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摘要：基層檔案管理機制的建立，對基層街道、地方高效管理有促進作用，然而目前我國基層檔案管理工作的開展并不理想，檔案管理機制相對落后。本文從當前基層檔案管理存在的問題出發，針對性提出相應解決問題的措施，旨在為基層檔案管理者提供參考。

關鍵詞：基層檔案管理；檔案保密性；檔案管理信息系統

基層檔案由基本人事檔案和各項基層管理工作的過程資料組成，是我國公民個人發展的重要資料，同時也是基層工作展開的重要依據。加強基層檔案管理，有助于加強我國公民發展的公正公平，有效解決基層矛盾，促進基層文明管理。因此做好基層檔案管理工作，是新時期基層工作開展的有效前提。

一、當前基層檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理意識認識不足

基層工作檔案是當代個體以及社會經濟歷史發展的重要載體，檔案管理是一項專門的學科。隨著經濟體制的改革，新生代群眾對體制認識較為薄弱，對個人檔案的重視程度也逐漸減弱。此外，基層檔案收集整理的管理工作者，對檔案的認識也具有局限性，導致檔案管理工作處于落后狀態。

（二）檔案信息采集不完整

基層部門對檔案認識研究不深，使得基層檔案管理缺乏標準化，導致檔案收集整理歸檔的信息不對稱，檔案內容缺乏統一標準，基層檔案分類不明晰，使檔案缺乏權威性和完整性，給基層管理工作帶來困擾。

（三）檔案管理分散化

基層管理的多頭管理，決定了基層檔案管理的分散化，比如轄區內的企事業單位的人事檔案交由人事科收管，企事業相關業務、會議檔案交由秘書科收管，財務行政資料交由財務科收管。當某企事業單位有調度檔案的需要時，匯總難度較大，不便于檔案的查閱，嚴重影響工作效率。

（四）檔案管理方式落后

目前大多基層檔案管理仍是以紙質化收集存儲為主，檔案管理工作脫節于現代信息技術的發展，對于基層檔案的跨地區調度和審核有較大的滯緩性，嚴重影響了相關企事業單位的效率。比如刑事案件下的檔案調用需要檔案處理的及時性，但由于紙質化檔案傳輸時間成本大，耽誤案件處理進程。

（五）基層單位對檔案管理投入不足

基層檔案管理受經費因素影響，存儲場景和設施相對簡單，導致紙質檔案受場景環境、安全事故等因素的影響破損程度比較大，使得檔案缺失[1]。

二、如何做好基層檔案管理工作

（一）加強檔案管理的宣傳力度和基層人員管理

加大檔案管理的宣傳力度，需要擴大檔案宣傳的范圍。檔案管理宣傳工作主要針對三類人群：1.基層檔案管理工作者。政府基層管理部門，將大部分資源應用于轄區經濟建設中，忽視了檔案管理工作，因此相關部門領導人員，應樹立檔案管理意識，將檔案管理的實踐工作落于實處，加強對基層工作的調整和優化力度，強化對基層檔案管理工作人員的要求和管理，嚴格按照檔案相關法規政策開展工作，提升檔案管理水平和工作態度，積極完成相關工作。2.轄區社會人群。檔案管理部門，應針對企事業單位和社區定期開展檔案宣講活動。加強企事業單位人事部門對員工檔案知識的普及，加強社區工作開展的資料收集,從而提高社會人群對人事檔案的重視程度，促進其主動補錄相關檔案，從而方便檔案管理工作的有效進行。3.在校學生。檔案管理部門應與轄區范圍內的高校合作開展人事檔案課程。有助于學生在校期間即可明確人事檔案對其未來發展、福利待遇的影響，通過檔案相關課程，使學生畢業即可主動進行檔案追蹤和調動，提高企業人事檔案管理工作的效率。

