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一、檔案信息化管理的特點

高校檔案建設是一項巨大的工程，建設周期較長，過程復雜，在前期需要投入大量的人力、物力來做好檔案整理匯總以及輸入數據工作，前期投入資本大且在人事檔案調查與輸入方面存在一定缺陷。目前，檔案信息化建設依靠于穩定的計算機信息技術發展和相關科技產品設備，所以對于信息儲存載體有一定的技術要求，對于相關管理人員的實際操作能力也有要求。通過信息化網絡來儲存的人事檔案信息資源是永久的、易修改、利用的，尤其是對于某些公共信息可以實現資源共享，從而使得信息利用率得到提高。

二、高等職院人事檔案管理現狀及問題

（一）高等職院的人事檔案同其他政府機關、企業的人事檔案一樣，記錄著全體工作人員和學生的相關信息，人事檔案無論是對個人還是對集體都十分重要，在高校的各項工作中具有憑證、依據、借鑒、參考作用，在日常生活教學管理和科研開發方面起到關鍵作用，隨著社會主義市場經濟的不斷發展和改革開放的進一步深化，相信人事檔案資源的信息利用率越來越高。

（二）目前，高等職院管理機構組成不科學，檔案管理人員素質有待提高，有很大部分的工作人員是憑借各種各樣的關系而獲得的工作崗位，在開展相關工作存在一定困難，對于檔案管理方面缺少實際操作的經驗，也沒有接受過專業的人事檔案管理方面的培訓，這樣就直接導致檔案管理人員結構不合理，政治素質、文化素質、科技運用水平不高，這也是高等職業院校人事檔案信息化管理進程緩慢的主要原因。另外，檔案管理人員對于計算機知識掌握水平有限，缺乏信息開發能力，不能很好的利用現代科學技術來進行相關人事檔案信息化管理工作，導致高等職院檔案信息化管理工作一直停滯不前，嚴重制約了人事檔案工作的信息化建設進程。

（三）近幾年，國家對于高等職院的整治力度加大，很多高等職業院校合并、解體、招生人員的擴張，學生數量的不斷增加，隨之帶來的是相關人事檔案的變動與調整，檔案資源變得豐富，這就加大了高等職院人事檔案的管理難度。同樣，在進行人事檔案管理的時候，由于時間和空間的限制以及管理人員工作的不到位，人事檔案資源不能很好的被利用，從而給各個高等職院教學和科研帶來了很大的困難。

（四）21世紀，科學技術已經融入到日常生活中來，但由于許多高院對于人事檔案信息化管理不太重視，導致信息科學技術在檔案管理過程中運用相對較少，信息化程度不高。此外，許多高等職院只注重于領導班子的建設而忽略了處于基層工作人員的職業操守建設，沒有注重相關檔案管理人員的培訓，從而缺少了一支具有高素質、高技能的檔案管理隊伍，在實際生活中給開展相關人事檔案工作帶來了困難。

三、高職院校檔案信息資源開發與利用應注意的問題

（一）數字化檔案建設是檔案工作環節中關鍵部分，首先，加快檔案信息化建設步伐，必須加強對相關的檔案管理人員的科技水平，使相關工作人員掌握在實際檔案管理與運用過程中要掌握的信息操作能力；加強職業道德素質，檔案管理人員除了遵守相關基本職業要求和掌握檔案專業知識外，精通計算機知識、網絡技術、多媒體運用能力也是十分重要的。

（二）人事檔案的信息資源開發必須要實現現代化管理。在傳統檔案利用方式的基礎上，依靠信息科學技術為學校的發展提供相關資源信息，各個高等職院必須要搞好計算機網絡信息建設，構建完整的信息網絡體系，然后運用相關信息網絡使得人事檔案趨向于數字化、規范化，最終實現人事檔案管理自動化。

（三）高等職院要加大對檔案信息化建設的投入。有投資就會有回報，在這方面，高等職院領導必須要給予足夠的重視，只有領導重視了，相關工作才能夠更好的展開，同時，相關部門也要對人事檔案信息化建設給予資金資助，只有口頭承諾而沒有實際資金的幫助也是不可行的。相關資金的投入可以用來購買相關配套的信息化管理設備，這樣無論是從硬件還是軟件都會使人事檔案管理更加信息化、專業化、規范化。

