)上工作,保證提供系統(tǒng)、完整、真實的電子文件信息給利用者,我們必須加強歸檔電子文件的理論研究,其探討的理論主要包括:(1)用文字處理技術(shù)形成的電子文件,歸檔時應有文字存儲格式、屬性和文字處理平臺的說明材料。(2)用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件,用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件等如何歸檔的理論研究。(3)檔案信息上網(wǎng)后信息如何管理、利用的理論研究。(4)檔案信息源如何系統(tǒng)編輯上網(wǎng)的理論研究等等。

2.加強檔案部門網(wǎng)上辦公先進設備的配置。現(xiàn)階段檔案部門設備十分落后,現(xiàn)代化程度不高。因此,我們要加強宣傳,爭取社會的支持,爭取政府加大對檔案事業(yè)的投入。再就是要把檔案事業(yè)推向市場,讓檔案體現(xiàn)其經(jīng)濟價值,把檔案信息作為一種特殊商品經(jīng)營,增加社會對檔案事業(yè)的投入。總之,要采取多種方式來解決檔案資金的不足,以便檔案界配置先進的管理設備。

3.加強檔案管理人才的培養(yǎng)。人才確定事業(yè)成敗,檔案事業(yè)發(fā)展與否,關(guān)鍵在人才。網(wǎng)絡時代,檔案管理人才必須重新更新自己的知識,爭做檔案信息網(wǎng)絡管理軟件的編輯開發(fā)人才,爭做網(wǎng)絡檔案信息管理人才,爭做網(wǎng)絡檔案信息源組織編研人才和其它載體形式的管理人才。

4.加強網(wǎng)上用檔的法律、制度的制定。必須加強風上用檔工作立法和制度的建設,用法律和制度來保障檔案資源的齊全完整。為此,需要從以下幾方面進行規(guī)范:(1)加強網(wǎng)上用檔的立法規(guī)定,對那些非授權(quán)訪問,冒充合法用戶破壞數(shù)據(jù)完整性、干擾系統(tǒng)正常運行、利用網(wǎng)絡傳播病毒、線路竊聽等形式的犯罪分子,要以法律為武器進行堅決的打擊。(2)制定應急計劃,進行安全檢查和審計,撰寫安全情況匯報的規(guī)定;(3)嚴格進行權(quán)限管理,包括授予完成工作所需最小特權(quán)、回收特權(quán)的規(guī)定。(4)網(wǎng)上查閱檔案信息目錄的規(guī)定。(5)定期進行安全評估,不斷改進、優(yōu)化系統(tǒng)的規(guī)定。

數(shù)字檔案論文范文第4篇

【摘要題】數(shù)字信息化

【英文摘要】Thearticlethinksthatininformationera,double-setsarchivesmanagementhasnecessityandrationalitytoexist.However,itisconditional.Onlyimportantarchivesneeddouble-setssystemmanagement.Double-setssystemmanagementforallarchivesisnotonlyunnecessarybutalsoharmful.

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化/檔案/雙套制

digitization/archive/double-setssystem

【正文】

中圖分類號：G272文獻標識碼：A文章編號：1001-5264(2003)06-0006-02

一、檔案雙套制問題產(chǎn)生的背景及研究現(xiàn)狀

關(guān)于檔案雙套制問題，并不是現(xiàn)在才提出的什么新問題，其實早在20世紀80年代末期檔案學界就開始對此進行了討論。但是，我們現(xiàn)在所說的檔案雙套制問題，與早期所說的檔案雙套制問題是不完全相同的。那時，計算機的應用尚不普及，電子文檔很少，人們所說的檔案雙套制，還主要是指對同一紙質(zhì)檔案的雙套歸檔保存。而90年代以來，隨著現(xiàn)代辦公自動化(OA)的興起、發(fā)展、普及，縮微技術(shù)的應用，以及當前在建設數(shù)字檔案館過程中對現(xiàn)有館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，便產(chǎn)生了大量電子檔案、膠質(zhì)縮微品檔案，這就出現(xiàn)了同一內(nèi)容而兩種不同載體的檔案文件是否都要同時保存的問題，這就是近年來檔案學界又在討論的檔案雙套制管理問題。可見，當前，研究檔案的雙套制問題與過去研究檔案的雙套制問題所面臨的環(huán)境和條件已大不相同。

