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摘要：隨著事業(yè)單位檔案信息資源的不斷豐富，檔案數(shù)量與類型的日趨復雜多樣，海量檔案信息被匯聚在一起，加強檔案信息化建設(shè)，可減少檔案檢索中的時間消耗，適應(yīng)快節(jié)奏環(huán)境下檔案管理的需求，方便工作人員及時地定位檔案數(shù)據(jù)信息，保證檔案數(shù)據(jù)信息的共享應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；信息化建設(shè)；優(yōu)化措施

采用信息技術(shù)進行檔案管理可以減輕工作人員壓力，提高檔案數(shù)據(jù)信息的處理效率，滿足不同種類檔案的應(yīng)用需要，符合標準化進行檔案管理的需求。信息化方式還可以激發(fā)檔案員的創(chuàng)新意識，促進檔案員不斷創(chuàng)新檔案管理方式，在減輕檔案管理人員工作壓力的同時推動事業(yè)單位檔案管理向著科學化方向發(fā)展。

一、檔案信息化建設(shè)的特點

（一）知識高度密集

事業(yè)單位人才普遍以高學歷技術(shù)人才為主，具體從事科學研究與專業(yè)領(lǐng)域公共服務(wù)工作，可以實現(xiàn)對知識的不斷創(chuàng)新。因此，事業(yè)單位檔案的精密度更高，知識含量更豐富，涉及到某一領(lǐng)域的重要數(shù)據(jù)信息，是指導社會公共建設(shè)、促進社會經(jīng)濟發(fā)展的重要歷史資料，不僅要做好常規(guī)收儲工作，還要做到挖掘檔案信息潛在價值。

（二）專業(yè)性日益增強

檔案信息化建設(shè)集中于某一領(lǐng)域、某一門類檔案信息的處理，使得檔案管理工作的專業(yè)性更強。一方面，檔案信息化建設(shè)不僅需要采用常規(guī)的信息技術(shù)手段進行檔案管理，另一方面，要從專業(yè)背景出發(fā)，強調(diào)構(gòu)建符合專業(yè)特色的檔案數(shù)據(jù)庫，重視廣泛收集、整理、共享某一類檔案信息，這樣才能降低檔案管理的成本。

（三）采用智能化方式

檔案管理具有智能化的特征，需要借助信息技術(shù)有效降低檔案員的工作壓力，不斷創(chuàng)新檔案運轉(zhuǎn)的方式，警示并控制檔案應(yīng)用中的風險，保持良好的檔案服務(wù)秩序，日益滿足用戶個性化的檔案使用需要。尤其在大數(shù)據(jù)與云技術(shù)的快速發(fā)展背景下，通過信息技術(shù)挖掘檔案的潛在價值，構(gòu)建便捷的知識服務(wù)體系。實現(xiàn)檔案管理的智能化，推動檔案服務(wù)科學化，才能滿足新時代檔案應(yīng)用需要。

二、檔案信息化建設(shè)的基本原則

（一）規(guī)范化原則

事業(yè)單位是按照國家法律規(guī)定，在上級行政機關(guān)指導下為公共提供公共服務(wù)的機構(gòu)。不僅事業(yè)單位從事的公共服務(wù)需要遵守國家法規(guī)，而且檔案管理工作也要按照既定的標準進行。檔案管理信息化應(yīng)當按照既定的目標和方案進行，強調(diào)有效突破管理混亂的問題，制定統(tǒng)一的規(guī)范制度，使用兼容性較高的軟件，規(guī)范基本的操作流程，建設(shè)專業(yè)管理平臺，實現(xiàn)國家機關(guān)、事業(yè)單位、社會服務(wù)對象的有效銜接。

（二）拓展性原則

檔案信息化建設(shè)需要持續(xù)加大軟硬件的投入力度，從而推動檔案管理信息化深化進行。為此，事業(yè)單位應(yīng)當清理檔案管理工作現(xiàn)狀，明確檔案管理的基本要求，由紙質(zhì)檔案管理向檔案信息化建設(shè)轉(zhuǎn)型出發(fā)，優(yōu)化檔案管理模式，持續(xù)更新技術(shù)設(shè)備，并重注重提高檔案管理改革的效率。事業(yè)單位還要加大力度獲得外部資源支持，獲得資金、設(shè)備與人才支持，基于技術(shù)更新不斷展示檔案服務(wù)的效能，體現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的重要意義。