（二）開展檔案審核復查工作

檔案信息采集階段的不規范以及主客觀因素造成的檔案遺失，使得檔案室在檔資料信息不完整。針對這一現象，檔案管理部門應開展一次全面的、大規模的檔案審核復查工作。在面對群眾開展工作前，檔案管理部門應進行自上而下的整改工作，根據相關人事政策法規，明確個人檔案中檔案收集的資料信息具體有哪些，并根據制定出的檔案內容做出檔案審核復查的工作通知文件，文件包括各項資料對個人發展、待遇等的影響，以及工作開展的時間截點和相關資料的獲取辦法，從而全面服務人民群眾檔案復查工作；另外針對檔案管理工作人員，應開展檔案管理工作的教育培訓，提高其檔案管理工作的規范性和熟練性，確保在其展開復查收集工作時，可使復查工作無資料遺漏情況發生。面對人民群眾開展工作時，可通過片區管轄收集的方式，將收集工作落到基層部門上，由基層部門進行收集和整理，在規定時間內完成所轄片區的相關檔案收集工作，統一匯總上交由檔案監管人員進行檔案審核，并記錄遣回問題檔案，確保檔案復查工作的有效性[2]。

（三）檔案系統集中化管理

針對基層檔案的分散性管理，政府部門應協助建立健全檔案集中化管理系統，使檔案管理工作程序化。建立適合轄區實際管理情況的科學合理的管理系統，建議相關部門可放棄原來按人事、財務、經營等按部門分類的檔案管理方式，變為按檔案資料分類的檔案管理方式，從而規整檔案管理部門的分類，合理配置各部門各崗位的職能，減少檔案管理部門無效的繁瑣的溝通，提高檔案補充、調度的靈活性，使檔案管理更具主動性。另外應加強對檔案管理人員的規范化，制定嚴格的考核制度，降低檔案資料遺漏的隱患。

（四）引進電子平臺技術和高素質人才

基層檔案管理部門應充分調動先進思想，主動利用先進科學技術調整檔案管理方式。計算機網絡技術在各個領域的應用，推動了社會的進步和發展，也推動了管理技術的加強。檔案管理與信息技術的結合，可幫助檔案管理部門建立龐大的檔案信息資源庫，從而加強了各地區、各行業的檔案信息交流。檔案信息的錄入，使檔案管理形成紙質化和網絡化的雙重保障，有效并提高了檔案的安全性。基層檔案管理部門可通過互聯網平臺建立轄區檔案管理平臺，通過官網、QQ咨詢等加強檔案管理部門與企事業單位、人民群眾的聯系，可通過不定期相關檔案貼士、檔案管理通知，提高檔案管理的黏性以及消息的流通性。利用平臺建立檔案管理評價機制，接收群眾對檔案管理的建議廣納諫言，使檔案管理更加人性化合理化，從而使檔案管理工作順利開展。檔案管理方式的變革，也相應提高了對管理人員的素質要求。不僅要求其對檔案管理制度的高度熟練，也對其信息化素質有較高要求，因此相關部門需要針對性引進高素質人才，促使檔案管理信息化的發展。

（五）加大基層檔案管理的投入力度

檔案管理信息化發展以及高素質水平管理人才的引進，需要大量的資金和技術投入，因此政府應加大對檔案管理事業的扶持，各地方政府確保有專門款項的投入，各基層單位也需將部分發展精力投入到檔案管理信息化建設上來，不斷維護并優化檔案管理信息系統，加強檔案管理的創新意識，使檔案管理在不斷革新中適應時展的需求，從而確保信息化檔案管理系統完整建立有效運行；加大基層管理的投入力度，應對基層檔案庫房進行修整，檔案場景應選擇通風順暢、光亮干燥的地方，不應是陰暗潮濕的地下室，定期檢查更新檔案室的相關安全設施和檔案裝訂工具，確保檔案室定時有專門人員進行打掃檢查；除引進高素質人才外，應加大管理部門的培訓經費投入和檔案宣傳投入，不斷加強管理人員的檔案管理意識和思想道德意識，加強管理人員對檔案保密信息和公開信息的準確性分類，將檔案管理利于長期發展中[3]。

三、結語

綜上所述，檔案管理有其重要的歷史使命，隨著現代化信息科技的發展以及福利制度的建立健全，檔案管理制度也應順應時代的發展得以健全。利用先進的信息管理技術和科學有效的管理機制，使基層檔案資料信息化、可視化，從而有效作用于社會制度的管理。

參考文獻：

[1]王桂娥.簡析基層檔案管理工作中存在的問題及解決對策[J].經濟師,2019(11).

[2]趙冬梅.淺談如何做好基層事業單位檔案管理工作[J].蘭臺內外,2019(33).

[3]韓冬麗.社區基層檔案管理工作探討[J].現代交際,2019(20).

作者:王娜 單位:濟寧市泗水縣濟河街道辦事處