（四）21世紀是法治時代，從制度層面上來說，相關政府部門和機構可以通過制定和完善有關人事檔案管理的法律法規，這對于高等職院人事檔案信息化建設也有很大的作用。一方面充分發揮了法律的權威性、規范了相關人事檔案信息化管理過程；另一方面，一定程度上保證了人事檔案信息的安全性和信息的完整性。

（五）日常生活中，在運用網絡媒介來獲取相關人事檔案資料時，必須要保證其網絡環境的安全，防止人事檔案信息泄露。在日常檔案信息管理過程中，要求工作人員定期對儲藏人事檔案信息的計算機進行檢查，采用安全系數較高的殺毒軟件定期殺毒，定期請計算機專業人員來對計算機進行安全維護，以便及時發現和消除潛在隱患，確保人事檔案信息的保密性、安全性。

（六）做好相關人事檔案信息的記錄與保存工作，在人事檔案信息化管理進程中，各高等職業院校都應采取以相關電子文檔為載體的管理模式。電子文件保存系統是一個便于文件保存、檢索、使用與處置的電子系統，人事檔案在該系統內被收集、組織和編目，控制著文件的產生、管理和處置。就目前來看電子方式保存檔案是最理想的方式，它不僅能保證檔案的完整，而且還允許多個用戶同時訪問，而且要比紙質檔案更易檢索，并可以提供更有效的存儲方式。更為重要的是，當文件保存系統自動升級時，保存在系統內的檔案將隨系統的更新自動更新和遷移，使用電子文檔作為信息傳播的載體，在一定程度上避免了人事檔案清理匯總時耗費大量時間和精力，節約了人力資源成本。

四、高等職院人事檔案信息化建設的意義

（一）人事檔案信息化管理相對于傳統檔案管理而言有很大的優勢所在，具體表現在以往傳統的人事檔案需要檔案管理人員對相關信息進行整理、匯總，工作量大，費時費力。而人事檔案實現信息化管理后，查詢者可以不受時間和空間的限制，隨時隨地可以查詢到相關人員的人事檔案信息，很大程度上節約了人力、物力同時也提高了辦事效率。

（二）檔案查詢更加快捷、迅速。傳統檔案檢索方式是需要檔案管理人員從書架上一本本查找，找到相關目錄后再到庫房尋找，過程繁瑣。而人事檔案信息化管理只需要查詢者進入相關網站進行查詢，省時省力，方便快捷，減輕了人事檔案管理人員的負擔。

（三）在實施人事檔案信息化管理后，相關檔案管理部門人員可以從繁重的工作中解放出來，從而將更多的時間與精力放在檔案收集與整理工作，有利于提高部門的工作效率和技術水平。就目前教育事業發展的前景來看，信息化、數字化、網絡化是發展的大方向，因此只有實現人事檔案工作管理的信息化，才能跟上教育發展的主流方向，適應不斷變化的教育環境。

（四）人事檔案對于高等職院來說是一筆無形的財富，這些資料是經過檔案管理人員細心整理、分類匯總而得到的智慧結晶，也是高等職院領導評估決策的重要依據，決策的及時正確、管理措施的得當，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證，所以檔案資源的合理配置直接影響到高等職院的教育事業發展，由此可見人事檔案的信息化管理的重要性。總而言之，在現代科學技術迅猛發展的時代，信息科學運用的十分廣泛，就國外人事檔案信息化發展歷程來看，未來高等職院信息化管理模式是檔案工作發展的必然趨勢。同時，人事檔案管理的現代化建設是高校人事檔案事業的發展趨勢，也是社會發展的必然要求和必然選擇，如何在當代信息化進程中充分發揮科技的作用來進行檔案管理工作，就需要各高等職院審時度勢，抓住機遇，向前發展。此外，由于我國加入互聯網的時間只有短短十幾年時間，信息科技還沒有達到國際標準水平，在信息管理方面還存在一定的缺陷，現實中也沒有關于人事檔案信息化管理建設，缺乏現成的經驗參考，只有在實踐中總結經驗、吸取教訓、理論與實際相結合，才能不斷推動高等職院人事檔案信息化管理進程。

作者：占生富單位：寧德職業技術學院