（三）安全性原則

事業(yè)單位在加快推動檔案信息化的過程中還要保證原始檔案的安全，重視大力提高檔案信息系統(tǒng)的安全防護能力。例如，有效降低檔案數(shù)據(jù)信息丟失，重視加強檔案信息的安全維護。合理劃分檔案應(yīng)用權(quán)限，明確階段性的檔案管理安全工作重點，圍繞著檔案傳輸、存儲、校對和匯總工作需要制定不同的檔案管理安全工作要求等，從而有效減少外部環(huán)境因素干擾，提高檔案管理的整體質(zhì)量水平。

（四）專業(yè)性原則

檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵在于開發(fā)優(yōu)質(zhì)的檔案數(shù)據(jù)庫，投入使用滿足用戶需要的檔案管理軟件系統(tǒng)，打造專業(yè)的檔案服務(wù)平臺。這一過程的實質(zhì)是檔案技術(shù)與檔案管理任務(wù)相結(jié)合的過程。隨著事業(yè)單位知識密集性提高，檔案管理也應(yīng)當保持良好的專業(yè)性，基于國家的技術(shù)規(guī)范、基本制度要求加強檔案管理人員的培訓。因此，檔案管理人員要掌握正確的檔案管理方法，熟悉檔案信息技術(shù)以外的專業(yè)背景知識，保持對檔案管控的專業(yè)敏感度，從而提高檔案服務(wù)的質(zhì)量。

三、檔案信息化建設(shè)的影響因素

（一）思想觀念落后因素

理念直接影響檔案管理工作的成敗，一些事業(yè)單位目前對檔案管理信息化還存在一定的誤區(qū)。例如，有些事業(yè)單位領(lǐng)導認為將較多的經(jīng)費投入檔案管理系統(tǒng)沒有必要，或者缺乏檔案技術(shù)設(shè)備更新的梯度，造成了檔案管理設(shè)備資源浪費的情況。還有的事業(yè)單位不注重建設(shè)規(guī)范的管理系統(tǒng)，不能將檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)銜接，不能充分地挖掘重要檔案信息。有的事業(yè)單位檔案建設(shè)存在重管輕用的思想，不關(guān)注檔案管理的長期受益，更重視檔案管理眼前利益，導致檔案信息化建設(shè)的后勁不足，檔案信息化管理的整體水平不高。

（二）設(shè)備兼容性待提高

檔案管理軟件與辦公自動化軟件的銜接較為緊密。可以說檔案管理系統(tǒng)是檔案控制的前端，辦公自動化系統(tǒng)是檔案管理信息化的前提，可以保證檔案以規(guī)范的形式存儲，有助于收集元數(shù)據(jù)信息，提高檔案格式的規(guī)范性。但一些事業(yè)單位未能探索信息化與辦公自動化銜接的正確方式，不能根據(jù)業(yè)務(wù)實際需要構(gòu)建信息化的檔案管理系統(tǒng)，造成檔案管理系統(tǒng)的自動化程度較低。由于業(yè)務(wù)辦理不及時，相關(guān)系統(tǒng)的兼容性差，導致一些電子檔案未能有效識別，影響了檔案服務(wù)水平。

（三）社會化檔案管理滯后

基層事業(yè)單位檔案是國家檔案體系的重要組成部分，是珍貴的有關(guān)國計民生的信息資料。為此，事業(yè)單位不僅要提高檔案自動化管理水平，還要保證電子檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范性。但是，有些事業(yè)單位檔案管理未能與專業(yè)的檔案館保持緊密的聯(lián)系，沒能充分地重視自身的信息化建設(shè)。不注重得到專業(yè)檔案管理機構(gòu)的業(yè)務(wù)指導，也未能進行必要的人才交流，既不能參與到社會化檔案管理協(xié)作體系當中，也不能充分的利用公共資源，檔案管理工作存在信息孤島現(xiàn)象，嚴重制約了信息共享性和服務(wù)創(chuàng)新。