為了了解近年來對檔案雙套制管理問題研究的新情況、新進展，筆者檢索了清華CNKI全文期刊數(shù)據(jù)庫。筆者按篇名輸入檢索詞“雙套制”，查到從1994年至2003年10月，有關(guān)檔案雙套制問題方面的文章僅為5篇（詳見參考文獻），因此，可以認為，從1994年至今，檔案學界對檔案雙套制問題的研究不夠活躍，成果很少。但這并不等于說檔案雙套制問題不重要，不值得研究，恰恰相反，在信息化時代，特別是在當前大力倡導建設數(shù)字化檔案館的時候，檔案雙套制問題的研究更有其必要性和特殊的意義。

在早期的研究中，主張紙質(zhì)檔案雙套保存，主要是基于檔案的安全和利用的方便這兩個基本目的，但這種內(nèi)容和載體完全相同的檔案雙套保存，是一種重復保存。少量特別重要檔案可以這樣做，但如果大部分檔案的歸檔保存也實行雙套制，勢必增加大量的人、財、物的投入，不符合我國的基本國情，弊大于利，不值得提倡。因此，在檔案只有單一載體的時代，對于檔案是否雙套保存問題，比較容易決斷。但在當今檔案載體出現(xiàn)了多元化的時代，同一內(nèi)容但不同載體的兩種檔案由于其作用、特點不盡相同，實行雙套制，已不屬于重復保存，在這樣的背景下，進一步討論檔案的雙套制問題顯得尤為必要和迫切。

二、檔案雙套制有其存在的必要性和合理性

在討論有無必要實行檔案雙套制之前，除了要明確雙套制的涵義外，還要進一步界定所討論的雙套制的數(shù)量限度問題。因為在實現(xiàn)辦公自動化和檔案現(xiàn)代化管理的過程中，不管我們主觀上是否愿意實行檔案雙套制，其實在機關(guān)辦公室、檔案室和同級檔案館中，都必然會客觀存在或多或少的檔案既有紙質(zhì)載體又有其它非紙質(zhì)載體的情況，就這部分檔案而言，雖然也是雙套保存，但這種情況并不是我們所要討論的檔案雙套制。我們所說的雙套制是指在普遍意義上和大規(guī)模層面上需不需要搞檔案雙套制，如果離開了“度”和數(shù)量的限制，討論雙套制問題便會失去意義。

雙套制有沒有存在的必要性和合理性，關(guān)鍵要看兩種檔案是否完全相同，能否相互取代。如果兩套檔案從內(nèi)容到載體形式都完全相同，雙套制則是完全重復保存制，顯然是無此必要的，但如果兩套檔案只要在某方面存在差異，那雙套制就不算重復保存制，該不該實行雙套制就要做具體分析了。無論是電子檔案紙質(zhì)化還是紙質(zhì)檔案電子化后形成的兩套檔案，雖然兩者在內(nèi)容方面完全相同，但其載體形式和功能、效力卻有較大差異。主要表現(xiàn)在以下幾方面：

以磁盤或光盤等作為介質(zhì)的電子檔案，雖有體積小、信息量大、檢索迅捷的優(yōu)勢，但其局限性也很明顯，如不能有效防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中泄露；電子檔案中的文字無個人字跡特征、無書寫墨跡的新舊之別、無文件形成過程中的稿本特征，一旦被篡改，無法識別；電子檔案沒有“原稿”概念，沒有確定的法律地位；所支撐硬件系統(tǒng)和應用軟件系統(tǒng)各不相同，對軟硬件依賴大；壽命短，其影像記錄的穩(wěn)定期限不長。紙質(zhì)檔案雖有真實性、可靠性、法律地位確定的優(yōu)勢，但有信息容量小、占據(jù)空間大、管理檢索不便的弱點。縮微品檔案也有局限性，它的設備成本高，縮微膠片保管條件非常嚴格，一般檔案部門難以達到其所要求的溫濕度標準，從實際應用情況看，大多數(shù)縮微設備利用率普遍不高，操作技術(shù)較復雜，人員配備相對多，其存貯密度、信息容量、檢索速度等遠遠比不上光盤。

