新農(nóng)合檔案管理論文
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新農(nóng)合檔案是指在新農(nóng)合工作中形成的對國家、社會、個人具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的文件材料的總稱，是新農(nóng)合工作過程的歷史真實記錄和原始憑證。以黑河市愛輝區(qū)新農(nóng)合為例，2013年全區(qū)累計住院補償4,082人次，住院醫(yī)療總費用3,097萬元，住院補償支出共計1,396萬元。2014年1—10月份全區(qū)累計住院補償3,612人次，住院醫(yī)療總費用2,796萬元，住院補償支出共計1,242萬元。僅2013、2014近兩年的新農(nóng)合補償人數(shù)就達到了7,694人，補償支出2,638萬元，形成了大量記錄新農(nóng)合工作開展過程的重要檔案。因此，如何有效保護新農(nóng)合檔案，利用好新農(nóng)合檔案，促進新農(nóng)合檔案管理健康發(fā)展，保障新農(nóng)合資金的安全，是新農(nóng)合檔案管理亟待解決的重大問題。根據(jù)筆者的新農(nóng)合工作經(jīng)歷，當前新農(nóng)合檔案存在的主要問題有：無專人管理，零散混亂，整理方式不規(guī)范，不具備保管條件等。因此，建立健全新農(nóng)合檔案管理長效機制，督促各相關單位為新農(nóng)合檔案建好檔、管好賬，是目前新農(nóng)合檔案管理的首要問題。
二、完善制度規(guī)定確保將新農(nóng)合檔案管理工作落到實處
完善的制度是將具體工作落到實處的的保證，新農(nóng)合工作作為一項涉及千家萬戶參合農(nóng)民切身利益的大事，必須由嚴格的制度作為其工作指南，而檔案管理工作又是新農(nóng)合工作的一項重要工作，尤其要有完善的制度進行規(guī)范。
1.檔案歸檔范圍
新農(nóng)合管理經(jīng)辦機構和參合農(nóng)民在新農(nóng)合活動中形成的不同形式和載體、具有保存價值的文件材料均屬歸檔范圍，包括各級經(jīng)辦機構印發(fā)的各項方針政策、規(guī)章制度、協(xié)議，和上級主管部門印發(fā)的貫徹實施的文件材料，下級新農(nóng)合部門重要的報告材料等；參合農(nóng)民登記、變更、注銷及其他證明材料、繳費存根等；門診、住院報銷結算審核的醫(yī)療文書，住院登記和補償審核材料等；各類報銷依據(jù)、憑證、賬簿、決算等會計審核文件材料；記錄和反映新農(nóng)合工作、有保存價值的不同載體的光盤、磁帶、膠片、證書等實物。
2.規(guī)范檔案分類
新農(nóng)合檔案可分為公務文書檔案、參合檔案、醫(yī)療文書檔案、醫(yī)療會計檔案、科技檔案。其中參合和醫(yī)療文書是新農(nóng)合職能活動中形成的業(yè)務性檔案，它是新農(nóng)合系統(tǒng)檔案的主體，包括接診、采集病史、制定診療方案、觀察病情演變，以及重復擬診和院后保健等，涵蓋了病人進入醫(yī)院大門直至出院的全部過程，然后再按類別劃分。參合類可以鄉(xiāng)或村為單位劃分若干類，醫(yī)療業(yè)務類可按門診、住院劃分種類；住院類又可按省、市、縣級定點醫(yī)院分類。通過整體到局部層層分解，不但分成若干類目，且形成一個具有一定平行和隸屬關系的類目體系。
3.檔案管理監(jiān)督、檢查
要把檔案管理工作納入新農(nóng)合工作重要內(nèi)容，要將其納入主要負責人的目標管理責任制，納入新農(nóng)合管理經(jīng)辦機構職責范圍，明確領導分管，明確保管責任人，并為工作的開展提供必要的經(jīng)費和保管設備，使新農(nóng)合檔案工作達到標準化、規(guī)范化。
三、新農(nóng)合檔案管理需要注意的問題
由于新型農(nóng)村合作醫(yī)療制度涉及面廣，參保人數(shù)眾多，使得新型農(nóng)村合作醫(yī)療業(yè)務檔案數(shù)量大，因此在檔案管理工作中要注意以下幾點：
1.加強組織領導。要從管理人員、檔案庫房、必備設施等方面為新農(nóng)合檔案管理創(chuàng)造必要的條件，各級新農(nóng)合管理部門在加強對現(xiàn)職人員的業(yè)務培訓的同時，創(chuàng)造條件吸引和培養(yǎng)一批具有現(xiàn)代科學知識和專業(yè)技能的人才。
2.強化檔案室的硬件建設。設立標準化檔案室，逐步配備照相機、攝像機、打印機、掃描儀等設備，并采用檔案管理系統(tǒng)專用軟件進行輔助立卷、編目、檢索、統(tǒng)計、借閱等工作，利用網(wǎng)絡系統(tǒng)加強各部門之間的資源共享，溝通檔案信息，以滿足多方面的需求，從而推動新農(nóng)合事業(yè)的發(fā)展。
3.做好檔案的收集整理。加強收集，確保新型農(nóng)村合作醫(yī)療業(yè)務檔案齊全完整，同時科學地進行分類整理，實現(xiàn)業(yè)務檔案的系統(tǒng)化。重視業(yè)務檔案的分類工作，系統(tǒng)地加以分類、排列，使其系統(tǒng)化，便于日后查考利用。
4.建立檔案移交制度。做好借閱登記，檔案管理人員變動時，必須辦理檔案資料交移手續(xù)。
5.定期鑒定銷毀。根據(jù)新農(nóng)合檔案具有量大和保管期限不同的特點，定期對業(yè)務檔案進行鑒定，及時將其中失去保存利用價值的加以銷毀。
作者：隋福香單位：黑河市愛輝區(qū)衛(wèi)生局