四、檔案信息化建設(shè)的優(yōu)化措施

（一）制定檔案管理的科學規(guī)劃

為了促進檔案管理事業(yè)的快速發(fā)展，解決傳統(tǒng)檔案管理工作方式存在的弊端，發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理中的基礎(chǔ)作用，要優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)劃。首先，正確理解檔案管理信息化的內(nèi)涵，大力引進和升級現(xiàn)有技術(shù)設(shè)備，保證技術(shù)條件符合檔案管理發(fā)展趨勢。其次，更新檔案管理理念，完善檔案管理工作的思想方針，修訂檔案管理工作基本制度，細化業(yè)務(wù)流程，規(guī)范檔案管理工作的方式。第三，擬定符合事業(yè)單位需要的檔案管理計劃，明確年度檔案管理工作的重點，包括合理使用檔案管理經(jīng)費，自上而下開展檔案管理宣傳工作等。四是優(yōu)化檔案管理工作進程，加強檔案管理工作審核監(jiān)督，積極促進檔案增量電子化，明確檔案管理的重點，做到有針對性、有計劃和有步驟地開展檔案數(shù)字化建設(shè)。五是積極爭取檔案管理建設(shè)的資金投入，不斷更新檔案管理關(guān)鍵技術(shù)，依托檔案管理計劃擬定具體的資金預算，保證技術(shù)更新的有序進行。

（二）提高檔案管理工作協(xié)調(diào)性

事業(yè)單位檔案是重要的公共資源，在檔案信息建設(shè)過程中應(yīng)當協(xié)調(diào)好各方面的關(guān)系，積極發(fā)揮各方面的配合作用，構(gòu)建檔案管理信息化建設(shè)的良好氛圍。首先，應(yīng)當與主管局保持緊密溝通，積極申報檔案管理信息化工作計劃，進一步取得上級主管部門對事業(yè)單位檔案信息中心建設(shè)、軟硬件設(shè)備更新和人才引進的支持，并且圍繞上級主管部門的工作需要積極提供優(yōu)質(zhì)檔案信息的支持，讓上級部門認識到加強事業(yè)單位檔案建設(shè)意義。其次，事業(yè)單位還要與檔案局或檔案館保持緊密的聯(lián)系，進一步獲得檔案管理行政機關(guān)的業(yè)務(wù)指導。包括獲取最新的檔案管理政策要求，把事業(yè)單位檔案納入地方檔案管理體系當中，彰顯事業(yè)單位檔案的社會影響力，在專門檔案機構(gòu)的技術(shù)支持下提高檔案管理的水平。第三，取得第三方技術(shù)機構(gòu)的有償支持。由于事業(yè)單位檔案技術(shù)人才有限，檔案管理創(chuàng)新與技術(shù)更新能力不強，需要依托第三方給予有效技術(shù)支持，幫助事業(yè)單位開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，輔助完成檔案管理工作。

（三）建設(shè)檔案信息服務(wù)的中心

為了滿足基層群眾檔案應(yīng)用的現(xiàn)實需要，需要開發(fā)事業(yè)單位檔案信息服務(wù)中心，促進檔案信息資源的有效流轉(zhuǎn)。重點把大數(shù)據(jù)、云存儲技術(shù)納入檔案管理體系，提高專門檔案服務(wù)機構(gòu)的地位，強調(diào)積極開展檔案服務(wù)應(yīng)用創(chuàng)新建設(shè)，運用專業(yè)的信息技術(shù)平臺滿足個性化的檔案使用需要，做到檔案信息的全公開。重視創(chuàng)新檔案服務(wù)方式，發(fā)展智能化的檔案服務(wù)平臺，在傳統(tǒng)的PC端檔案服務(wù)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上開發(fā)檔案服務(wù)小程序，滿足用戶在移動互聯(lián)網(wǎng)使用檔案信息資源的需要。注重檔案共享與檔案供給的有效聯(lián)系，事業(yè)單位應(yīng)當與各專業(yè)檔案館保持緊密的聯(lián)系，不斷擴展檔案服務(wù)的范圍，實現(xiàn)事業(yè)單位與業(yè)務(wù)檔案管理部門的緊密互動，通過數(shù)據(jù)共享降低檔案信息化建設(shè)與服務(wù)的成本，滿足用戶隨時調(diào)閱檔案的需要。

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[1]黃凱.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決方案[J].電子技術(shù)與軟件工程,2018(14).

[2]王小紅.淺析事業(yè)單位檔案管理信息化的有效建設(shè)策略[J].經(jīng)營管理者,2017(08).

作者:李宇紅 單位:齊齊哈爾市機關(guān)事務(wù)管理局