而雙套制正好融合了紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)勢，既可發(fā)揮高效存取檢索功能，又可保障檔案的憑證價值作用實現(xiàn)。可見，雙套制有其存在的必要性和合理性，對此不能簡單否定，在電子檔案的局限未得到根本克服之前，在電子檔案的法律地位未得到完全確認之前，應該實行雙套制，至少對重要檔案、珍貴檔案應該實行雙套制。雙套制的存在，意味著今后檔案館館藏中電子檔案與紙質(zhì)檔案將，這將成為未來檔案館館藏結(jié)構(gòu)的一大特點。

三、檔案雙套制面臨的問題與對策

鑒于上述原因，當前我們要討論的不是該不該實行檔案雙套制的問題，從所查到的全部文章來看，都一致主張實行雙套制，只是研究的側(cè)重點不一樣。現(xiàn)在要解決的問題是怎樣實行檔案雙套制的問題，這恰恰是目前研究得很少的問題。

兩套檔案的來源，主要包括兩個方面：一是隨著當前辦公自動化的應用和普及所產(chǎn)生的大量電子文件和與之相伴的紙質(zhì)文件，按歸檔要求，需一并進入檔案室并移交給檔案館；二是隨著數(shù)字檔案館的建設，現(xiàn)有檔案館藏紙質(zhì)檔案也將逐漸實行數(shù)字化，也會隨之產(chǎn)生大量電子檔案。此外，對某一機關(guān)而言，也不是機關(guān)的全部檔案都存在兩套的情況，而只有發(fā)文部分才會既有紙質(zhì)文件又有電子文件，收文卻只有紙質(zhì)文件，電子文件存放在對方發(fā)文機關(guān)。不過，當全國所有機關(guān)間的辦公都實現(xiàn)了網(wǎng)絡化后，文件的傳輸和閱讀都在計算機上進行時，就沒有這種區(qū)別了。但是，由于人們長期形成的閱讀紙質(zhì)文件的習慣，想必人們還會將機上文件下載轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件閱讀，這樣也將出現(xiàn)電子文件和紙質(zhì)文件并存的局面。

如果對實行檔案雙套制沒有什么異議的話，那么實行檔案雙套制面臨的最大難題，則是在多大程度上實行檔案雙套制，或者說哪些檔案該實行雙套制。雖然筆者主張實行檔案雙套制，但卻反對將所有檔案不加選擇地統(tǒng)統(tǒng)實行雙套制，這不僅是不必要的，而且也是有害的。

目前要明確而具體地劃定實行雙套制的檔案范圍是極其困難的，本文無力完成這一重任，這需要我國檔案學界對此做深入的調(diào)研，特別是國家檔案局要盡快出臺有關(guān)方面的法規(guī)和規(guī)章。目前我們可以首先制定實行雙套制的原則。筆者認為，至少應包括這幾方面：我國檔案部門在人力、物力和財力方面具有承受力，有利于檔案的安全保管和方便利用，所選檔案要有典型性和代表性。

根據(jù)以上原則，作為一種過渡性措施，筆者認為，雙套制檔案范圍基本上可以以我國目前各類檔案的歸檔范圍及其保管期限表為依據(jù)。因為我國現(xiàn)行的檔案歸檔范圍及其保管期限表是經(jīng)過長期的調(diào)研和實踐而制定出來的，具有相當?shù)目茖W性和可操作行，特別是保管期限表已考慮了檔案的重要程度和保存價值，這正是確定雙套制檔案范圍的重要依據(jù)，完全可以參照執(zhí)行，不必另搞一套。

機關(guān)檔案是檔案館檔案的主要來源，機關(guān)檔案雙套歸檔保存的范圍，就決定了檔案館雙套檔案的范圍，因此應嚴格把關(guān)。機關(guān)檔案部門作為雙套保存的檔案范圍，應當限定在具有永久保存價值的檔案部分，保管期限為長期的檔案不必搞雙套制。此外，在機關(guān)檔案部門，兩套不同載體檔案如何統(tǒng)一保管且便于檢索也很值得研究，要把電子檔案和紙質(zhì)檔案做有機的對應，建立相互準確可靠的標識關(guān)系。

檔案館如何實行檔案雙套制呢？筆者認為，檔案館除了接收機關(guān)檔案部門移交的符合要求的雙套檔案外，另一方面就是原有館藏檔案如何實行雙套制問題。目前我國各類檔案館館藏檔案基本上都是紙質(zhì)檔案，鑒于數(shù)字檔案館的發(fā)展是大勢所趨，因此今后現(xiàn)有館藏紙質(zhì)檔案將會逐步實施數(shù)字化，但由于我國現(xiàn)有館藏紙質(zhì)檔案數(shù)量巨大，有的大型綜合檔案館館藏量多達幾十萬甚至百萬卷冊以上，加之不少檔案又是歷史上形成的，若全部數(shù)字化，工作量實在太大，成本實在太高，實在無此必要。對檔案館現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案應維持現(xiàn)狀，不必做過多的折騰，只需對其中具有永久保存價值的檔案和部分年代久遠需搶救的珍貴檔案實施數(shù)字化，并實行雙套制保存。總之，現(xiàn)有檔案館既成的紙質(zhì)檔案不是雙套制的重點。

【參考文獻】

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數(shù)字檔案論文范文第5篇

音像檔案數(shù)字化的特點及優(yōu)點。數(shù)字化載體相比于傳統(tǒng)的磁帶或者錄音帶，它不會有文件逐漸播放不出來的危險，其存放空間更大，可以存放更多的東西，而載體的生產(chǎn)成本相比于磁帶也更加的便宜。也不需要很多的地方來保存這些文件了。并且數(shù)字化設備能實現(xiàn)高度集成化，通用性強能進行系統(tǒng)性、模塊化處理，通過互聯(lián)網(wǎng)建立綜合錄音檔案數(shù)據(jù)庫，可實現(xiàn)音像檔案進行便捷查詢，進而有利于數(shù)字化錄音檔案的管理，很好的解決傳統(tǒng)錄音檔案的分散性和多樣性問題。數(shù)字化音像檔案信息除了便于查找外，也更容易被復制，可以解除特定載體對其的束縛。其具有可分離的特點，讓數(shù)字化音像檔案信息的增刪修改比較方便，除了對檔案原件的修改具有權(quán)限控制外，相對于手工填寫的著錄信息具有更大的可操作性。

二、音像檔案數(shù)字化技術(shù)要求

（一）技術(shù)步驟為了實現(xiàn)音像檔案數(shù)字化管理，就需要技術(shù)的支撐。在電子計算機技術(shù)高速發(fā)展的今天，計算機的應用已走進千家萬戶。再加上國家對檔案事業(yè)的大力支持，檔案法律的不斷完善以及檔案工作國際環(huán)境合作的開展等等，為音像檔案數(shù)字化管理提供了技術(shù)支持。以下步驟是關(guān)于音像檔案數(shù)字化管理的具體操作步驟。第一，數(shù)字化采集。數(shù)字化采集是指將傳統(tǒng)介質(zhì)、傳統(tǒng)信號經(jīng)過計算機軟件的處理，生產(chǎn)數(shù)字化媒體數(shù)據(jù)，并保存在數(shù)字化媒體介質(zhì)上，如：硬盤、數(shù)據(jù)路磁帶、光盤等。第二，編目信息標引。在將各類音像檔案入庫之前必須經(jīng)過編目，不然隨著越來越多的資料入庫，將很難管理與使用。并且編目系統(tǒng)，能將無序的信息變?yōu)橛行虻馁Y源，為檢索提供必要的多種檢索途徑。第三，數(shù)據(jù)檢索。標好編目之后，使用者可以利用檢索軟件，填寫相關(guān)的查詢條件，使用者能快速、準確、全面的找到想要的資料。第四，數(shù)據(jù)下載。如果有需要，可以向系統(tǒng)提出下載的請求。這樣那些珍貴的資料就能很容易的走進大家的生活，不會蒙上歷史的灰塵。第五，存儲管理，互聯(lián)網(wǎng)及其系統(tǒng)，工作人員能夠輕松監(jiān)控整個儲存系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)情況，便于管理。

（二）音像檔案數(shù)字化管理面臨的問題雖然音像檔案數(shù)字化管理有諸多的優(yōu)勢，也是歷史進程中的必然，但是我國音像檔案數(shù)字化發(fā)展明顯滯后，除了一些電視臺和極少數(shù)的檔案館開展了音像檔案數(shù)字化，更多的音像檔案還在沉睡。一部分是由于技術(shù)方面的不過關(guān)，另一部分是由于國家發(fā)展中的資金不到位，各個地方的發(fā)展不平衡，還有的就是對音像檔案數(shù)字化沒有引起足夠的重視。

三、結(jié)束語